تعتبر آداب الرد على الهاتف المناسبة جانبًا مهمًا من جوانب الاتصال، حيث أنك لا تمثل نفسك فقط، إن تذكر استخدام آداب الرد على الهاتف المناسبة، سواء كان الرد أو إجراء المكالمات، يترك للمستجيبين انطباعًا إيجابيًا عنك بشكل عام، ولمعرفة آداب الرد على الهاتف تابع قراءة هذا المقال.
آداب الرد على الهاتف:
- لجعل محادثاتك الهاتفية أكثر فعالية، يجب عليك أن تستخدم عبارات مثل “شكراً لك” و “من فضلك”، لتبدو شخص محترف في الرد على الهاتف بشكل لائق، كما ينبغي عليك أن تستمع للآخرين بفاعلية ودون مقاطعتهم أثناء الحديث، وكن إيجابياً في اتصالاتك لكي لا يخافون الناس من الرد على مكالماتك أو أن يتصلون بك.
- عندما تتصل بشخص ما ويرد على الهاتف، يجب عليك في البداية أن تُعرف بنفسك، وأن تكون على معرفة بالغرض الذي تريده من الشخص وذكره له.
- في حال قمت بالاتصال بالرقم الخطأ، لا يمكنك مجادلة الشخص أو تركه على الخط يجب عليك أن تقول “أنا اسف”، لا بد أني أخطأت بالرقم واعتذر على الازعاج، ثم أنهي المكالمة.
- إذا أخبرت شخصًا أنك ستتصل به في وقت معين، فاتصل به كما وعدت، وإذا كنت بحاجة إلى تأخير المحادثة، فاتصل لتأجيلها، لكن لا تجعل الشخص الآخر ينتظر مكالمتك.
- إذا لم تترك رقمًا أو رسالة لشخص ما لمعاودة الاتصال بك، فلا تغضب إذا لم يكن متاحًا عند الاتصال مرة أخرى.
- عندما يتصل بك شخص يجب أن تكون هادئاً حين يخبرك بمشكلته وأن لا تكون ساذجاً، وحاول أن لا تغضب؛ لأن غضبك سيجعلهم أكثر غضباً.
- أظهر دائمًا استعدادًا لحل المشكلة أو الصراع، الذي يخبرك فيه المتصل.
- عند وضع المتصل قيد الانتظار، يجب عليك طلب الإذن منه دائماً كأن تقول “هل تمانع في الانتظار لحين إنهاء المكالمة الأخرى لأنها ضرورية “بعد انتهاءك من المكالمة المنتظرة يمكنك أن تعتذر للشخص وتشكره على انتظاره لك.
- في بعض الأحيان قد يكون لديك خطوط أخرى تستقبل الاتصال أيضًا، تذكر أن تكتب أسماء المتصلين المحتفظين بها؛ حتى تتجنب السؤال عن المتصل الذي يتصل بك لأكثر من مرة.
- عند إنهاءك للمكالمة اترك المحادثة مفتوحة، ودع الطرف الآخر ينهي المحادثة، وأخبر الشخص بمدى استمتاعك بالتحدث معه، اختتم دائمًا بعبارة ممتعة مثل: “أتمنى لك يومًا سعيدًا” أو “كان من الجيد التحدث معك”، طالما كنت صادقًا ومهذبًا مع الشخص الآخر، فلن تواجه أي مشاكل في إنهاء المكالمة والالتحاق بشيء آخر.
