يتم احتساب الحافز لتنمية الموارد البشرية من خلال منهجية محددة يتم تنفيذها بطريقة دقيقة، لكي لا يحصل ظلم لأي موظف داخل المنظمة.
طريقة حساب الحافز لتنمية المورد البشري
لحساب الحافز في المنظمات يجب تتبع الخطوات التالية:
بالنسبة للأقسام الإنتاجية
- يتم تحديد الأقسام أي المراكز الإنتاجية بالمصنع.
- يتم تحديد الإنتاج أي الأداء المرغوب للفترة من واقع الموازنة التخطيطية للمنظمة.
- يتم حصر مؤشرات الأداء المستهدف وتحديد عناصرها ومكوناتها:
- مؤشر الوقت أي ساعات العمل اللازمة لتحقيق الإنتاج المرغوب.
- مؤشـر التكاليف أي تكلفة العمل المباشر والمواد الخام والتكاليف الصناعية المحسوبة في الموازنة التخطيطيـة لتحقيق الإنتـاج المستهدف.
- مـؤشر الجـودة ويقصد به هنا الإنتاج المعيب المسموح به، السماح في مواصفات الإنتاج المسموح به، إعادة التشغيل المسموح به.
- مؤشر الطاقة وهنا نسبة استغلال الطاقة الإنتاجية المستهدفة والمحققة لخطة الإنتاج حسب الموازنة التخطيطية.
- يتم إعلان الإنتاج المستهدف ومؤشرات الأداء القياسية المستهدفة لجميع العاملين بالمراكز الإنتاجية المعنية والمشمولين بنظام الحوافز، وتجرى مناقشة لهذه الأرقام واستبيان أي مشكلات أو معوقات قد يراها العاملون تحول دون تحقيق هذه الخطة بعناصرها كلها، وبحث تلك الآراء والبت فيها قد يجري تعديل الخطة المستهدفة زيادة أو نقصان نتيجة لهذه المناقشات وبالتنسيق دائمًا مع إدارات المبيعات والمشتريات والمالية والموارد البشرية.
ثانيا بالنسبة للإدارات المساندة
فيما يلي الإدارات المساندة بالمنظمات وهي: تخطيط ومراقبة الإنتاج، الهندسة الصناعية، تخطيط ومراقبة المواد، التكاليف، الصيانة، المخازن، الأمن الصناعي، مراقبة الجودة، البحوث وتطوير المنتجات، تسهم هذه الإدارات في تحقيق الإنتاج بشكل رئيسي وإن كان غير مباشر ولحساب الحافز المستحق للعاملين في تلك الإدارات يتم تخصيص (15 %) من قيمة الحافز المحتسب للأقسام الإنتاجية، ويتم توزيعه على العاملين في تلك الإدارات باعتبارها جميعًا متعادلة في الأهمية النسبية لتحقيق الإنتاج. وذلك وفقًا لقاعدة الراتب الأساسي على النحو التالي:
- يحصر العاملون في تلك الإدارات والذين شاركوا بالعمل طوال الفترة المحتسب عنهـا الحافز، أي تستبعد أيام الغياب بدون عذر والإجازات بجميع أنواعها.
- تورع الـ (٨٠ ٪) الأولى من نسبة الـ( 15 ٪) المخصصة على هؤلاء العاملين بنسبة الراتب الرئيسي لكل منهم إلى إجمالي رواتبهم الأساسية.
- بالنسبة لمن حقق أداء متميز خلال الفترة يحتسب الحافز المستحق له بعد تعديله بمعامل تميز يقرره مدير المنظمة، وذلك من حصيلة الـ (٢٠ ٪) الباقية، ويجب أن يراعي في جميع الأحوال التأكد من تحقق معايير الأداء المحددة، لكل قسم بحسب طبيعة نشاطه حتى يستحق أفراده الحافز المحتسب، بمعنى أنه ورغم تحقق الزيادة في الإنتاج إلا أن عدم تحقق معايير الأداء المحددة لكل قسم تحرمه من المشاركة في الحافز.
يرتبط نظام الحوافز ارتباط وثيق بنظام قياس كفاءة الموظفين ويجب حصول الفرد على تقدير جيد على الأقل في آخر تقرير كفاءة قبل فترة استحقاق الحوافز.
ثالثا بالنسبة للإدارات المركزية بالمنظمة عدا إدارة المبيعات
الإدارات المركزية بمنظمة الصناعة هي: إدارة الجودة، إدارة الـبحوث والتطوير، إدارة الأمـن الصناعي، إدارة المـشتريات، إدارة المخازن، إدارة الحسابات، إدارة السكرتارية والشـــوان الإدارية، ويقوم نظام الحوافز لتلك الإدارات على الأسس التالية:
- في حالة تحقق زيادة في الإنتاج الفعلي عن المرغووب بالأقسام المراكز الإنتاجية يقتطع (15 %) من قيمة الحافز في كل مصنع لتكوين الحصيلة التي سيتم بها صرف حوافز العاملين بالإدارات المركزية بالمنظمة.
