الفرق الافتراضية وفوائد القوة العاملة الافتراضية في علم الاجتماع الرقمي

في الأصل تم إنشاء فرق افتراضية لتمكين التواصل بين كبار الخبراء في جميع أنحاء العالم الذين يفتقرون إلى الوقت الكافي للسفر، اليوم كثيرًا ما تكون فرق الموظفين الموزعين جسديًا مجرد طريقة روتينية لممارسة الأعمال التجارية، وبفضل أدوات التعاون الافتراضية القوية يمكن الآن لمجموعات متنوعة من الموظفين أن تكون أقرب من أي وقت مضى.

الفرق الافتراضية في علم الاجتماع الرقمي

الفرق الافتراضية مجموعات تتكون من عمال في العديد من المواقع المادية آخذة في الازدياد، ومع التوسع الجغرافي للعديد من الشركات والقوى العاملة المتنقلة بشكل متزايد، تستخدم مجموعات العمل بشكل متكرر مكاتب متعددة ومساحات عمل مشتركة، ومساكن، وغرف فندقية، بفضل أجهزة الكمبيوتر المحمولة وشبكة Wi-Fi المتوفرة بسهولة والهواتف الذكية يمكن للعديد من الموظفين الآن إكمال عملهم من أي مكان.

القدرة على جذب المواهب من جميع أنحاء العالم تحرر شركت من السلاسل الجغرافية، ويمكن تشكيل الفرق بناءً على خبرة المشاركين، بدلاً من أن تكون محدودة بسبب القرب المادي من المتعاونين، زيعمل أعضاء الفريق الموجودون في ولايات ودول مختلفة على زيادة تنوع المؤسسة، مما يمنح وجهات نظر عديدة حول المشكلات التي تعالجها.

يقلل التعاون الافتراضي أيضًا من النفقات العامة من خلال انخفاض تكاليف المساحات المكتبية ومواقف السيارات للموظفين، التعاون الافتراضي أقل تكلفة بكثير من الاجتماعات وجهًا لوجه لأعضاء الفريق الموزعين جغرافيًا، نظرًا لأن الموظفين يمكنهم العمل من أي مكان به اتصال بالإنترنت، فإن الاجتماعات الافتراضية توفر الوقت الضائع في السفر بين العمل والمنزل ومن الاجتماعات وإليها، يتيح التعاون الافتراضي للشركات العمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة، ويلغي الحاجة إلى إرسال المستندات بالبريد إلى مواقع مكاتب إضافية ويقلل من تكاليف الطباعة.

نظرًا لأن غالبية المستندات المستخدمة في تنسيق رقمي، يتم تقليل الحاجة إلى مرافق التخزين المادية، ويمكن الوصول إلى المستندات أو أرشفتها بسرعة وسهولة لاسترجاعها لاحقًا، هذا له تأثير بيئي إيجابي أيضًا مما يقلل من البصمة الكربونية وكمية المواد الاستهلاكية التي تستخدمها الشركة، ويمكن عرض أي تحديثات للمستند على الفور ولا توجد حاجة لإرسال نسخ مختلفة عبر البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا، حيث يمكن لأعضاء الفريق العثور بسهولة على أحدث إصدار في أي وقت يحتاجون إليه.

يؤدي استخدام أداة تعاون جيدة من خلال الإنترنت إلى تسهيل عمل تقارير مفصلة بسرعة تتضمن جميع الأنشطة المرتبطة والمتماسكة بمشروع محددة، مما يمنح أعضاء الفريق مزيدًا من الوقت للعمل على أنشطة توليد النتائج، كما أنه ينشئ مسارًا ورقيًا أكثر اكتمالاً حيث يمكن بسهولة تسجيل المناقشات وحفظها للرجوع إليها في المستقبل، إذا كان الشخص بحاجة إلى معرفة ما قاله شخص ما أثناء الاجتماع فيمكن ببساطة مراجعة التسجيل أو سجل الدردشة.

توفر الوحدة الرقمية تعاونًا في الوقت الفعلي لعقد اجتماعات أكثر إنتاجية، وإنه يحول غرف المؤتمرات التقليدية من خلال السماح للمستخدمين في مواقع متعددة بالحصول على وسيلة آمنة للتفاعل، ويوضح هذا الرسم المتحرك كيف تجعل الاجتماعات الآمنة والمتصلة التعاون أمرا سهلا.

