نماذج العمل الجاهزة أصبحت من الضروريات في المنظّمات وخصوصًا المنظّمات التي يكون عملها روتيني؛ لأن هذا يعمل على تقليل الجهد الذي يُبذل من الموظفين لتنفيذ المهام المطلوبة.
مفهوم نماذج العمل الجاهزة:
هو أي ورقة مطبوعة على الآلة الكاتبة أو مُخطّطة ومكتوبة باليد، تتضمّن معلومات ثابتة ومعينة ويوجد بها فراغات ليتم ملؤها بمعلومات أخرى.
أهداف نماذج العمل الجاهزة:
- تقوم نماذج العمل الجاهزة بتزويدنا بطرق قليلة التكلفة وسريعة؛ للوصول إلى الكثير من إنتاج النسخ التي تحتاج لها الإدارة أو القسم، حيث يتم هذا بتعبئة الفراغات في النموذج الجاهز.
- نماذج العمل الجاهزة توفّر الجهد الذي يلزم القيام بالعمل، فهي تقوم بتوفير الوقت والجهد الذي ييتم صرفه على الكتابة، وذلك عن خلال طباعة المعلومات الثابتة والتي تكرّر في كل حالة، مثل: اسم وعنوان المنظّمة والأسئلة والتعليمات والإرشادات التوضيحية.
- نماذج العمل الجاهزة هي إحدى وسائل الرقابة في تنفيذ المعاملات، فهي تعتبر ضمان بأن المعلومات المطلوبة لإنجاز المعاملات سوف يتم تعبئتها في مكانها المناسب والموقع المخصص لها في النموذج.
- نماذج العمل الجاهزة تقوم بتوضيح المعلومات التي يجب جمعها بطريقة بسيطة، وكيفية ملء هذه المعلومات وتقوم بتوضيح الترتيب التسلسلي للخطوات التفصيلية التي يجب اتباعها في تنفيذ المهام.
- نماذج العمل الجاهزة تسهل عملية عمليات الحفظ في الملفات، ويكون عن طريق طباعة النماذج على ورق ذات أحجام موحّدة وقياسات متّفق عليها.
