عندما يصبح مكان ما شاغر فإن أول الأمور التي يجب أن تقوم إدارة الموارد البشرية بها الإجابة على سؤال هل سوف يتم شَغل هذا المكان أم لا؟ وهل هناك حاجة تتطلب شغل الوظيفة ذاتها أم وظيفة أخرى. وعند مراعاة هذه الأمور فيجب على صاحب العمل أن يقوم يراعي مجموعة من البدائل ومنها إعادة التنظيم، والمرونة في العمل، والاستعانة بالعمالة المؤقته وغيرها.
كيفية تحديد احتياجات عملية التعيين
أولا إعادة التنظيم
ربما يكون من الممكن أن نقوم بإعادة تنظيم وظائف المنظمة بأسلوب محدد، وذلك حتى يصبح القيام بالعمل نفسه لكن عن طريق عدد أقل من الأفراد، في الحقيقة أصبح من الممكن في منظمات الأعمال الحديثة التي تخفي الطبقات الوظيفية ويتم فيها تقليل عدد الموظفين ويكون هذا من خلال إعادة التنظيم ومن خلال رفع القدرة الإنتاجية للموظفين الذين قضوا وقت أطول في المنظمة.
في العادة يكون من السهل أن يتم تحقيق هذا عندما تكون فرص العمل محدودة؛ وذلك لأن الموظفين في المنظمة يكونوا أقل استعداد للمخاطرة بعملهم، وبناءً على ما سبق قد يكون العاملون على استعداد للعمل بجدية أكثر في وبنسبة أقل من المكافآت. مع ذلك فإن هذه الطريقة قد تسبب على المدى العيد وجود عدم الرضاالوظيفي من قِبل الموظفين.
ثانيا المرونة في العمل
قد تعتبر ترتيبات العمل الأكثر مرونة إحدى الأساليب الأخرى لتحقيق القدرات الإنتاجية ذاتها دون إجبارهم إلى رفع عدد الموظفين أو المحافظة عليه، وبالإمكان أن يأخذ أشكال عديدة. على أبسط المستويات،من الممكن أن يتم سداد النقص في عدد الموظفين من خلال زيادة العمل الإضافي، هذا بالرغم من أنه من الواضح أنه بحاجة لدرجة كبيرة من المرونة.
قد تتمثل الاتفاقيات التي تتميز بالمرونة الخاصة بمدة العمل والمدة السنوية للعمل بشكل خاص آلية جيدة ليتم تغطية ساعات عمل أطول من العمل اليومي مثل فتح المحلات التجارية لساعات أكثر أو اختلافات فصلية في حجم العمل مثل العمل في مجال زراعة البساتين.
من الممكن أن يؤدي العمل عن بُعد إلى رفع الكفاءة الإنتاجية للأفراد حيث يقومون بأداء العمل في البيت دون أن يكون هناك حاجة لهدر الوقت والمال في الانتقال لمكان العمل، يعتبر هذا اختيار له جاذبية خاصة للذين لديهم التزام أسري.
ثالثا الاستعانة بالعمالة المؤقتة
قد يكون من المنطقي أن تتم الاستعانة ببعض الأفراد الذين يقومون بعمل القطعة أو ربما العمالة الطارئة بدل من أن يتم تعيين أفراد متفرغين ويتمثل الاختلاف المتواجد بين هذين النوعين من أنه يتم تعيين العمالة غير الدائمة بناءً على أسس منتظمة بناءً على عدد محدد من الساعات في حين يتم الاستعانة بالعمالة الطارئة عندما نحتاج لها وبالقدر اللازم.
من الواضح أن ترتيب العمالة الطارئة يكون أكثر مرونة لكن يجب التذكر أنه من المتوقع أن تكتيب العمالة الطارئة حقوق العمالة الدائمة في بعض الأحيان، وسوف يعتمد بالطبع على مدى ما تتميز به هذه العمالة من خيارات الجودة على طبيعة العمل الذي يتم تحقيقه، بالإضافة إلى ذلك فيوجد بديل يتمثل في التعيين في فرق عمل من خارج المنظمة وبالإمكان الاستعانة بهذا عند القيام ببعض المهام وبشكل خاص في أعمال السكرتارية والمهام الإدارية.
رابعا الاستعانة بالمقاولين
يعتبر المقاولين من المزودين التجاريين للخدمات التي تدفع المنظمة لكي تحصل عليهم، لا يعتبر المقول موظف في المنظمة وأيضًا لا تتعهد المنظمة بتوفير العمل الدائم لهم، وهكذا فمن البديهي أن يتم الاستعانة بهم عندما تكون المنظمة بحاجة لهم للقيام بخدمة مابطريقة مرحلية وليس بشكل دائم.
