مفهوم المستند:
المستند هو عبارة عم ورقة ثبوتية تدل على حصول العمليات المحاسبية المالية والتأكد من صحتها. ومن خلال المستندات يتم تسجيل العمليات المالية في الدفاتر المحاسبية؛ للتأكد من ثبوت حصول هذه العملية. وكذلك تُعتبر المستندات أحد الأدلة القانونية التي تدل على تأكّد حصول العملية المالية في حال حدوث المنازعات، أو في حال الوقوع بالمشاكل القانونية.
أنواع المستندات:
تم تقسيم المستندات المحاسبية إلى مجموعتين رئيسيتين، وهما: المستندات المحاسبية المباشرة والمستندات المحاسبية غير المباشرة. وسوف نقوم بتوضيحهما فيما يلي:
1- مستندات مباشرة:
هي المستندات المحاسبية التي يتم إعدادها بشكل مباشر من قِبل المؤسسة، وتُعتبر المصدر الرئيسي للتسجيل في الدفاتر المحاسبية. ويمكن تلخيصها في ما يلي:
- مستند القبض: وهو أحد أنواع المستندات المباشرة التي تقوم المؤسسات بإعدادها عند حصولها على مبالغ مالية من العملاء على شكل مبالغ نقدية أو شيكات مسحوبة على البنك، حيث يحصل الدافع على نسخة من المستند ويبقى نسخة للمؤسسة لتسجيل العملية المالية في الدفاتر المحاسبية.
- مستند الصرف: تقوم المؤسسة بإعداد مستند الصرف في حال دفع مبالغ مالية ونقدية للعملاء، أو مقابل حصولهم على خدمات معينة، سواء كان التسديد نقدي أو على الحساب أو بشيك مسجل ومسحوب على البنك، حيث يحصل العميل أو المستلم على نسخة من بعد القيام بالتوقيع على استلامها، والنُّسخ الاُخرى تبقى في المؤسسة للقيام بعملية تسجيل العكلية المالية في المؤسسة.
- مستند القيد: هو أحد أنواع المستندات المباشرة التي يتم القيام بإعدادها عند حدوث عملية مالية لا تحتوي على مدفوعات أو مقبوضات؛ وذلك للقيام بتسجيل العملية المالية في حال تم الدفع أو القبض بالوقت المستقبلي في الدفاتر المحاسبية، مثل عملية البيع الأجل أو البيع على الحساب.
2- مستندات غير مباشرة:
وهي المستندات التي تكون مرفقة مع المستندات المباشرة؛ لغايات تعزيزها أو تأكيدها وتوثيقها. وهي كما يلي:
- الفاتورة: تُعتبر الفاتورة بأنها كشف تفصيلي يقوم بها البائع لتسجيل جميع الخدمات التي تم تقديمها، أو جميع البضائع التي تم بيعها مع الأسعار والكميات وكذلك الوقت التي تمت به جميع العمليات.
- الشيك: يُعتبر الشيك بأنه أحد الأوراق المالية أو الصحكوك التي يتم كتابتها، في حال تقديم أو الحصول على خدمة وتحويل الحساب للبنك، عندما لا يكون لدى العميل أو الشركة السيولة الكافية للقيام بالدفع مقابل العملية المالية التي حصلت.
- الكمبيالة: تُعتبر الكمبيالة تعهد ورقي مكتوب تدل على ضمان قيام شخص بدفع الأموال للطرف الآخ، كأن تتم العملية على الحساب وتُعتبر الكمبيالة ضمان حصول الطرف صاحب المال على أمواله في تاريخ يكون محدد ومسجل.
- الإشعار المدين: هي ورقة أو مستند تقوم المؤسسة بإرسالها للعميل؛ لإعلامه بالمبلغ المالي المترتب عليه.
- الإشعار الدائن: ورقة ثبوتية يتم إرسالها للعميل؛ لإعلامه بأن القيمة المستحقة عليه قد تم تخفيضها بسبب خطأ معين.
- كشف الحساب: تقوم المؤسسة بإعداد كشف الحساب وإرسالة للعملاء لتوضيح الأرصدة المستحقة وجميع الحركات المدينة والدائنة.
