استراتيجيات التواصل في علم الاجتماع الرقمي

مع انتشار التقنيات التعاونية، من المغري افتراض أن الأدوات الأكثر تطوراً تولد اتصالات افتراضية أكثر فعالية، إن الفرق المنتشرة عالميًا في منظمة كبرى متعددة الجنسيات أن الأداء يعتمد على كيفية استخدام الأشخاص لهذه التقنيات، وليس على التقنيات نفسها.

استراتيجيات التواصل في العمل الافتراضي في علم الاجتماع الرقمي

يقيم أعضاء الفريق بعضهم البعض بناءً على سلوكيات الاتصال الافتراضية المستمدة من مجموعة متزايدة من الأبحاث حول الفرق الافتراضية، وركزت تقييمات الأقران على أفضل خمس ممارسات: مطابقة التكنولوجيا للمهمة، توضيح النوايا، البقاء متزامنًا، أن تكون متجاوبًا وداعمًا، وأن تكون منفتحًا وشاملًا.

عند التحكم في الخبرة السابقة في الفرق الافتراضية ومستوى الدعم التكنولوجي المتاح، وجد أن الفرق ذات الدرجات الأعلى في السلوكيات حصلت أيضًا على تقييمات أعلى من قادتها في إنتاج مخرجات عالية الجودة، وإكمال المهام في الوقت المحدد، والعمل بشكل منتج معًا، والاجتماع أو تجاوز الأهداف.

ومن أجل القيام على منع هذه التحيزات من التسبب في مشاكل للفريق، ينبغي التأكد من أنك واضح تمامًا بشأن نواياك، والقيام بمراجعة الرسائل المهمة قبل إرسالها للتأكد من أنك قمت باستخدام النغمة الصحيحة، وينبغي بذل قصارى الجهد من أجل التأكيد على المعلومات المهمة، أو إبراز أجزاء من الرسالة التي تتطلب الانتباه، أو استخدام الرد المطلوب في سطر الموضوع، أو فصل الطلبات إلى رسائل بريد إلكتروني متعددة من أجل زيادة بروز كل منها، وهناك مجموعة أساسية من الاستراتيجيات، وتتمثل هذه من خلال ما يلي:

البقاء متزامنا

وفي حال عدم تفاعل أعضاء الفريق وجهًا لوجه يكون خطر فقدان الاتصال والخروج عن الخطوة أكبر، وهذا يمكن أن يحدث لمجموعة متنوعة من الأسباب، وتتمثل هذه من خلال ما يلي:

أولاً، عندما لا تكون الفرق مشتركة يكون من الصعب معرفة وقت استلام الرسائل وقراءتها، ما لم يتم الاعتراف بالاستلام على وجه التحديد.

ثانيًا، يمكن أن يؤدي فشل الاتصال إلى التوزيع غير المتكافئ للمعلومات بين أعضاء الفريق، وقد يتم استبعاد الأفراد من رسالة بريد إلكتروني مهمة للفريق عن طريق الخطأ، على سبيل المثال تركهم في الظلام دون قصد.

ثالثًا، يمكن أن يؤدي عدم وجود اتصال شخصي متكرر إلى حدوث تأثير بعيد عن الأنظار، ويخرج عن الذهن حيث يشتت انتباه أعضاء الفريق بسبب المطالب المحلية وحالات الطوارئ وينسون إبقاء زملائهم في الفريق البعيدين على اطلاع، عندما يصمت أحد أعضاء الفريق يترك الآخرون في التخمين، بدون معلومات دقيقة غالبًا ما يفترض الناس الأسوأ.

يمكن لفريقك التغلب على هذه التحديات من خلال إعطاء الأولوية لإبقاء الجميع في الحلقة، حافظ على التواصل المنتظم مع أعضاء الفريق، وتجنب فترات الصمت الطويلة، شارك المعلومات بشكل استباقي حول وضعك المحلي، بما في ذلك حالات الطوارئ غير المتوقعة ومتطلبات الوقت والأولويات، الإقرار باستلام الرسائل المهمة حتى لو لم يكن الإجراء الفوري ممكنًا، وتعطي للناس فائدة من الشك، اطلب توضيحًا لفهم سلوكيات الآخرين أو نواياهم بشكل أفضل قبل القفز إلى الاستنتاجات، على سبيل المثال تحقق من زميلك في الفريق الذي لم يرد على رسالتك الحساسة للوقت ربما لم يتم استلامها أو ربما حدث شيء عاجل.