وقد صرح خبراء الإدارة يجب على المنظمات أن تلتزم بالعمل في المجال الذي لديها خبرة فيه ويجب أن لا تقدم الخدمات التي ليس لديها خبرة فيها، لذلك من الأفضل أن يتم الحصول على الخدمات غير العادية مثل الاستشارات القانونية من خلال دفع مقابل مالي بدل المحاولة من توفيرها داخل المنظمة، يعتبر تقليص الخدمات هو الاتجاه المرتفع في القطاع العام حيث أن هناك رفط مستمر لكي تقلل النفقات.
من جهة أخرى، فإنه من أحد الاتجاهات المتزايدة أيضًا ما يتمثل في تعيين ما يطلق عليهم اسم الموظف التنفيذي المرحلي، وهم عبارة عن مجموعة من الموظفين التنفيذيين من أصحاب الخبرة ولديهم بصفة عامة خبرة كبيرة بجزء محدد من العمل، ومن ثم يمكن الاستعانة بهم ليتم ملئ هذا الجزء.
وهذا يعني أنه من الممكن أن يتم تعينهم لفترة زمنية لا تزيد عن عدة أشهر ليتم تغطية غياب بعض الأفراد لفترة قصيرة، أو حتى تكون العمالة على مستوى حجم العمل الزائد، كما أن هذا يعني أنهم سوف يكون لديهم الاستعداد بسرعة للعمل وأنهم يكونون في حاجة للحد الأدنى فقط من المتابعة أو التدريب.
خامسا نقل العمالة أو الترقية
يجب دائمًا التفكير في قدرة نقل أحد الموظفين إلى المكان الشاغر، وهذا لأنه ليس شرط أن يكون لديه القدرة على حل المشكلة فحسب ولكن يمكن أن يكون لديه القدرة على تطوير للفرد الذي يتم نقله. وبأسلوب مشابه يوجد هناك سؤال مطروح إذا كان من الممكن أن يتم شغل المكان الشاغر من خلال الترقية داخل المنظمة بدل من المحاولة من الاستعانة بأحد الأفراد من خارجها أم لا، ومن الممكن أن يكون لنقل العمالة أو الترقية فائدة من حيث عملية التحفيز للعاملين ومن حيث رفع الروح المعنوية لهم.
سادسا المشاركة في العمل
تعتبر المشاركة في العمل واحدة من الممارسات التي تم استخدامها في السنوات الأخيرة والتي تكون قائمة على العديد من الفوائد لأولئك الأفراد الذين لديهم التزام آخر، ومن خلال المشاركة في العمل يتم توفر وظائف لبعض الأفراد الذين لم يفكروا بالعمل لولا وجود مثل هذا الأسلوب.
سابعا الاستعانة بالحاسوب
كان ولا زال تأكيد على فائدة المدخرات التي تنتج من خلال الاستعانة بالحاسوب في العمل، بدأ في الماضي أن كل ما تم تحقيقه من نتائج عند الاستعانة بالحاسوب في العمل يتمثل في زيادة عدد العاملين والوظائف الرئيسية في مجال تكنولوجيا المعلومات.
وكان السبب الأساسي في ذلك أنه في الإنتاج قدر كبير من المعلومات أكثر من التركيز على تقليل الجهد الذي يقوم به العاملون، مع هذا يبدوا أنه يتم في الفترة الحالية سوف يبدأ فيه تحقيق المدخرات من القدرة الإنتاجية وهو الشيء الذي كان الجميع ينتظره، من المؤكد أنه عندما يتم التعامل مع أعداد كبيرة من العاملين فيجب التفكير وقتها إذا كان من الممكن الاستعانة بالحاسوب في العمل لتقليل مجهود وتكلفة العاملين أم لا.
ثامنا تحديد متطلبات العمل
تحتاج هذه المرحلة من العملية أن يكون هناك فهم واضح لمحتوى الوظيفة بالإضافة على الصفات اللازمة في الفرد الذي سوف يتوكل بالوظيفة وحتى يكون لديه المقدرة على أداء العمل على المستوى المطلوب، وهذا يعني أنه يجب أن يكون هناك وصف واضح للوظيفة.
وتتمثل الحاجة إلى شغل أحد الأماكن الشاغرة فرصة نموذجية لمراجعة وصف الوظيفة الموجود لضمان أنه لا يزال يحقق احتياجات المنظمة، ويجب أن يكون هناك تقرير بالسمات اللازم تواجدها في الفرد الذي سوف يقوم بالوظيفة.
