ما هي أفضل الحلول للتعاون الافتراضي في علم الاجتماع الرقمي؟

يعد التعاون الافتراضي ضرورة لعالم العمل الحديث، ومع ذلك جنبًا إلى جنب مع كل قوته ووعده وإمكاناته، يمثل التعاون الافتراضي تحديات كبيرة لجميع عناصر الأعمال، من المديرين والموظفين إلى الأحداث والخدمات اللوجستية وحتى التدريب، تحتاج جميع قطاعات الأعمال إلى التكيف مع التعاون الافتراضي.

ما هي التحديات التي تأتي مع الأحداث الافتراضية

في حين أن تطوير الأحداث الشخصية وتنسيقها وإدارتها كان يمثل تحديًا لوجستيًا تقليديًا، فإن إقامة الأحداث الرقمية من اجتماعات الشركات إلى عروض المشاريع والمؤتمرات لجمهور افتراضي يخلق مجموعة جديدة كاملة من الأشياء التي يجب التفكير فيها، وتتمثل هذه التحديات من خلال مجموعة من الأمور، وتتمثل هذه من خلال ما يلي:

تحديد أفضل التقنيات لاستخدامها في الأحداث الافتراضية، مع وجود العديد من البرامج والأدوات الموجودة في السوق غالبًا ما يكون من الصعب تحديد نوع البرنامج أو خدمة الاستضافة التي يمكن أن تكون مناسبة لحدثك المحدد، قد لا تحتوي بعض الأدوات على جميع الإمكانات التي تحتاجها، بينما قد يكون لدى البعض الآخر حد أقصى للحضور، يعد اختيار النوع المناسب من التكنولوجيا مفتاحًا أساسيًا للنجاح.

التنسيق والتواصل للحضور، لا تزال نفس المشكلات اللوجستية للأحداث الشخصية مستمرة مع الأحداث عبر الإنترنت، ويجب إرسال الدعوات والتوجيهات مسبقًا ويجب التعامل مع تلك المشكلات المختلفة التي تظهر دائمًا على الفور، أضف إلى التحدي المتمثل في المناطق الزمنية المختلفة، وهناك مجموعة من التفاصيل التي يجب التعامل معها قبل أن يبدأ الاجتماع.

تحويل الأحداث الشخصية إلى تنسيق افتراضي، هل تحاول إحضار اجتماع السنوي أو عرض عبر الإنترنت لسبب أو لآخر؟ يقدم تحويل هذا الحدث المجرب والصحيح إلى عرض رقمي مجموعة من المشكلات، ما هي الأحداث التي ستترجم جيدًا وأي الأحداث يجب أن يتغير؟ ما الذي يجب إضافته، وما الذي يمكن إزالته؟ يجب التفكير في هذه العناصر جيدًا قبل بدء الحدث.

البروتوكولات والأخلاق وأفضل الممارسات للأحداث، لكل من الجماهير الداخلية والخارجية يجب تطوير مجموعة جديدة تمامًا من أفضل الممارسات والأخلاق والبروتوكولات من يتكلم ومتى؟ ماذا عن الحدود الزمنية وتفاصيل العرض؟ ما الجماهير المناسبة لأي أحداث؟ مرة أخرى يجب التخطيط لكل هذه العناصر بدقة قبل بدء الاجتماع.

الحفاظ على تفاعل واهتمام الحاضرين، أخيرًا القضية الكبرى ما الذي يبقي الحاضرين منشغلين ومهتمين بالمنتدى الافتراضي؟ قد لا تتمتع العروض التقديمية الرقمية بنفس قوة جذب الانتباه التي يتمتع بها الحدث الشخصي، كيف يمكن الحفاظ على تركيز جمهور على ما تريد قوله؟

ما هي تحديات التدريب والتأهيل عبر الإنترنت مع الفرق الافتراضية

كمؤسسة فإن الموظفين هم أفضل الأصول والتدريب المناسب والتكامل السلس في القوى العاملة لديه هما المفتاح عند جلب المواهب الجديدة، ومع ذلك قد يكون التدريب والإعداد من خلال التعاون الافتراضي صعبًا لكلا طرفي المعادلة، وهناك مجموعة متنوعة من التحديات، وتتمثل من خلال ما يلي:

1- عدم وجود تفاعل وجهاً لوجه بين الموظف الجديد وفريقه، تعد فترة التعرف على الإدارة وبين الموظفين الجدد وفريقهم أمرًا بالغ الأهمية لبدء بناء العلاقات الأولية، مع الموظفين عن بعد لا تتاح الفرصة لتلك التفاعلات الشخصية الحاسمة.

