ما يجب القيام به عند منحك العقد للتو

تهانينا! بعد عملية طويلة وشاقة، حصلت أخيرًا على عقد من أحد العملاء. بمجرد استلامك لخطاب الترسية، الذي يؤكد اختيارك لعقد معين، عليك التحرك بسرعة والتخطيط للمستقبل.

في بعض الحالات، قد تكون هناك حاجة إلى “فترة توقف”. قد تختلف هذه الفجوة بين إعلام جميع مقدمي العطاءات والإعلان عن الاستنتاج النهائي للعقد من مشروع إلى آخر. المدة النموذجية لهذا التوقف المؤقت لا تقل عن عشرة أيام تقويمية وتمنح لبقية الموردين الفرصة للتصرف ضد القرار.

فترة التوقف التام أم لا، يجب أن تبدأ بالفعل في التحضير لمرحلة منح العقد مع الأخذ في الاعتبار جميع المعايير التي يجب أن تكون راضية بدءًا من مراجعة العقد وقائمة مراجعة التوقيع والانتقال إلى اجتماع ما قبل العقد وقائمة مراجعة عملية إعداد العميل. باختصار، إليك كل ما تحتاج إلى تذكره عندما تحصل على عقد:

مراجعة العقد وتوقيع القائمة المرجعية:

كل شيء يبدأ من قائمة مراجعة مراجعة العقد والتوقيع. والغرض الرئيسي منه هو التأكد من أن ما توشك على توقيعه يعكس الاتفاقية التي توصلت إليها بالفعل مع العميل.

وبشكل أكثر تحديدًا، يجب أن يتبع العقد الذي على وشك التوقيع أو التقديم للتوقيع الشروط التجارية والتسليم والمالية للعطاء الذي قدمته في البداية. إذا كانت هناك أي تغييرات أو إضافات على العطاء المقدم، فيجب أن تنعكس هذه التعديلات أيضًا على العقد النهائي. يمكن أن يؤدي استخدام مراجعة مفصلة للعقد وقائمة مراجعة للتوقيع دورًا حاسمًا في اكتشاف هذه التغييرات في شروط العطاء. خاصة التغييرات التي تم إدخالها دون موافقة مسبقة من قبل المدير العام.

هذا أمر ضروري بالنظر إلى أنه لا يمكن توقيع أي عقد إذا انحرف عن الشروط المتفق عليها خلال اجتماع إنهاء العطاء. لسوء الحظ، يحدث هذا في كثير من الأحيان أكثر مما قد يعتقده الكثيرون. بعد تقديم العطاء الخاص بك، ستبدأ مفاوضات ما بعد العطاء. في سياق هذه العملية، سيأتي الطرفان بالكثير من التنازلات وسيتعين تعديل شروط العطاء الأولي.

المشكلة هي أنه في كثير من الحالات، لا تصل هذه المراجعات إلى العقد النهائي. نتيجة لذلك، يتم تقديم الرسومات القديمة للتوقيع أو يتم تجاهل بنود العقد الحيوية. هذا أمر خطير للغاية بالنسبة لشركتك نظرًا لأنه بمجرد توقيع العقد، فأنت ملزم بالتسليم بناءً على الشروط الواردة فيه.

بغض النظر عما قد ناقشته مع العميل في مرحلة مبكرة، فإن الشيء الوحيد المهم في النهاية هو ما هو مكتوب في العقد. في الماضي، كان هذا مصدر العديد من النزاعات القانونية بين العملاء والمقاولين. وبهذا المعنى، فإن ضمان تضمين المواصفات الصحيحة وأوراق البيانات الفنية في عقدك له أهمية قصوى.

دور مدير العطاء:

هذا هو المكان الذي يأتي فيه مدير العرض إلى الصورة. مديرو العطاءات مسؤولون عن حماية عملك من أخطاء العقد أو السهو. لتحقيق ذلك، يتأكدون من أن العقد الذي أنت على وشك التوقيع عليه قد تم فحصه بدقة وعدم ظهور أي سوء تفاهم أثناء اجتماع إنهاء العطاء. يمكن لهذا الاجتماع أن يحدث فرقًا بين النجاح والفشل في مشروعك.