- تحدد لكل إدارة مجموعة معايير يجب تحققها حتى تستحق المشاركة في الحافز.
- تطبق ذات القواعد السابقة في حالة الاقسام المساندة على مستوى المصنع ليتم توزيع الحافز المستحق لهذه الإدارات على العاملين فيها، ومبدأ التوزيع هنا يكون باقتطاع (80%) يتم توزيعها حسب الرواتب الأساسية، وتخـصص الـ (20%) الباقية لتمييز الأفراد ذوي الأداء المتميز بمعامل يحدده مدير عام المنظمة. وعلى سبيل المثال، فإن إعداد معايير الأداء لإدارة المشتريات يمكن أن تأخذ في الاعتبار ما يلي:
- عدد أوامر الشراء المنفذة إلى عدد طلبات الشراء.
- عدد أوامر الشراء المنفذة خلال الوقت القياسي 5 أشهر للواردات و15 يومًا للمشتريات المحلية.
- مدى الالتزام بالمواصفات وشروط الجودة في عمليات الشراء المنفذة.
- مدى إتمام المشتريات بأقل الأسعار، والحصول على خصومات أو أسعار تفضيلية.
- مدى إتمام عمليات الفسح من مواني الوصول في الوقت المحدد وعدم تحمل غرامات تأخير.
- مدى النجاح في الحصول على كسب الوقت عند تفريغ الشحنات الواردة.
- حالات التزام الموردين بالشروط والمواعيد عند التوريد.
- مدى القدرة على توسيع دائرة الموردين، وتحسين العلاقات مع المتميزين منهم.
- مدى القدرة في الحصول على شروط توريد وسداد أفضل.
رابعا نظام حوافز العاملين في المبيعات
يقوم نظام حوافز المبيعات على الأسس التالية:
- يحدد لكل إدارة من إدارات المبيعات الأهداف البيعية المقررة للفترة.
- يتم حصر المبيعات الفعلية المتحققة خلال الفترة.
- يتم احتساب حوافز المبيعات المتحققة على النحو التالي:
- يتم استبعاد قيمة المبيعات الناتجة من مناقصات حكومية داخل أو خارج البلد التي حصلت عليها المنظمة بتقديم مظاريف مغلقة بأسعار نهائية.
- يتم استبعاد قيمة أوامر التوريد الصادرة من شركات شقيقة.
- يتم استنزال قيمة المبيعات خلال الفترة ولم يتم تحصيلها.
- يتم استبعاد قيمة مردودات المبيعات حتى ولو كانت تخص فترات سابقة.
- تحتسب قيمة الحافز العمولة على ما يحقق من زيادة المبيعات الفعلية حسب قيمتها عن الهدف المحدد للفترة.
- تطبق نسب الحافز العمولة التالية:
- المبيعات في حدود الخطة.
- المبيعات الزائدة حتى (10 ٪ ) فوق الهدف.
- المبيعات الزائدة من (10 ٪ -250 ٪) فوق الهدف. (0.4%)
- المبيعات الزائدة من (25 ٪ – 50 ٪ ) فوق الهدف. (35%)
- المبيعات الزائدة من (50 ٪ – 75 ٪ )فوق الهدف. (0.25%)
- المبيعات الزائدة فوق (75 ٪) عن الهدف. (0.2%)
مظاهر التميز في المبيعات
تعتبر المظاهر التالية من سمات تميز العاملين في دائرة المبيعات والتي يستحق أصحابها تميزاً في الحوافز يقوم مدير المبيعات باقتراحه وهذا يعتمده نائب المدير العام في المنظمة.
- أن يحصل الموظف على أوامر توريد من عميل جديد لم يسبق له التعامل مع المنظمة.
- أن يحصل الموظف على أمر توريد لمنتج جديد لم يسبق للمنظمة أن قامت بإنتاجه نهائيًا.
- أن يقوم الموظف بإتمام عملية بيع بسعر أعلى من سعر البيع المقرر من قبل المنظمة.
- أن يقوم الموظف باسترجاع عميل سابق كان قد توقف عن التعامل مع المنظمة، ولكن لا تنطبق هذه الحالة على العملاء الذين كانو يتعاملون سابقًا مع الموظف المبيعات نفسه.
- أن يقوم الموظف ببيع كميات من المخزون الراكد.
- أن يقوم الموظف بتحصيل مستحقات كان العميل قد توقف عن سدادها لما بعد فترة الائتمان المسموح به من غير نفس الفرد.
في جميع الحالات السابقة يتقرر لمهندس المبيعات المتميز والمهاري حافز إضافي بنفس النسبة المعمول بها لحجم المبيعات أو التحصيلات والمماثل لما حققه بالتميز.
