مهام التوثيق والأرشفة الإلكترونية في المؤسات الخيرية

مهام التوثيق والأرشفة الإلكترونية في المؤسات الخيرية:

• التزويد: ويشمل اختيار وطلب المواد المتنوعة، التي تحتوي على المعلومات المطلوبة واستلامها.
  
  
• التخزين والتجميع: حيث تجمع هذه المواد بشكل يُسهّل خزنها والمحافظة عليها.
  
  
• التحليل: وذلك بتحديد البيانات التي تحويها المواد والمعلومات.
  
  
• الترجمة: قد تحتاج بعض الوثائق والمطبوعات والمواد المكتوبة بلغات أجنبية، إلى ترجمة جزء منها، أو كلها أو بعض البيانات منها، من أجل تسهيل استخدامها.
  
  
• الاستخلاص: من خلال إعطاء ملخص ومعلومات موجزة ومختصرة عن الموضوع، أو المادة المطلوبة، تسهيلاً للمستفيد وتوفيراً لوقته.
  
  
• التكشيف: إنَّ بعض المواد والمعلومات تحتاج إلى وضع كشاف تحليلي لها، يبين موضوعاتها ومعلومات عنها.
  
  
• التصوير والاستنساخ: وذلك بتهيئة أجهزة ووسائل الاستنساخ للمعلومات المطلوب تصويرها، واستنساخها تسهيلاً للعمل.
  
  
• التصغير: عمل المصغرات الفيلمية، تحتاج المؤسسة تحويل المواد والموضوعات إلى أشكال مصغرة بأجهزة الميكروفيلم، توفيراً للمساحة وتسهيلاً للعمل.
  
  
• الاسترجاع الآلي: ويكون باستخدام الحاسب الإلكتروني وشبكات الاتصال به، وبذلك يمكن للمؤسسة تخزين مواد، ومعلومات هائلة وكبيرة جداً، واسترجاعها في وقت قياسي، لا تضاهيه الطرق التقليدية.
  
  
• التصنيف والفهرسة: ويكون ذلك بتنظيم المواد حسب موضوعاتها، واستخدام رؤوس موضوعات، وأرقام رموز دالة تسهل الوصول إلى المعلومات الموجودة فيها.