اقرأ في هذا المقال
- ما هو الغرض من اجتماع ما قبل البناء؟
- كيف تجري اجتماع ما قبل البناء؟
- فوائد اجتماعات ما قبل البناء
- الأسئلة التي يمكن طرحها خلال اجتماعات ما قبل البناء
تعد اجتماعات ما قبل الإنشاء طريقة ممتازة للتأكد من أن كل شيء في مشروعك يتم توصيله بوضوح قبل بدء عمليات التنفيذ. تسمح لك اجتماعات ما قبل البناء بتحديد أهداف المشروع والمراقبة والصيانة وتساعدك على إدارة التوقعات.
من خلال عقد اجتماع ما قبل البناء قبل التنفيذ الفعلي للمشروع، يمكنك تحديد المشكلات المحتملة والتعارضات وعدم المطابقة، والوصول إلى حلها دون الحاجة إلى إنفاق الكثير على طلبات أوامر التغيير وإعادة العمل المكلفة.
ما هو الغرض من اجتماع ما قبل البناء؟
على الرغم من أنه يمكننا توحيد عمليات البناء عبر المشاريع، إلا أنه لا يوجد مشروعان متماثلان تمامًا. موقع البناء هو مكان عمل ديناميكي حيث يتغير لاعبو المشروع بين الحين والآخر. هذا هو السبب في ضرورة عقد اجتماع ما قبل البناء لكل مشروع جديد.
الغرض الرئيسي من اجتماع ما قبل البناء هو إبلاغ كل فرد في فريق المشروع بالخطط والتوقعات قبل تنفيذ أي وظيفة في الموقع. إن اجتماع ما قبل البناء هو بمثابة تجمع جماعي قبل خروج لاعبي المشروع إلى الميدان، لضمان أن يبدأ الجميع المهمة في نفس الصفحة ويتقدمون كفريق واحد.
يعمل الفريق على تحديد المشروع، إعداد تقديرات التكلفة لتلبية الميزانية، تحديد مشكلات البناء المحتملة وحلولها، وفي النهاية تحديد الاستخدام الأكثر كفاءة للأموال والموارد. تعتبر عملية ما قبل البناء الشاملة والمتعمدة مهمة للغاية لضمان سير المشروع كما هو مخطط له ويتم تحديد جميع الاحتياجات المحتملة ومعالجتها.
يبدأ بتحديد الأدوار والمسؤوليات لجميع أعضاء الفريق وجميع إجراءات البناء اللازمة لتنفيذ الوظيفة. عندما يفهم جميع أعضاء المشروع أدوارهم، تبدأ مناقشة كاملة بشأن قضايا الاتصال والتنسيق والجدولة.
كيف تجري اجتماع ما قبل البناء؟
عند إجراء اجتماع ما قبل البناء، إليك الأشياء التي تحتاج إلى أخذها في الاعتبار:
1. متى تجري اجتماع ما قبل البناء؟
من الأفضل دائمًا إجراء اجتماع ما قبل البناء الفعلي قبل أسبوع من بدء التنفيذ الفعلي للمشروع. من خلال القيام بذلك، تظل معلومات المشروع حديثة وجديدة في أذهان الجميع. يمنح هذا النوع من الفترات الزمنية أيضًا وقتًا كافيًا لأصحاب المصلحة الأساسيين للتكيف مع تطوير المعلومات أو تغييرها.
2. من يجري الاجتماع؟
عادةً ما يكون اللاعبون الرئيسيون في اجتماع ما قبل البناء هم مالك المشروع والمقاول. ومع ذلك، ينبغي إدراج المديرين ذوي الصلة وأصحاب المصلحة العلويين. فيما يلي قائمة باللاعبين الرئيسيين الآخرين الذين من المحتمل أن يكونوا مشاركين:
- مدير المشروع / التنفيذي.
- مدير المشروع.
- (QA / QC) أو مشرف مراقبة الموقع.
- ضابط الأمن.
- مدير المشتريات.
- مدير الموارد البشرية.
- محاسب المشروع.
- مدير الترابط.
- كبير المقدرين.
- المستشار قانوني.
يجب على كل من أصحاب المصلحة لديك العمل على القضايا الرئيسية التي يعتقدون أنها ستؤثر على نطاق مسؤولياتهم في مشروع معين. الفكرة الأساسية هي أن تتاح للجميع الفرصة لرسم أفضل الطرق بشكل فردي للمساهمة في نجاح مشروعك.
3. ما الأفكار التي سوف يتم متناقشتها؟
جدول الأعمال هو مركز كل اجتماع ما قبل البناء. يجب إعداد جدول أعمال اجتماع ما قبل البناء في وقت مبكر مع توزيع النسخ على كل من الحاضرين قبل الاجتماع. مع وجود جدول الأعمال في متناول الجميع، يظل الاجتماع على المسار الصحيح بينما يتم التخلص من الانحرافات والمفاجآت. بنود جدول الأعمال المشتركة هي:
- تعريف بالمالك والمشروع.
- الأدوار والمسؤوليات.
- سلاسل القيادة.
- مراجعة الملفات.
- سؤال وجواب.
