الخدمة الاجتماعيةعلم الاجتماع
مهام التوثيق والأرشفة الإلكترونية في المؤسات الخيرية

- مهام التوثيق والأرشفة الإلكترونية في المؤسات الخيرية
مهام التوثيق والأرشفة الإلكترونية في المؤسات الخيرية:
- التزويد: ويشمل اختيار وطلب المواد المتنوعة، التي تحتوي على المعلومات المطلوبة واستلامها.
- التخزين والتجميع: حيث تجمع هذه المواد بشكل يُسهّل خزنها والمحافظة عليها.
- التحليل: وذلك بتحديد البيانات التي تحويها المواد والمعلومات.
- الترجمة: قد تحتاج بعض الوثائق والمطبوعات والمواد المكتوبة بلغات أجنبية، إلى ترجمة جزء منها، أو كلها أو بعض البيانات منها، من أجل تسهيل استخدامها.
- الاستخلاص: من خلال إعطاء ملخص ومعلومات موجزة ومختصرة عن الموضوع، أو المادة المطلوبة، تسهيلاً للمستفيد وتوفيراً لوقته.
- التكشيف: إنَّ بعض المواد والمعلومات تحتاج إلى وضع كشاف تحليلي لها، يبين موضوعاتها ومعلومات عنها.
- التصوير والاستنساخ: وذلك بتهيئة أجهزة ووسائل الاستنساخ للمعلومات المطلوب تصويرها، واستنساخها تسهيلاً للعمل.
- التصغير: عمل المصغرات الفيلمية، تحتاج المؤسسة تحويل المواد والموضوعات إلى أشكال مصغرة بأجهزة الميكروفيلم، توفيراً للمساحة وتسهيلاً للعمل.
- الاسترجاع الآلي: ويكون باستخدام الحاسب الإلكتروني وشبكات الاتصال به، وبذلك يمكن للمؤسسة تخزين مواد، ومعلومات هائلة وكبيرة جداً، واسترجاعها في وقت قياسي، لا تضاهيه الطرق التقليدية.
- التصنيف والفهرسة: ويكون ذلك بتنظيم المواد حسب موضوعاتها، واستخدام رؤوس موضوعات، وأرقام رموز دالة تسهل الوصول إلى المعلومات الموجودة فيها.