التواصل الجيد هو مفتاح التسليم الناجح لكل مشروع في البناء. لسوء الحظ، القول أسهل من الفعل. يخبرنا العديد من مديري المشاريع أن إبقاء جميع الفرق على نفس الصفحة هو أحد أكبر التحديات التي يواجهونها يومًا بعد يوم في العمل.
في كثير من الحالات، تتدفق المعلومات ذهابًا وإيابًا في قنوات مختلفة مما يتسبب في سوء الفهم والكثير من الإحباط. رسائل البريد الإلكتروني والرسائل القصيرة و(WhatsApp) و(Messenger) ليست سوى بعض الطرق التي تتواصل بها فرق المشروع مع بعضها البعض.
على الرغم من أنها جيدة، فإن هذه الأساليب غير قادرة على دعم العمليات الحساسة للوقت والنقد في مشروع البناء. والسبب بسيط، لا يمكن للمستخدمين ربط التحديثات التي يريدون إرسالها مع الرؤساء الذين تتراوح أعمارهم بين 3 و6 أسابيع والجدول الرئيسي. بهذه الطريقة، يمكن لمديري المشاريع أن يُدفنوا بسرعة تحت جبل من المعلومات التي تفتقر إلى السياق. والنتائج؟
- المهام الإدارية تخنق مشاريعك.
- ليس لديك نظرة عامة على تقدم مشروعك.
- العديد من التعديلات بسبب الأخطاء التي كان من الممكن تجنبها.
- تأجيل عمليات التسليم مما يتسبب في مطالبات مكلفة.
ما الذي يحدد التواصل الجيد في البناء؟
هذا هو المكان الذي تصبح فيه الأمور صعبة حقًا. ما السر وراء التواصل الجيد في البناء؟ ربما هذا هو سؤال المليون دولار للبناء. تكمن الإجابة في الجمع السلس بين ثلاثة عناصر أساسية: الأشخاص والعمليات والأدوات. بعبارة أخرى، إنها سلسلة من الخيارات التي يمكن أن تؤدي في النهاية إلى تواصل جيد وتسمح لك بتسليم مشاريعك بشكل أسرع وأرخص.
بادئ ذي بدء، أنت بحاجة إلى الأشخاص المناسبين في المناصب المناسبة. بمجرد أن تتمكن من جذب موهبتك وتدريبها، تحتاج إلى تزويدهم بالأدوات المناسبة. عندما يتعلق الأمر بالبناء، فإن هذا يعني ببساطة أنه يتعين عليك دعم جهودهم من خلال تزويدهم بأدوات خاصة بالصناعة توفر لهم رؤية كاملة وعن طريق التحكم الفريد في كل ما يحدث على الموقع. هذه هي الطريقة التي سيتمكنون بها من اتخاذ قرارات مستنيرة بسرعة والتأكد من أن جميع فرق المشروع تواجه نفس الاتجاه.
من خلال القيام بذلك، تكون بالفعل قريبًا جدًا من هدفك ولكنك تحتاج إلى شيء أخير. وهذا بالطبع عمليات محددة جيدًا وموحدة (قدر الإمكان). بهذه الطريقة، ستتمكن من تحقيق أقصى استفادة من فرقك والأدوات التي نفذتها في مشاريعك.
كيفية تحسين التواصل بين فرق المشروع:
من النظرية إلى الفعل، هناك دائمًا طريق طويل لنقطعه. مع أخذ ذلك في الاعتبار، نقدم لك أدناه خمس نصائح عملية ستسمح لك بزيادة وضوح الموقع في مشاريع البناء الخاصة بك وضمان التواصل الجيد بين الفرق المختلفة:
1. استخدم أدوات خاصة بالبناء:
يستغرق جمع المعلومات المتناثرة وقتًا وهو عرضة للخطأ. نظرًا لعدم وجود رابط بين الجدول الزمني الخاص بك وأحدث المعلومات من الموقع، يمكن أن ينتهي بك الأمر بسهولة إلى الخلط مما يجعل عملياتك بطيئة للغاية ومسؤولة ثقيلة.
لهذا السبب، تحتاج إلى أداة تم تصميمها خصيصًا للبناء وستتيح لك التواصل بفعالية مع العديد من أصحاب المصلحة، بحيث يمكنك اتخاذ القرارات الصحيحة بشكل أسرع والتخطيط لخطواتك التالية بثقة. فقط من خلال إبقاء الجميع في حالة تزامن، يمكنك تجنب الأخطاء وتقديم مشاريع ناجحة مع وقت تعطل أقل وهوامش ربح أعلى.