يتبع جدول الأعمال وثائق المشروع مع كون العقد هو الأكثر أهمية. يجب أن يتمكن كل شخص في الاجتماع من الوصول إليه ومراجعته مسبقًا. يجب توضيح أي سوء فهم أو عدم وضوح حول بند أو مصطلح في اجتماع ما قبل البناء. الوثائق الهامة الأخرى للمراجعة تشمل:
- الجدول الزمني للمشروع.
- جدول الدفع.
- رسومات المشروع.
- الخطط الموضوعة.
- السياسات والإجراءات في الموقع، وخاصة الجودة والصحة والسلامة والبيئة. متطلبات تقديم التقارير.
فوائد اجتماعات ما قبل البناء:
إن معرفة أن العديد من المشكلات يمكن أن تنشأ أثناء تنفيذ مشروع البناء، فإن إجراء جولة مع أصحاب المصلحة الرئيسيين المشاركين في العمليات المحددة يهيئ مشروعك للنجاح. تشمل مزايا اجتماع ما قبل البناء ما يلي:
- أفضل نهج لإكمال المشروع بنجاح. فرصة الاطلاع على جميع المستندات المطلوبة من قبل الشركة والبلد والمدينة والولاية والحكومة الفيدرالية.
- توفير معلومات عن كافة المتطلبات الخاصة.
- تحديد أهداف الأداء وإيجاد السبل لتحقيق تلك الأهداف. تحديد نقطة انطلاق المشروع وتسجيله رسميًا.
- القدرة على تحديد التعارضات في الجدول الزمني وعناصر التأخير الطويلة وجميع العناصر الأخرى اللازمة للتطوير السلس للمشروع.
- إتاحة الفرصة لأصحاب المشروع للتعبير عن توقعاتهم للمشروع؛ كما يوفر إطارًا لأعضاء المشروع لإبلاغ صاحب المشروع بالتقدم المحرز حتى الآن.
- فهم واضح لكيفية التعامل مع القرارات، بما في ذلك الإطار الزمني ومن يمتلك السلطة لاتخاذ قرارات معينة.
- القدرة على إنشاء جدول زمني محدد للمشروع يوضح تفاصيل كل نشاط مشروع بما في ذلك النقطة الزمنية التي يجب إنجاز كل وظيفة والمسارات الحرجة لكل سير عمل.
- جدول دفع شامل يوضح نسبة مئوية من تكلفة العقد لكل مهمة وهذا مفيد جدًا في تجنب حدوث ارتباك ومشكلات في الدفع.
- تجنب عمليات إعادة العمل المكلفة وأوامر التغيير من خلال حل النزاعات المبكر.
- فرصة إجراء مناقشات مفتوحة حول أي أسئلة طرحها قادة المشروع وأعضاء المشروع الآخرون.
الأسئلة التي يمكن طرحها خلال اجتماعات ما قبل البناء:
لا يوجد نقص في الأسئلة التي يتم طرحها خلال اجتماعات ما قبل البناء، لكننا اعتقدنا أننا سنقوم بإدراج بعض الأسئلة الأكثر شيوعًا أدناه:
- من المسؤول عن تنفيذ إجراءات مراقبة الجودة والتأكيد؟
- من لديه السلطة على مختلف القضايا وكيف سيتم حل هذه المشاكل؟
- هل يمكننا مناقشة هذا الآن وإجراء التغييرات؟
- هل يمكننا تمديد الشرفة لدينا على الإطلاق؟
- إذا كان الأمر كذلك، فما هي تكلفة ذلك؟
- هل يمكنك أن تعطينا المعالم المقدرة؟
- هل نحتاج إلى إذن لزيارة الموقع؟
- هل يمكننا زيارة الموقع؟
- هل سيتم وضع الأرضية السفلية في مكانها باستخدام المسامير أو الغراء؟
- هل هو نفسه في جميع أنحاء المنزل أم أنه يجب إجراء تغييرات حسب الأرضيات المستخدمة؟
- هل سيمنع هذا الخيار الأرضيات من الصرير؟
- هل ستكون هناك أي مواد متبقية في النهاية، وهل علينا الاحتفاظ بها؟
- هل هناك طريقة لإضافة المزيد من العزل لأننا نواجه طريقًا مزدحمًا ونهتم بالضوضاء؟
- هل سيحتوي أي من الأبواب الداخلية على أقفال؟
- هل نعرف عدد الصنابير الخارجية وأين توجد؟
- هل يتم تركيب مضخة صرف صحي؟ إذا كان الأمر كذلك، فأين يقع؟ إذا لم يكن كذلك، فلماذا وماذا يمكننا أن نفعل لتغيير ذلك؟
هناك العديد من الأسئلة المختلفة التي يمكن طرحها خلال اجتماعات ما قبل البناء. بينما يمكنك أن تأخذ الوقت الكافي للإجابة عليها أثناء عملية البناء، فمن الأسهل معالجتها قبل بدء أي عمل. يتيح لك القيام بذلك إجراء التعديلات اللازمة بسهولة مسبقًا. إذا لم يتم عقد اجتماع ما قبل البناء وطُلبت التغييرات، فستكلف المزيد من المال وستستغرق المزيد من الوقت لإكمال المشروع.
