وهي الأعمال والأنشطة المطلوبة من اﻹدارة القيام بها في المؤسسات التطوعية أو متابعتها بشكل دوري.
أعمال إدارية ينبغي الاهتمام بها في المؤسسات التطوعية:
- رسم ومراجعة أهداف المؤسسة الاستراتيجية والقصيرة: وذلك بالتعاون مع استشاريين إداريين وعاملين في مثل هذه المؤسسات، من المنطقة السكانية، وكذلك مجلس الإدارة، ورسم الخطط الاستراتيجية، ورؤية المركز الاجتماعي، ورسالته والأهداف القصيرة النابعة منها.
- إعداد الخطط السنوية: يجب تهيئة الخطوط الأساسية للخطة السنوية التنفيذية والمالية، من خلال الأهداف العامة، وذلك بالمشاركة مع اللجان العاملة بالمؤسسة، حيث يتم توزيع جدول مجزء حسب الأشهر على اللجان مع الأفكار المقترحة، وتقوم كل لجنة بوضع خطتها التي تقترحها، باﻹضافة إلى المقترحات الأخرى.
وأيضاً يتم حصر الخطط والتنظيم بين خطط اللجان في اجتماع خاص، وتكتب استمارات التخطيط وتصاغ الخطة في صيغتها الأخيرة بعد المراجعة. - الرفع بطلب الموافقة: وعلى الإدارة الرفع للجهات المتطّلعة على المؤسسة في الرغبة بالموافقة، والدعم للخطط الهادفة.
- رسم التنظيم الخاص بالمؤسسة: يتم تعديل التنظيم المتوفرة بالمركز الاجتماعي أو إيجاده، حسب الأهداف والخطط والأعمال التنفيذية.
- استقطاب القيادات وترشيدها للمناصب القيادية بالمؤسسة: يجب على إدارة المؤسسة التتبّع والاستقطاب، للقيادات القادرة على تسلم زمام المهام الإدارية، للجان والأقسام في الهيكل التنظيمي للمركز الاجتماعي، والاهتمام بأن تكون الطاقات المستقطبة قيادية، ﻷنها ستتولى استقطاب المتطوعين للعمل في اللجان.
- إدارة الاجتماعات: من الضروري جداً السعي ﻹنجاز الاجتماعات الإدارية ونجاحها، وذلك من خلال وضع آليات للقيام بالدور المرغوب منها.
- التنظيم بين الأقسام والموظفين: على إدارة المؤسسة التنظيم بين الأقسام، أو لجان الموظفين، وبذل الجهد في توافق العمل وانسيابه بصورة جيدة.
- الإرشاد والتعزيز: يجب على الإدارة، العمل على تعزيز العاملين بالمؤسسة، والتعرف على طرق وأساليب التعزيز للموظفين، سواء العاملين أو المتطوعين، حيث تعتبر إرشاد الطاقات وتحفيز وتطوير ولاء وانتماء العاملين للمؤسسة، من أدوار الإدارة المهمة في هذه المرحلة.
- حل المعوقات الإدارية الطارئة: ومنها المعوقات الوظيفية، والمعوقات الرسمية والمعوقات التي قد تظهر بين أقسام المؤسسة، لذلك يتم حل المعوقات من خلال آليات، يمكن الاستفادة منها، وتدريب العاملين عليها، عن طريق دورة مخصصة.
- تطوير الموارد المالية للمؤسسة: وهي جزء من عمل المؤسسة، من خلال البحث والتطّلع عن طرق ومصادر تمويل، ممَّا يؤدي لزيادة رفع عمل المؤسسة.
