الخدمة الاجتماعيةعلم الاجتماع

مهام التوثيق والأرشفة الإلكترونية في المؤسات الخيرية

اقرأ في هذا المقال
  • مهام التوثيق والأرشفة الإلكترونية في المؤسات الخيرية

مهام التوثيق والأرشفة الإلكترونية في المؤسات الخيرية:

  • التزويد: ويشمل اختيار وطلب المواد المتنوعة، التي تحتوي على المعلومات المطلوبة واستلامها.

  • التخزين والتجميع: حيث تجمع هذه المواد بشكل يُسهّل خزنها والمحافظة عليها.

  • التحليل: وذلك بتحديد البيانات التي تحويها المواد والمعلومات.

  • الترجمة: قد تحتاج بعض الوثائق والمطبوعات والمواد المكتوبة بلغات أجنبية، إلى ترجمة جزء منها، أو كلها أو بعض البيانات منها، من أجل تسهيل استخدامها.

  • الاستخلاص: من خلال إعطاء ملخص ومعلومات موجزة ومختصرة عن الموضوع، أو المادة المطلوبة، تسهيلاً للمستفيد وتوفيراً لوقته.

  • التكشيف: إنَّ بعض المواد والمعلومات تحتاج إلى وضع كشاف تحليلي لها، يبين موضوعاتها ومعلومات عنها.

  • التصوير والاستنساخ: وذلك بتهيئة أجهزة ووسائل الاستنساخ للمعلومات المطلوب تصويرها، واستنساخها تسهيلاً للعمل.

  • التصغير: عمل المصغرات الفيلمية، تحتاج المؤسسة تحويل المواد والموضوعات إلى أشكال مصغرة بأجهزة الميكروفيلم، توفيراً للمساحة وتسهيلاً للعمل.

  • الاسترجاع الآلي: ويكون باستخدام الحاسب الإلكتروني وشبكات الاتصال به، وبذلك يمكن للمؤسسة تخزين مواد، ومعلومات هائلة وكبيرة جداً، واسترجاعها في وقت قياسي، لا تضاهيه الطرق التقليدية.

  • التصنيف والفهرسة: ويكون ذلك بتنظيم المواد حسب موضوعاتها، واستخدام رؤوس موضوعات، وأرقام رموز دالة تسهل الوصول إلى المعلومات الموجودة فيها.

المصدر
تنمية الموارد البشرية والمالية في المنظمات الخيرية، سليمان بن علي العلي، 2005.القيم الخاصة بالعمل بالجمعيات اﻷهلية، رسمي عبد الملك رستم، 2005.اﻹشراف في العمل مع الجماعات، محمد شمس الدين أحمد، 1997.

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى