الأدلة الإداريّة

مفهوم الأدلة الإدارية

هو كُتيب يحتوي على معلومات تساعد العاملين في المنظَّمة، وتوضح لهم الأهداف والمهام في المنظَّمة وأساليب العمل فيها، وما هي حقوق العاملين وما هي واجباتهم.

ظهور الأدلة الإدارية

ظهرت بشكل كبير في الدّول الغربية خلال الحرب العالمية الثانية لأنَّه كان هناك نقص في عدد المشرفين وعدد الإداريين.
فقاموا بالبحث عن طرق تساعدهم في إيصال المعلومات للعاملين فأخذت أنواع مختلفة من الأدلة الإدارية.

أنواع الأدلة الإدارية

الدّليل التّنظيمي

هي وثيقة هامة يرجع له الموظفون للتعرف على التّنظيم الإداري الذّي تتبعه المنظّمة عند حدوث مشكلة ما أو غموض في الإدارات والأقسام والوظائف الرئيسية في المنظَّمة.

محتويات الدّليل التّنظيمي:

• المقدمة.
• لمحة عن نشأة المنظَّمة ومراحل التّطور التّي عاشتها.
• أهداف المنظَّمة.
• المهام الرئيسية للمنظَّمة.
• التّقسيمات التّنظيمية الرئيسية والفرعية للهيكل التّنظيمي الذّي تتبعه المنظَّمة.
• الوظائف في التّقسيمات الرئيسية والتّقسيمات الفرعية للمنظَّمة ووصف كل وظيفة لوحدها، وكل قسم لوحده.
• خريطة تنظيمية للمنظَّمة توضح الوحدات الإدارية الرئيسية في المنظَّمة.
• خريطة تنظيمية للمنظَّمة توضح الوحدات الإدارية الفرعية في المنظَّمة.
  

دليل الإجراءات:

هو كُتيب يتضمن المعلومات عن الأنظمة والقوانين والتّعليمات المتعلقة بإجراءات المعاملات التّي تتم في المنظَّمة ووصف تفصيليي يوضح الخطوات لتلك الإجراءات وعينات من النّماذج المستخدمة فيها.

محتويات دليل الإجراءات:

• مقدمة.
• مهام الإدارة أو القسم.
• الأنظمة والتّعليمات.
• وصف خطوات الإجراءات.
• خرائط سير الإجراءات.
• النَّماذج المستخدمة في تنفيذ الإجراءات.

الشّخص الذّي يُعد هذا الدّليل هو المستشار الإداري.

الأدلة الصّادرة عن أجهزة مركزية في الدّولة:

هو كُتيب يهدف إلى تزويد الموظفين بمعلومات عن الأنظمة والقوانين التّي تهم جميع الموظفين، مثل:

• أدلة توظيف.
• أدلة التّرقية.
• أدلة التّدريب.
• أدلة الإجازات وغيرها.
  

من الأجهزة الحكومية التّي تُصدر هذه الأدلة :
– ديوان الخدمة المدنية.
– وزارة المالية وغيرها.

محتويات الأدلة الصّادرة عن أجهزة مركزية في الدّولة

• المقدمة.
• الأنظمة والتعليمات والتّفسيرات.
• وصف لخطوات الإجراءات.
• النّماذج المستخدمة، وتوضيح كيف يتم تعبئتها.
  

الأدلة الصّادرة عن المنظَّمة لخدمة جميع الموظفين:

هي أدلة هدفها تزويد الموظفين بمعلومات عامة عن المنظَّمة لتوضح لهم السّياسة التّي تتبعها المنظَّمة حتى تجذب عناصر جديدة للعمل فيها وإعطاء صورة إيجابية عنها للبيئة الخارجية.

محتويات لأدلة الصّادرة عن المنظَّمة لخدمة جميع الموظفين:

• المقدمة.
• نبذة تارخية عن المنظَّمة ونشأتها.
• أهداف المنظَّمة وأنشطتها.
• الإدارات والأفسام التّي تتكون منها المنظَّمة.
• السّياسة التّي تتبعها المنظّمة في التّعامل مع الموظفين.
• المزايا التّي تفدمها المنظَّمة للموظفين من تأمين صحي وغيرها.
  

الأدلة الصّادرة عن بعض إدارات المنظَّمة:

وهي أدلة تصدرها بعض إدارات المنظَّمات تخدم فئات معينة من الموظفين ولها بعض المسميات مثل:
– الأدلة الخاصة.
– أدلة الإجراءات.
– الأدلة الفنية.
من الأمثلة على هذه الأدلة:
– دليل مركز الإتصالات الإدارية.
– دليل المراسلات.
– دليل الآت النّسخ.
– دليل أجهزة التّصوير.

مكونات دليل مركز الإتصالات:

• هدف المركز.
• مهام المركز.
• إجراءات البريد الوارد والصّادر.
• إجراءات المتابعة.
• إجراءات البريد السّري.
• النّماذج المستخدمة في المركز.