2- زيادة وقت التوقف عن العمل للموظف الجديد خلال فترة التعديل، بعد انتهاء عملية الإعداد عبر الإنترنت وانتهاء الجلسات التدريبية قد يواجه الموظفون الجدد وقتًا طويلاً من التعطل؛ لأنهم ومديروهم يتكيفون مع أدوارهم الجديدة ويرتبون الأولويات.

3- الشعور بالعزلة والارتباك خلال فترة التكيف، يعد الانضمام إلى مؤسسة الاجتماعية جديدة تغييرًا كبيرًا في حياة الموظف، وعندما يستقرون في العمل من الطبيعي أن يشعر بعض الموظفين بالارتباك والعزلة أثناء تأقلمهم مع بيئتهم الجديدة خاصة عند العمل عن بُعد.

4- المعلومات والتقنيات الهامة المفقودة، في الإعداد وجهاً لوجه يمكن للموظفين الحصول بسرعة على توضيح لتلك المشاكل الصغيرة والمواقف المربكة التي تظهر من وقت لآخر، ومع ذلك في بيئة افتراضية قد لا تكون مواقف الإجابة السريعة هذه متاحة، كيف يمكن التأكد من حصول الموظفين على المعلومات التي يحتاجونها؟

ما هي أفضل الحلول للتعاون الافتراضي

هناك ثروة من الحلول المتاحة لمواجهة كل تحد قد يطرحه التعاون الافتراضي في طريق المنظمة، وتقسم هذه الحلول حسب الفئة، من أجل التأكد من أن الفريق بالكامل من القيادة إلى الإدارة وما بعدها، ويتمتع بأفضل تجربة تعاون افتراضي وأكثرها سلاسة عند العمل عن بُعد فإن امتلاك أفضل أدوات التعاون من خلال الإنترنت وأفضل أدوات الإدارة عن بُعد يعد أمرًا أساسيًا تمامًا، ويمكن أن تكون هذه بسيطة مثل تطبيق يعمل على هاتف ذكي، أو شاملة مثل برنامج إدارة مشروع متعدد الإمكانات، ومهما كانت وظيفتها فإن أفضل أدوات التعاون من خلال الإنترنت وأدوات الإدارة عن بُعد تزيد من القدرة على حل المشكلات مع تعزيز الإنتاجية والكفاءة.

فيما يلي بعض من أفضل الأدوات التي يجب أن يضعها الشخص في اعتباره للتعاون الافتراضي، وتتمثل من خلال ما يلي:

1- فرق مايكروسوفت: من خلال مجموعة كاملة من ميزات مكان العمل يعد دخول Microsoft في التعاون الافتراضي أحد أكثر المنتجات شمولاً الموجودة هناك، وتفتخر هذه الأفرقه بوظائف الدردشة ومؤتمرات الفيديو، وتخزين الملفات، والكثير من تكامل التطبيقات مع برامج مكان العمل الأخرى المطلوبة، إنها مفيدة بشكل خاص للمؤسسات التي تعمل بالفعل مع برامج Microsoft الأخرى، فهي تتميز بمساحة عمل مشتركة مع برامج مثل PowerPoint وWord وExcel وOneNote.

2- شعار كن أقل انشغالًا: يتم فصل التعليقات تلقائيًا في قنوات المشروع التي يمكن البحث عنها لاحقًا، وهو أمر نادر في معظم أنظمة التعاون الافتراضية التي لا توفر وسيلة لاسترداد الرسائل القديمة، يمكن للمستخدمين التواصل مع بعضهم البعض في الوقت الفعلي، وقد كشفت المنظمة مؤخرًا عن ميزة صوتية تمكن أعضاء المشروع من تسجيل ملاحظاتهم على أساس كل مشروع، وإنه أحد أفضل تطبيقات مشاركة الشاشة المجانية المتوفرة أيضًا، هناك العديد من نقاط الأسعار المتاحة اعتمادًا على حجم المشروع.

3- تتبع قوائم المهام: حيث يتم التتبع وحالات المشروع تحديًا في أي تعاون عند العمل عن بُعد، لا سيما تلك التي يتم إنتاجها وإدارتها بواسطة الشركات  الاجتماعة الكبيرة، أنشأ الفيسبوك كنظام لإدارة المشاريع لمشاريع الفريق، بخلاف أدوات إدارة المشاريع الافتراضية الأخرى، ويوجد اختصارات لوحة المفاتيح، مما يجعل التحرير وتدوين الملاحظات أسرع وأسهل، ويمكن أن تعتاد أيضًا على فرز المهام وإدارة قوائم المهام، مما يجعلها سهلة الاستخدام للمشاريع المعقدة، تمت إضافة ميزة صندوق الوارد للسماح للمستخدمين بإرسال ملاحظات داخل التطبيق بدلاً من الاعتماد على أنظمة البريد الإلكتروني أو برامج الاتصالات الخارجية الأخرى.