باختصار، يجب على مدير العطاء أن يكون أكثر حرصًا في اكتشاف أي بند أو شرط تعاقدي يمكن أن يعيق التطوير السلس للمشروع وإكماله. بمجرد القيام بذلك، يجب على مدير العرض إخطار المدير العام من أجل حل المشكلة قبل أن تصبح تهديدًا لمؤسستك.

على سبيل المثال، إذا تلقى مدير العطاء النسخة النهائية من العقد وكانت المعلمات مثل تاريخ الانتهاء من مواصفات المواد مختلفة عما تم الاتفاق عليه بالفعل، فمن واجبه أن يُعلم المدير العام بذلك حتى يتمكن من معرفة ذلك. يمكن أن يمنع توقيع عقد من شأنه أن يضر بالمشروع والعمل.

بشكل عام، إليك الركائز الخمس للعمل لكل مدير عروض عندما يتعلق الأمر بوثائق العطاء والعقد:

• التأكد من تحديث النسخة النهائية من العقد بشكل صحيح وأنه لا توجد نقاط يجب تغييرها أو حذفها.

• قبل التوقيع، التأكد من مراجعة جميع الرسومات والمواصفات بشكل صحيح.

• التأكد من أن جميع الشروط الواردة في العقد تتبع سياسات الشركة (على سبيل المثال، فيما يتعلق بالتأمين).

• السؤال دائمًا عن مزيد من التوضيحات، إذا لزم الأمر.

• يجب أن يتم توقيع العقد بنسخة إلكترونية ورقية.

من الواضح الآن أنه أثناء عملية منح العقد الخاص بك، تحتاج إلى الاحتفاظ بسجل مفصل لكل تغيير منفرد في عطاءك الأولي. من هذا القبيل، ستتمكن دائمًا من التحقق مما إذا كان العقد المقدم من العميل يعكس ما اتفقت عليه بالفعل.

اجتماع ما قبل العقد:

بمجرد منح العقد لشركتك، فقد حان الوقت للمدير العام للعثور على مدير المشروع المناسب للوظيفة. إحدى المهام الأولى التي سيتعين على مدير المشروع المعين حديثًا العمل عليها هي تنظيم اجتماع ما قبل العقد.

الغرض من هذا الاجتماع بسيط. يجب على أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع (مثل الموردين والمهندسين المعماريين والمقاولين من الباطن، وما إلى ذلك) أن يجتمعوا وينسقوا خطواتهم التالية. يجب أن يكون للاجتماع جدول أعمال محدد جيدًا مسبقًا. بهذه الطريقة، يمكنك تحقيق أقصى استفادة من الاجتماع دون إضاعة وقت أي شخص.

بالإضافة إلى ذلك، يجب على مدير المشروع بناء صيغة موحدة فيما يتعلق بكيفية تطور المناقشة والطريقة التي سيتم بها توثيق النقاط الرئيسية ومشاركتها مع المشاركين في مرحلة لاحقة. بالنظر إلى عدد الأشخاص الذين سيحضرون هذا الاجتماع، يمكن أن يصبح مفهومًا بسهولة أن هناك حاجة إلى هيكل اجتماع متماسك.

يعد وجود سجل دقيق للحضور (المعروف أيضًا باسم السجل) جزءًا مهمًا من هذه العملية. من الأهمية بمكان أن يُوقّع جميع المشاركين على سجل الحضور حتى يتحمل الجميع المسؤولية عن النسخة النهائية لمحضر الاجتماع.

من خلال الضغط بنشاط على جدول زمني طويل الأجل، يمكنك التخطيط مسبقًا لتجنب أي اختناقات قد تظهر وإرسال رسالة إلى بقية أصحاب المصلحة بأنك ملتزم ببدء هذه العملية في القدم اليمنى. علاوة على ذلك، فإن تفانيك في أهداف وغايات المشاريع يمكن أن يحمي عملك في نظر عميلك في حالة نشوء نزاع في مرحلة لاحقة. من خلال التواصل رسميًا وتوثيق مخاوفك أو خلافاتك في الوقت المحدد، يمكنك دائمًا الرجوع والدفاع عن اختياراتك ضد اختيارات عميلك.

