اقرأ في هذا المقال
نظرًا للوضع العالمي الحالي قامت الشركات الاجتماعية بطرح سياسات العمل والاجتماعات عن بُعد لموظفيها، فإن الثقافة عن بعد بفضل فوائدها العديدة لأصحاب العمل والموظفين على حد سواء من المقرر أن تصبح القاعدة.
الاجتماع عن بعد في علم الاجتماع الرقمي
يذكر أن أصحاب الأعمال يوفرون الكثير من النفقات العامة حيث لن يضطروا إلى دفع إيجار المساحات المكتبية بعد الآن، يوفر الموظفون أيضًا على النقل والإيجار وإذا كان من المراد تصديق الاتجاهات فإن ثقافة العمل عن بُعد على وشك أن تحل محل ثقافة عمل الشركة كما نعرفها.
مع انتشار الموظفين في جميع أنحاء العالم الآن، يتم إجراء الاجتماعات عبر مؤتمرات الفيديو، ويشمل ذلك مقابلات العمل واجتماعات العملاء أيضًا، نظرًا لأن هذا الجزء الأكبر من تفاعلنا يحدث عبر الإنترنت فمن الضروري وضع بعض إرشادات الإتيكيت الخاصة بالاجتماع، مع الأخذ في الاعتبار أن 30٪ من الوقت الذي يقضيه الموظف في الاجتماعات يعتبر غير مثمر، فمن الضروري اتباع بعض النصائح لقيادة اجتماعات فعالة.
نظرًا لأن المنزل ومكان العمل قد بدأ في الاندماج في واحد، فقد بدأت أيضًا الحدود بين حياة الشخصية والمهنية في الاختلاط، وغني عن القول خلال اجتماع عبر الإنترنت لا بد أن تحدث العديد من المواقف المحرجة، مع زيادة العمل عن بعد يتم تعريف بالعديد من طرق العمل الجديدة، وهناك الكثير من الأشياء التي لم نتعلمها بعد، يمكن أن تساعد العديد من أدلة العمل عن بُعد في هذا الأمر، ولكنها تبدأ بالتواصل مع زملاء في الفريق بالطريقة الصحيحة.
من الممكن أن يدخل أحد أفراد الأسرة معك أثناء وجود في اجتماع المكتب، هذا يضر بالاحترافية وقد يطيل وقت الاجتماع قليلاً، ولكن يمكن تحسين هذه الأشياء وتحسينها بشكل أفضل من خلال معرفة القليل من آداب الاجتماع الأساسية عبر الإنترنت، ويضمن هذا أيضًا بقاء تواجد الشخص ومظهره على الشاشة متسقًا طوال الاجتماعات.
برتوكول الاجتماع عبر الإنترنت في علم الاجتماع الرقمي
أن يصبح الشخص أكثر إنتاجية ويوفر الوقت للآخرين يقطع شوطًا طويلاً على المؤسسة، باتباع آداب الاجتماع الأساسية فإن الشخص بذلك يساعد زملائه وشركته في توفير المزيد من الوقت، وأكثر انتاجية، وإكمال جدول أعمال الاجتماع في الوقت المحدد
1- اختبار الإعداد: تكمن الغاية من الاجتماع عبر الإنترنت هو الإجتماع ومشاهدة الأشخاص بعضهم البعض من خلال مجموعة من الأدوات التقنية، وفي حال وحود خلل في إحدى هذه الغايات فإن ذلك يؤدي الى تعارض مع أهداف الاجتماع عبر الإنترنت، ويجب على الشخص التأكد من ان الإتصال بشبكة الإنترنت تعمل بصورة أساسية.
2- كتم الصوت افتراضيًا: سواء كان اجتماعًا جماعيًا كبيرًا أو اجتماعًا يقتصر على 2-3 أفراد، ينبغي التأكد من تمكين خيارات مثل كتم الصوت افتراضيًا أثناء الانضمام للصوت والفيديو، يمنح هذا الشخص الوقت للنظر في محيطه وتحليل الأصوات والمرئيات غير المرغوب فيها، والقيام بإعادة الصوت فقط عندما يحين دور الشخص في التحدث أو عند الحاجة.