كن متجاوب وداعم

التناقض في العمل الجماعي المشتت هو أن الثقة أكثر أهمية للعمل الفعال، ولكن أيضًا أكثر صعوبة في البناء من الفرق التقليدية، تتأثر الثقة بين الزملاء في نفس مساحة العمل إلى حد كبير بالألفة والإعجاب، ومع ذلك في الفرق المتفرقة، يجب أن يشير الأشخاص إلى مصداقيتهم من خلال كيفية عملهم مع الآخرين في مهمة ما، وللمساعدة في بناء الثقة في فريق افتراضي شجع الجميع على الاستجابة بسرعة لطلبات زملائهم في الفريق، وخذ الوقت الكافي من أجل القيام على تقديم ملاحظات جوهرية، واقتراح حلول استباقية للمشاكل التي يواجهها الفريق، والحفاظ على نبرة إيجابية وداعمة في الاتصالات.

كن منفتح وشامل

من المرجح أن يكون لدى الفرق المتفرقة أعضاء من ثقافات وخلفيات وخبرات مختلفة، في حين أن التنوع يمكن أن يؤدي إلى تنوع أكبر في الأفكار، مما يعزز إبداع الفريق وأدائه، فإن الاتصال الافتراضي في بعض الأحيان يثني أعضاء الفريق عن التحدث، مما يجعل من الصعب الاستفادة من هذه الفوائد.

تقلل الأدوات الافتراضية من الإشارات الاجتماعية التي تساعد أعضاء الفريق على الترابط، والتي يمكن أن تقلل من الدافع لمشاركة الأفكار والمعلومات، قد يتراجع الأشخاص أيضًا عندما لا يتمكنون من مراقبة ردود أفعال زملائهم على مساهماتهم بشكل مباشر، بالإضافة إلى ذلك عندما تتكون الفرق المتفرقة من مجموعات فرعية في مواقع مختلفة، يكون هناك ميل طبيعي للتواصل بشكل أكبر داخل مجموعة فرعية محلية أكثر من الفريق بأكمله، ويمكن أن يكون هذا تحديًا بشكل خاص للقادة الذين قد يتعرضون للانتقاد لإعطائهم مزيدًا من الاهتمام بشكل غير عادل لأعضاء الفريق المحليين.

دور القيادة في العمل الافتراضي في علم الاجتماع الرقمي

لا تفترض أن كل فرد في فريق على دراية بالمخاطر المحتملة في الاتصال الافتراضي أو السلوكيات  الأساسية التي تعمل على تحسين الأداء، نقترح إنشاء ميثاق فريق يصف كيفية العمل معًا، تحديد التقنيات التي يستخدمها الفريق أو لا يستخدمها في مهام مختلفة، ولا تستخدم البريد الإلكتروني لمناقشة القضايا الشخصية الحساسة، واستعمال تنسيقات وآداب قياسية للاتصالات الكتابية، وتسليط الضوء أو بالخط العريض للتأكيد على عناصر مهمة في رسائل البريد الإلكتروني.

التخطيط لإبقاء الجميع في حالة تزامن، وأخبر الفريق مسبقًا إذا كان الالتزام أو الموعد النهائي لا يمكن الوفاء به، الوقت المتوقع للرد على الطلبات وإيصال استلام في غضون 24 ساعة، وأنواع الاتصال التي يجب مشاركتها دائمًا مع الجميع، واستخدم القاعدة الأساسية هل تريد أن تعرف؟

إن الأشخاص الذين لديهم خبرة سابقة في التعاون تقريبًا لديهم معدلات اتصال افتراضي أعلى، ويمكن للقادة الاعتماد على أعضاء الفريق هؤلاء لنمذجة سلوكيات فعالة، ويمكنهم نمذجة السلوكيات بأنفسهم  لرفع المجموعة بأكملها إلى مستوى أعلى.

ينبغي على القائد والاشخاص المعنين التركيز على التواصل بشكل مفتوح وشامل قدر الإمكان، والقيام على إشراك الفريق بأكمله في الاتصالات والقرارات المهمة، والتماس وجهات النظر بنشاط من جميع أعضاء الفريق، وخاصة أولئك الموجودين في مواقع أخرى، ومن أجل إظهار الانفتاح على الأفكار والأساليب المختلفة لمهمة ما، وعند العمل على حل الخلافات في الرأي، السعي إلي دمج أفضل أفكار الفريق.