قائمة مراجعة عملية إعداد العميل:

عادة ما يكون هناك مجالان رئيسيان للمسؤولية لكل عميل بمجرد إبرام اتفاق تعاقدي مع المقاول. أولاً وقبل كل شيء، يجب أن يكونوا قادرين على الدفع لك في الوقت المحدد وثانيًا يجب أن يوفروا لك الموقع الذي سيتم فيه تنفيذ المشروع.

مع وضع ذلك في الاعتبار، فإن وجود قائمة مراجعة مفصلة بعناية للإعداد سيضمن أن العميل سيفي بالتزاماته وفقًا للجدول الزمني. كمقاول، تحتاج إلى الدراسة عن كثب للطريقة التي قام بها عميلك الجديد بهيكلة أنظمته وعملياته الداخلية. خاصة عندما نشير إلى العملاء الأكبر حجمًا (مثل الدولة)، فقد تستغرق الأمور وقتًا طويلاً عندما يتعلق الأمر بالمدفوعات وأي نوع من المهام الإدارية.

لهذا السبب، يجب أن يخطط مدير المشروع الخاص بك مسبقًا ويبدأ هذه العملية التي تستغرق وقتًا طويلاً في وقت مبكر. وبشكل أكثر تحديدًا، يجب أن يتأكد من تقديم المواد الصحيحة (مثل التأمين، خطة الصحة والسلامة وما إلى ذلك) في الوقت المحدد وإلى الشخص المناسب. هذا هو مدير العقد المعين من قبل العميل.

يجب على رئيسك المتابعة مع مسؤول العقد بشكل مستمر لضمان أن كل شيء يسير كما ينبغي. بعد كل شيء، لا ينتهي تقديم الوثائق حتى يؤكد مسؤول العقد كتابيًا أن العميل قد تلقى جميع المستندات التي يحتاجها لإكمال الدفع. في الوقت نفسه، يتعين على مدير المشروع أيضًا القيام ببعض المطاردة داخل مؤسسته. يجب على المدير المالي التحقق من المستندات المقدمة ومتطلبات الدفع حتى يبدو كل شيء على ما يرام ولا يوجد أي شيء يمكن أن يوقف الدفع.

أفضل الممارسات لمديري المشاريع:

بعد قراءة كل ما سبق، من الواضح أن مدير المشروع يحتاج إلى التحمل الشديد عندما يتعلق الأمر بإعداد الأوراق الخاصة بالدفع. بشكل عام، إليك المبادئ الخمسة الأساسية التي يجب أن يتذكروها دائمًا:

• اتخاذ زمام المبادرة عندما يتعلق الأمر بتواصلك مع العميل واكتشف عمليات الدفع الداخلية الأساسية في أقرب وقت ممكن.

• عدم النظر حتى يتخذ العميل الخطوة الأولى لأنك قد تضيع في متاهة بيروقراطية.

• السؤال عمّا إذا كان لديهم قواعد ومتطلبات معينة يجب أن تأخذها في الاعتبار قبل طلب الدفع.

• الاطلاع على ما إذا كانت هناك أي متطلبات تصريح من العميل حتى يتمكن من تنفيذ الدفع.

• إشراك مديرك المالي في العملية حتى يتم اكتشاف أي أخطاء في الوقت المناسب.

• يجب أن يكون العميل قد اختار دائمًا نقطة اتصال محددة (أي مسؤول العقد) حتى يمكن التنسيق بشأن الدفع بطريقة منظمة جيدًا.

إنّ إنهاء كل شيء، والحصول على عملية منح العقد الخاص بك بسرعة يتطلب الكثير من الجهد والموقف الاستباقي. يشغل كل من مدير العرض ومدير المشروع الخاص بك أدوارًا حيوية في هذه المرحلة من المشروع ويجب عليهما التأكد من إنشاء قناة اتصال قوية مع الأشخاص المعينين لتمثيل العميل.