يمكن التقليل من المشاكل المتعلقة بإدارة الوقت وتأثيرها على المشروع، من خلال سرعة تحديد وإدراك بأن هناك مشكلة وإدارة الإداء جزء أساسي من عملك.
عقد اجتمعات دورية فردية في المشروع:
إدارة الأداء جزء أساسي من عملك هذا يتطلب منك الاتصال المنتظم مع كل العاملين والمستفيدين، فالاجتماعات الفردية تقدم المساعدة في ما يلي:
- إظهار اهتمامك وعنايتك بأوضاعهم وصالحهم.
- فهم شخصية كل فرد.
- معرفة خبراتهم ومهاراتهم واهتماماتهم ومعتقداتهم وطموحاتهم وكيفية شعورهم إزاء عملهم.
- التعرّف إلى ما يقلقهم بشأن عملهم ومشاكلهم التي يعانون منها في العمل نفسه، وأية صعوبات تواجههم في إدارة وقتهم بفعالية.
- الاتفاق على الأهداف الشخصية التي تنسجم مع الخطة.
- مراقبة ومناقشة الأداء.
- تحديد جوانب التدريب والتطوير المستقبلية.
- الاتفاق على أية توصيات ذات صلة لنقلها لمدري الأقسام.
وتكون هذه الاجتماعات غير رسمية عير أنه يتم تسجيل القرارات التي يُتفق عليها، ويتم مراجعتها في الاجتماع التالي، ويمكن تخصيص (20- 45) دقيقة لكل اجتماع وقرّر عدد مرات الاجتماع في بداية المشروع، ففي العادة ما يكون اجتماع واحد في الشهر كافي غير أن ذلك يتوقف على حجم المشروع أو طوله، ولا تخول هذه الاجتماعات دون مناقشة أغراض خاصة كما أنها ليست بديلة لأنشطة المراقبة التنظيمية.
ومع مرور الزمن يصبح لديك معلومات مفصّلة ودقيقة تُنقل إلى مدير القسم، كجزء من عملية تقييم رسمية للآداء، يمكنك أن تسهم بشكل موضوعي في هذه العملية من خلال إجراء حوارات منتظمة مع كل عضو في الفريق، إذ أن التقييم الضعيف أو الحيادي لاحقًا قد يعود باللوم عليك إضافة غلى التأثير الخطير لذلك على دافعية الفرد. وتذكّر بأنك بحاجة إلى حوار منتظم مشابه مع راعي المشروع لتعزيز الدافعية نحو تحقيق النجاح.