2. كن شاملا:
تأكد من عدم ترك أي شخص بالخارج عند دعوة الأشخاص إلى الاجتماعات أو إرسال تقارير حول التطورات الأخيرة. إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان هناك أشخاص معينون بحاجة إلى المشاركة في اجتماع أو إبقاءهم على اطلاع بأحدث أنشطة المشروع أو التحديثات، فعليك توخي الحذر وتضمينهم. من الأفضل دائمًا الحصول على المزيد من المدخلات من عدد أكبر من الأشخاص بدلاً من المساهمة المحدودة من عدد قليل من أعضاء الفريق الذين يُنظر إليهم على أنهم لاعبون أساسيون.
في اجتماع بدء المشروع، اسأل أعضاء الفريق عن تفضيلات الاتصال الخاصة بهم. أحد الخيارات هو استخدام برنامج المشروع الذي يتضمن بوابة يمكن أن تعمل كمحور مركزي للاتصال. مقارنة بالاعتماد على البريد الإلكتروني ومجموعة متنوعة من أدوات الاتصال الأخرى، تقلل البوابة المركزية من احتمالية استبعاد الأشخاص من المحادثات التي تهمهم.
3. تحلى بالشفافية والوضوح والإيجاز:
يمكن أن يكون الاتصال مضيعة للوقت بأي شكل من الأشكال. يمكنك تجنب إضاعة وقت الآخرين (ووقتك) من خلال الشفافية والوضوح والإيجاز. قبل التقاط الهاتف، أو كتابة رسالة بريد إلكتروني أو جدولة اجتماع، خذ دقيقة أو اثنتين للنظر في ما يلي:
- الغرض من الاتصال.
- الجمهور، (هل هم أعضاء في الفريق أم مديرو تنفيذيون أم بائعون أم عملاء أم أصحاب مصلحة آخرون؟).
- النتيجة المرجوة.
- ما إذا كنت ستحتاج إلى الرجوع إلى المحادثة لاحقًا أو تقديم تفاصيل عنها للآخرين.
- سواء كنت تستخدم، في ضوء العوامل المذكورة أعلاه، أفضل وسيلة لنوع الاتصال الذي تفكر فيه.
4. أظهر بعض الاحترام:
يتم وضع الأشخاص في فرق المشروع لسبب ما. مهما كانت أدوارهم، فإن جميع الأعضاء يخدمون الغرض المقصود ويقدمون قيمة جوهرية للمشروع. بغض النظر عن المسمى الوظيفي والوظيفة في التسلسل الهرمي التنظيمي، يجب أن يُتوقع من جميع المشاركين إظهار الاحترام لزملائهم أعضاء الفريق ويجب أن يكونوا مسؤولين عن سلوكهم.
من الطبيعي أن تُعطى آراء وأفكار المشاركين رفيعي المستوى في المشروع وزنًا أكبر من آراء وأفكار أعضاء الفريق المبتدئين. لكن هذا خطأ. حتى لو اختلفوا مع الأشخاص الذين تفوقوا عليهم، يجب أن يكون جميع أعضاء الفريق قادرين على التعبير بحرية عن أفكارهم وآرائهم ومخاوفهم دون خوف من السخرية أو العواقب. الأفكار العظيمة هي أفكار عظيمة، بغض النظر عن مصدرها.
وبالمثل، عند جدولة أنشطة المشروع، يجب أن تؤخذ في الاعتبار المسؤوليات المتنافسة لكل عضو في الفريق وضغوط الوقت. لا يمكن للفرق أن تظل قوية إذا كانت لديها حلقات ضعيفة في سلسلة الاحترام المتبادل.
5. إدرك أن كونك على حق قد يكون خطأ:
ظاهريًا، قد يبدو جعل الجميع يرون أنك على صواب بمثابة فوز كبير. لكن مثل هذا “النصر” يمكن أن يكون له عواقب بعيدة المدى إذا أثر على موقف أو معنويات أعضاء الفريق الآخرين. فرق المشروع هي مجرد فرق، وبالتالي هناك مساحة صغيرة لأي عضو، بغض النظر عن المنصب، لبذل الكثير من الطاقة لإثبات أنه أو أنها على حق في العادة.
قد تؤدي حاجتك إلى أن تكون على حق إلى إبعاد الآخرين لدرجة توقفهم عن التواصل تمامًا. يؤدي هذا الانهيار في الاتصال إلى عمل الفريق عند مستوى أقل من المستوى الأمثل. لا يمكن لأي مشروع أن ينجح مع فريق واحد.
