اقرأ في هذا المقال
- ما الذي يجب عليك فعله لاجتماعات التقدم في المشروع؟
- الأسئلة في اجتماعات التقدم التي يجب لفت انتباه الأعضاء لها
- ما الذي يجب عليك تجنبه في اجتماعات التقدم؟
تعتبر الاجتماعات المنتظمة لمناقشة التقدّم جزء أساسي من عملية مراقبة المشروع؛ وذلك لمراجعة الوضع الحالي في أي وقت، لذلك اتخذ إجراءات محدّدة لجعل الاجتماعات فعّالة.
ما الذي يجب عليك فعله لاجتماعات التقدم في المشروع؟
كل شيء حدث قبل الاجتماع يُعدّ تاريخ قديم، وتذكَّر بأن الوقت المصروف على الاجتماع هو وقت متقطع من عمل المشروع، لذلك يجب عليك أن:
- أن تجعل الاجتماعات لمناقشة وضع التقدّم ذات مدّة قصيرة ساعة واحدة كحدّ أقصى.
- اجعل الاجتماعات محدّدة وتركّز على التوقعات.
- تجنب التطرق إلى مواضيع مختلفة ومتشعبة.
- ابدأ وانتهِ في الوقت المحدد.
- حافظ على مراقبة جيدة.
- وفّر شكل جانت الخاص بالمراحل الأساسية محدّثًا لأغراض الرجوع إليه.
- حدّد المشاكل البارزة ولكن لا تحاول أن تحلّها في الاجتماع، بل حضر لنقاش مستقل لها مع الأشخاص أصحاب العلاقة.
الأسئلة في اجتماعات التقدم التي يجب لفت انتباه الأعضاء لها:
- ما هي المهام التي تمَّ إنجازها في الوقت المحدّد؟
- هل هناك علامات بارزة في العمل المنجز؟
- ما هي الأعمال التي تمَّ الاتفاق عليها فيما سبق ولم يتم إنجازها بعد؟
- متى سيتم إنجاز خطط العمل البارزة؟
- ما هي المعالم التي أُنجزت في الوقت المحدّد؟
- ما هي المعالم التي تأخر إنجازها؟
- هل وُضعت خطط عمل لتصحيح الانحرافات أو التأخير؟
- هل يوجد مخاطر تفاقمت إلى مشاكل فعلية؟
- هل هناك مشاكل ما زالت بانتظار الحل؟
- هل يتوقع حدوث تغير في قدرات المصادر البشرية؟
- ما هو العمل الذي يجب أن يُنجز في الفترة القادمة؟
- ما هي المعالم التي سيحين إنجازها في الفترة القادمة؟ ما هي المشاكل المتوقعة في الفترة القادمة؟
- هل هناك أية مخاطر يمكن أن تؤثر على العمل في الفترة القادمة؟
- هل هناك أية مشاكل متوقعة مع أطراف ثالثة في الفترة القادمة؟
- هل يتوقع حدوث مشاكل في أداء أعضاء الفريق؟
وفي غرفة الاجتماعات يجب عليك أن تحتفظ دائمًا بلوحات كبيرة، لتسجل عليها الأعمال أو الإجراءات التي يتم الاتفاق عليها مع تحديد الأشخاص الذين سيتحملون مسؤوليتها، والتاريخ المستهدف لإنجازها بهذه الطريقة يتبدّد الشك لدى أعضاء الفريق بشأن من سيتحمل مسؤولية العمل، وبالتالي ليس هناك حاجة لانتظارهم محضر الاجتماع.
ما الذي يجب عليك تجنبه في اجتماعات التقدم؟
- التقارير الشفوية الطويلة عمّا تمَّ إنجازه.
- المفاوضات؛ حيث أنها تستثني عادةً مشاركة معظم الحضور.
- حل المشاكل في الاجتماع وأبعد المشاكل الخطيرة عن المركز.
- أية مشاريع عمل أخرى؛ حيث أنها المضيع الأكبر للوقت.
- النقاش الطويل؛ حيث أنه يصرف عن الغرض ويُسبّب انحراف عن الموضوع.
وتعتبر قائمة الأعمال أهم وثيقة يخرج بها المجتمعون، فهي بالتالي تُشكّل نقطة الانطلاق في الاجتماع القادم، حيث يتم التأكد من إنجاز كل الاعمال التي تمَّ الاتفاق عليها.
