إنّ طريقة اتخاذ قرار الشراء في المُنشآت، يتم من خلال التفاعل بين عدد أفراد المُنشأة أو إدارتها، ويَمرُّ ذلك المسار بعدد من المراحل تزداد وتقل وفقاً لعملية الشراء والنظام الذي تتَّبعه المُنشأة.
المراحل التي تَمرُّ فيها عملية الشراء:
تَمرُّ عملية الشراء بسبعة مراحل وهي:
- مرحلة الشُعور بالحاجة: هي المرحلة الأُولى من مراحل قرار الشراء في المُنشآت، وتنشأ هذه المرحلة عندما تَشّعُر المُنشأة، أنّ ما لديها فعلاً من مُنتجات، أقل ممّا يجب أن يكون لديها، أو أقل ممّا تحتاجه. وينشأ هذا الشعور من خلال معرفة المُنشأة بما لدى الآخرين، من مُنتجات جديدة لم تكن لديها، ومن متابعتها للمُستجدَّات في القطاع الذي تعمل به.
- مرحلة تحديد المواصفات: بعد أن تتم معرفة ما تحتاجه المُنشأة، فلا بُدَّ من تحديد مواصفات ذلك المُنتج بشكل دقيق ومُتكامل، وفي العادة يجب في هذه المرحلة عدم المُبالغة في المواصفات، ممّا قد يجعل المُنتج المطلوب مُكلِفاً جداً، وكذلك عدم التهاون بالمواصفات، لكي لا يُصبح المُنتج ذا جودة مُنخفضة.
- مرحلة اختيار المُورّدين: بعد تحديد مواصفات المُنتج المطلوب، فإنّهُ يجب البحث عن مُورّدين لذلك المُنتج، وتتم معرفة المُورّدين، من خلال الإطلاع على النشرات والأدلَّة التجارية، وحضور المعارض المُتخصِّصة، وكثيراً ما يرتبط اعتماد المُورّدين الجُدد، بفحص المعلومات الكاملة لهم، مثل جودة إنتاجهم، وموقعهم، وطاقتهم الإنتاجية.
- مرحلة طلب العُروض: بعد أن يتم اختيار المُورّدين المُناسبين، من بين عدد كبير من المُورّدين، تبدأ مرحلة طلب العُروض، والتي يتم فيها إبلاغ المُورّدين بالمواصفات المطلوبة، والكميَّة الازمة، وموعد التسليم النهائي، لكي يُقدّم كل منهم عرضاً يشمل ذلك كُلَّه، إضافة إلى السِّعر المطلوب كتكلُفة لتلك المُنتجات.
- مرحلة مُقارنة البدائل: بعد تَسلُّم العُروض، تتمُّ مُقارنتها وفقاً للمعايير التي تتناسب مع حاجة المُنشأة، ويتمُّ اختيار البديل الأمثل وفقاً للمعايير المطلوبة، ولا يُشترط أن يكون أقل العروض سعراً هو البديل الأمثل، فقد تختار المُنشأة معيار الإنتاج الوطنيِّ كمعيار أفضليَّة على معيار السِّعر، عندها يُقدِّم المُورّد ذو الإنتاج الوطني على غيره.
- مرحلة إتخاذ قرار الشراء: بعد اختيار البديل الأمثل، فإنّ إدارة المُشتريات في المُنشأة، تقوم بإصدار قرار الشراء، وإنهاء الإجراءات التعاقُديَّة مع المُورّد المُختار.
- مرحلة تقييم أداء المُورّد: إنّ عملية الشراء لا تنتهي بإصدار قرار الشراء، وإنهاء الإجراءات التعاقدية؛ لأنّ المُورّد قد يُخفِّق في الوفاء بما التزم به، سواءً من حيثُ مُناسبة المُنتج للمواصفات المطلوبة أو الالتزام بالوقت والكمية المُحدّدة؛ لذلك لا بُدَّ من مُتابعة المًورّد مُتابعة دقيقة لتقييم أدائه من جميع النَّواحي، وتحديد إمكانيَّة التعاون معه مُستقبلاً من عدمها.