3- اختيار التكنولوجيا أو البرنامج المناسب: للتأكد من أن الجميع متساوون في الإنتاج والتعاون في الاجتماع يجب أن يكون لديى الشخص البرنامج المناسب، يجب أن يكون برنامج الاجتماعات عبر الإنترنت بسيطًا وسهل الاستخدام، يجب أن يكون أي شخص قادرًا على القفز بسلاسة مما يؤدي إلى تجربة أفضل دون أي ارتباك، استخدم نظامًا أساسيًا مشتركًا للتقويم حتى يحصل كل شخص على دعوة دون إرسال العشرات من رسائل البريد الإلكتروني كتذكير.
4- ابعاد اليد عن لوحة المفاتيح: لا يبدو الأمر جيدًا على الإطلاق عندما يشرح شخص ما مفهومًا ويبدأ الكثير من الأشخاص في الكتابة على لوحة المفاتيح إما لتدوين الملاحظات أو القيام بمهام أخرى، تتطلب الاجتماعات أن يكون الجميع أكثر يقظة وحضورًا ذهنيًا في المناقشة لإجراء محادثات تثير المزيد من الأفكار، يمكن أتمتة تدوين الملاحظات لزيادة إنتاجية الاجتماعات.
5- التوقف عن تعدد المهام: لا يمكن أن يقترن تعدد المهام بكل شيء، ومن الضروري جدًا فهم متى ومتى لا تنغمس في تعدد المهام، ما يفعله الناس في الواقع أثناء مكالماتهم، حيث أن الاجتماعات تتطلب من الجميع أن يكون مركزًا ويقظًا، يجب استغلال وقت الجميع بطريقة تقدم أفضل الاقتراحات والأفكار والآراء في المناقشات، والتأكد من عدم الانغماس في مهام أخرى غير ذات صلة بالاجتماع.
6- ارتداء الملابس المناسبة: لا ينبغي على الشخص الذي يعمل او يجتمع مع الفريق من المنزل ارتداء ملابس رسمية كما هو الحال في العمل داخل المكاتب، ولكن ينبغي التأكد من أن تكون في ملابس احترافية في الاجتماعات وذلك بناء على الأدوار، بينما في حال الاجتماع مع شخص من مستوى رفيع ينبغي ارتداء ملابس تليق بهذه الشخصية، لأن ذلك يؤدي الى ترك انطباع جيد لدى الأشخاص الذين يجتمع معهم الشخص ويستمعون إليه.
7- خلفية واضحة: ينبغي على الشخص اختيار دائمًا مكانًا به خلفية ملونة بسيطة مثل الحائط وليس مكانًا يعرض الكثير من الأشياء خلفه، لا ينبغي لأي شخص يستمع إليك أن يشتت انتباهه بما هو موجود في الخلفية، يجب أن يكونوا قادرين على التركيز على وجه الشخص وما يقوله.
8- الوصول مبكرا: هذا واضح للعديد من الأسباب، بالوصول مبكرًا يمكن للشخص استكشاف أي مشاكل في أداة الاجتماع وإصلاحها مثل اختبار الفيديو والصوت والخلفية، ويمكن أيضًا التحقق من العرض التقديمي قبل تقديمه للتأكد من عدم وجود أي ثغرات أو أخطاء.
9- التقليل من حركات الجسم: تجنب الحركات السريعة، يجعل من الصعب على كاميرات الويب التقاط الحركات المفاجئة والسريعة، قد تظهر الحركات السريعة ضبابية أو متقطعة للآخرين في نفس المكالمة، تحافظ على التواصل البصري مع الكاميرا وحاول أن تكون أكثر انخراطًا في الاجتماع.
10- تعيين الحدود: حتى الآن لم يكن لدى الأشخاص أي مساحة مكتبية مخصصة في المنزل، في وقت سابق كانوا يعملون من مناطق مشتركة في المنزل لا بد أن تسبب بعض الضوضاء من قبل الطفل أو أحد أفراد الأسرة، وينبغي على الشخص ان يعتاد دائمًا على عقد اجتماع في غرفة يمكن فيها قفل الباب، مما يوضح لأفراد الأسرة التزام الهدوء وخلق حد أدنى من الضجة، بمرور الوقت سوف نتحسن في هذا ولكن حتى ذلك الحين نحتاج جميعًا إلى إجراء تعديلات صغيرة في عادات الشخصية اليومية.
11- تقدِّيم للجميع: إذا كان الاجتماع يضم أشخاصًا من أقسام أو فرق أخرى لا يعملون كثيرًا معًا أو مع العملاء، فابدأ الاجتماع دائمًا بتقديم بعضهم البعض بإيجاز قدر الإمكان حتى يتمكن كل شخص من الحصول على سياق لما يطلبه.
