إنّ الخطأ الشائع الذي يرتكبه أصحاب الأعمال الصغيرة في حساباتهم يتضمن تخطيطًا سيئاً للتدفق النقدي، ممّا قد يؤدي إلى مشاكل مالية حتى عندما تكون المبيعات جيدة، وهذا ينطبق بشكل خاص على الشركات الجديدة التي ليس لديها ما قيمته عدة سنوات من الدخل والنفقات للمراجعة.
التخطيط السيئ للتدفق النقدي
إذا كانت الشركة لديها أرباح على الورق لا يعني أنّها تستطيع سداد ديونها، ويُمكِن أن ننفد من النقد، على الرغم من وجود العديد من الإصلاحات المؤقتة عند حدوث ذلك، فمن الأفضل إدارة التدفق النقدي بشكل صحيح لتجنب المشاكل مع البائعين والموردين، ومن المُمكن أن يؤدي عدم مراقبة المستحقات والدائنين إلى فشل العمل بسبب التدفق النقدي.
حيثُ يُشير التدفق النقدي إلى تدفق الأموال في الوقت الفعلي داخل وخارج العمل، وعند حجز عملية بيع، يُمكننا تسجيل ذلك كإيرادات في يوم البيع، ولكن لا يزال يتعين علينا الانتظار أسابيع أو شهور حتى تصل الأموال، اعتماداً على الشروط التي نقدمها للعملاء.
وأنّ أحد الأسباب التي تجعل العمل التجاري المربح هو السيولة النقدية القصيرة عندما يحين وقت دفع الفواتير، نحسب متوسط النفقات الشهرية في الميزانية، على سبيل المثال إذا كُنّا ندفع أقساط التأمين كل ثلاثة أشهر ولكن أدخلنا مصاريف التأمين في الميزانية السنوية عن طريق المتوسط الشهري، فلن تظهر المدفوعات الأكبر في الميزانية.
قد يكون لدينا أيضاً أموال مقيدة، كما هو الحال في الاستثمار، أو نستخدم السيولة الزائدة لسداد الديون وتقليل مصروفات الفائدة، معتقدًا أنّهُ يُمكننا استخدام بطاقة الائتمان التي قمنا بتسويتها لسداد دفعة البائع، وإذا لم يقبل العميل بطاقة الائتمان، فلن يكون لدينا نقود كافية لدفع الفاتورة، على الرغم من أنّنا نُحقق أرباحاً ولدينا الكثير من الائتمان.
ويجب علينا مُراجعة شروط الدفع الخاصة بالبائعين والموردين للتأكد من أنّنا نحتفظ بما يكفي من النقود في متناول اليد لدفع الفواتير، وإذا لم يكن الأمر كذلك، فقد لا يوفرون لك المزيد من الإمدادات وقد يتم إغلاق العمل مؤقتاً.
حتى إذا كُنّا نُدير التدفقات النقدية بشكل جيّد، فقد نجد أنّنا تُعاني من نقص في السيولة إذا واجهنا ظروفاً غير متوقعة، مثل زيادة الأسعار من قبل أحد الموردين أو الإنفاق النقدي الكبير للإصلاح، وفي بعض الحالات، يُمكن التعامل مع هذه النفقات غير المتوقعة وتظل مربحة ولكن ليس لدينا نقود كافية لدفع الفواتير.
وعندما يحدث هذا، يُمكننا مُحاولة التفاوض على شروط دفع جديدة مع البائعين، أو البحث عن حد ائتمان أو قرض من البنك الذي نتعامل معه أو استخدام الأصول الشخصية لتغطية النقص النقدي.
