يجب أن يتم تطوير العلاقات مع وسائل الإعلام ويجب أن يؤمن ظهور التحقيقات الصحفية بأكثر دقة وجودة، حيث إن الأشخاص الذين يزودون وسائل الإعلام بالمعلومات يجب أن يكونوا متعلمين ومطلعين.
إقامة العلاقات مع وسائل الإعلام في اجتماعات منظمات الأعمال:
إن الاهتمام الجماعي يرتفع الاهتمام من وسائل الإعلام بأنشطة العديد من منظمات الأعمال، والاهتمام يتزايد تجاه المنظمات الضخمة أو المشهورة، من واجب المنظمات أن تكون مستعدة للتعامل مع وسائل الإعلام، وقد يتزايد الاهتمام مع ظهور أزمات في المنظمة.
ولا يمكن خسارة السمعة للمنظمة تم بناؤها خلال فترات طويلة في ثواني قليلة والمنظمة لم تُعد نفسها لذلك، ولا تقوم بتنظيم العلاقات مع وسائل الإعلام وهنا لا يمكنها أن تدافع عن نفسها أو تقدم أي تفسير الذي يخص الأحداث، فالقصص والروايات والأخبار الجيدة لا تقوم بلفت الانتباه مثل الأخبار السيئة. ويجب أن يتم الاهتمام بأمرين هما:
- أن تركز الانتباه على المواضيع التي حصلت بشكل خاطئ، عدا الأمور التي تسير بشكل صحيح.
- تقييم الأخبار بأكبر قدر من الفاعلية حيث يتم إلغاء سرعة نقل المعلومات؛ أي القدرة على إمكانية التفسير الخاطئ والتزوير المقصود.
يجب على المنظمات أن تقوم بتطوير العلاقات المناسبة مع وسائل الإعلام وأن تقدم معلومات دورية حول الأحداث وتطور الأعمال، كما يجب أن يكون للمنظمة برنامج معتمد يعطي المنظمة قدرة المحافظة على اتصالها مع الذين يفهمون الأنشطة التجارية لها، وعندما تحدث أحداث مثيرة للاهتمام يقوم الشخص المُكلّف بتجهيز المقالة وليس لديه المعلومات اللازمة، فإن العلاقات القريبة من وسائل الإعلام وعلمها المستمر بأمور المنظمة والكادر العمالي ومنتجات المنظمة، يعني اطلاع كبير على أخبار المنظمة والقدرة على نقل المعلومات عن المنظمة بشكل موضوعي أكثر.
ومن المستحيل أن ينجح الحديث الصحفي أو أي مقال إخباري سريع، إذا لم يتم التحضير لهما والبحث المناسب، فيجب أن يتم القيام بما يلي:
- توفير الإمكانات لممثل المنظمة حتى يقوم بتنظيم العلاقات مع ممثلين وسائل الإعلام، ويتعرف على أسمائهم ومناصبهم واهتماماتهم الرئيسية.
- تحديد المجالات للنشاط التي يمكن أن تقوم بجذب اهتمام وسائل الإعلام.
- تفقد كل المقابلات الصحفية والمقالات التي تتعلق بالمنظمة ومنتجاتها؛ حتى تتأكد من نشر السمعة الجيدة ومحاولة استخدام العلاقات لإصلاح الانطباع الخاطئ.
- تحديد المستمعين وتحديد المعلومات التي تهمهم.
- التجهيز الدائم للأسئلة التي ترغب المنظمة ومنجاتها حتى تتحقق من نشر السمعة الجيدة للمنظمة.
- تحديد الفرد في المنظمة الذي سوف يكون على اتصال دائم بوسائل الإعلام، وتحديد الطريقة التي سوف يتم فيها تقديم المعلومات المتعلقة بالتطور والنواحي المتعلقة به.
- إعداد ملخص وترويج لكل إنجازات المنظمة لكي تحجب الأخبار الجيدة والأخبار السيئة.
أما ردة الفعل في الاجتماع عند التعرض لأزمة من السهل على المنظمة أن تقوم بتزويد الإعلام بالمعلومات التي لها علاقة بالنواحي الإيجابية لمهامها، حين يخلق الاهتمام المتزايد بنتائج الأزمات مشاكل حقيقية فهذه المشاكل يمكن حلّها وتجنبها، إذا كان هناك اعتماد على التخطيط الاستراتيجي الذي يجابه الكارثة، حيث يجب أن يتم تطوير الخطط لموازنة الوضع.
ويجب أن يكون هناك سكرتير الصحفي في الاجتماع ويكون لديه اطلاع في أمور المنظمة كاملة وأن يزوّد دائمًا بالتفاصيل، ويجب أن يقوم بإعداد معلومات شاملة بقدر الإمكان تكون بسيطة وقريبة من فهم المستمعين، وهذه المعلومات تتعلق بالمنظمة وأنشطتها ومنتجاتها ومشاكلها والمشاريع المستقبلية.