الإستراتيجيات الأفضل لإدارة الموظفين عن بعد وإدارة الفرق الافتراضية

في عالم التعاون الافتراضي من الضروري إيجاد التوازن المثالي للإدارة الافتراضية، وهناك دائمًا توازن دقيق بين الإفراط في الإدارة وقلة الإدارة، وخاصةً لأولئك الذين يديرون المجال الافتراضي لأول مرة، فيما يلي مجموعة متنوعة من الاستراتيجيات، وتتمثل هذه من خلال ما يلي:

تراجع وفحص العمل، وينبغي التفكير مليًا وجادًا في تفاصيل المشروع، وتحديد عدد المرات التي تحتاج فيها إلى تسجيل الوصول مع الفريق أو الفرد والتزم بهذا الجدول، لاحقًا في هذه العملية إذا وجدت أن عدد مرات تسجيل الوصول أكثر أو أقل ضرورية فينبغي ضبطها حسب الحاجة.

محاولة إضافة تسجيلات الوصول الاجتماعية أو الشخصية، يمكن أن تكون بيئات العمل الافتراضية مرهقة ومعزولة، يمكن أن تكون الرسالة السريعة أو الوقت المجدول للمحادثة الشخصية محررة ومنعشة ومطلوبة للغاية لكسر وتيرة العمل الثابتة، جربها قد تتفاجأ من مدى فعاليتها.

أيضًا شجع الاتصالات الموسعة، والتأكد من أن الروابط بين أعضاء الفريق قوية ومنفتحة مثل تلك بين الموظف والمدير، وتشجيع أعضاء الفريق على جدولة أوقات تسجيل الوصول الافتراضية، هذه تساعد في رفع الروح المعنوية والحفاظ على توافق الفرق ومشاركة الإنجازات وحتى حل بعض المشكلات على طول الطريق.

الحذر من أنماط العمل المختلفة، في بيئة العمل الافتراضية يمكن أن تتضخم الاختلافات في  أنماط عمل الأشخاص، مما يؤدي إلى الارتباك والإحباط والتأخيرات المكلفة في العملية، وتجريب استخدام أداة مثل ملف تعريف GlobeSmart للمساعدة في تحديد وفهم والتغلب على اختلافات أسلوب العمل.

ما هي أفضل طريقة لاستخدام التعاون الافتراضي

تحدٍ شائع آخر عندما يتعلق الأمر بالفرق الافتراضية الحديثة؟ جلب موظفين جدد ويمكن أن تكون عملية الإعداد طويلة ومرهقة لكلا الطرفين في بيئة وجهاً لوجه، يؤدي العالم الافتراضي إلى تفاقم بعض هذه التحديات، وإذن كيف يمكن للمؤسسة أن تجعل هذه العملية أسهل؟ وهناك مجموعة متنوعة من الاقتراحات وتتمثل هذه من خلال ما يلي:

الاستعداد، كلما كانت الإرشادات أكثر تفصيلاً كان من الأفضل أن تؤتي ثمارها، والتأكد من كتابة كل التفاصيل الصغيرة التي يحتاج الموظف إلى معرفتها في مكان ما يمكنهم الوصول إليه بسهولة، التفكير في كل شيء قد يحتاجون إلى معرفته حتى المعرفة العامة في مكان العمل التي قد تعتبرها كأمر مسلم به في هذه المرحلة وتقديمها لهم.

تحقق في أساس منتظم، ضع عدد مرات تسجيل الوصول في التقويم أكثر مما تفعل عادةً على الأقل في الأشهر القليلة الأولى، يثبت هذا النوع من الاتصال المفتوح قيمته في البداية.

قدمهم لزملائهم والتأكد من وضع مقدمة كاميرا الويب وجهًا لوجه في التقويم، والبدأ هذا التفاعل مبكرًا مع أعضاء الفريق الأساسيين للتعرف على بعضهم البعض وبناء الثقة والصداقة الحميمة.

مزايا الفرق الافتراضية وفوائد القوة العاملة الافتراضية في علم الاجتماع الرقمي

تجلب القوى العاملة الافتراضية معها العديد من التحديات وعددًا كبيرًا من الفوائد، ونظرًا لأن العالم ينمو بشكل متزايد فإن التعاون الافتراضي يسمح باختفاء الحدود، الحدود المادية بين الثقافات، والحدود التقليدية التي قيدت الأعمال التجارية في مناطق زمنية ومواقع ودول وأسواق معينة وغير ذلك.

احتضان الفرص التعاون الافتراضي والفرق الافتراضية الموجودة في السوق هو ضرورة مطلقة للشركات من جميع الأشكال والأحجام، من خلال العمل بالاقتراحات والإرشادات المفصلة، هنا يمكن للشركات تأمين موطئ قدم لها في البيئة الرقمية الجديدة وإنشاء مكان مستدام ومربح في سوق مليء بالمنافسة النشطة والمتطورة.