اقرأ في هذا المقال
تحديد المستفيدين من المشروع ليس جزء من خطوة البدء بالمشروع فحسب، بل هي عملية مستمرة تكون طول فترة المشروع، فالعديد منهم لا يظهرون إلا في المراحل المتأخرة منه.
هل يجب عليك كمدير مشروع أن تعرف المستفيدين؟
عليك أن تنتبه لما يظهر لك منم مستفيدين جُدد وعادةً عندما لا تكون متوقعهم، تتغير الأهمية النسبية للمستفيد مع تغيّر الوقت ومراحل المشروع. وإذا فشلت في التعرف أو التعاون مع أي مستفيد فأنت ترتكب مجازفة قوية بحق مشروعك، فقد يقوم هذا المستفيد بفرض وجهات نظر أو تغييرات على خططك في وقت غير مناسب لك تمامًا هذا يُعيق التقدّم في المشروع، بما أنك مدير المشروع عليك أن تضع قوانيين منظّمة منذ البداية.
وربمّا من المفيد أن تقوم بتحديد المستفيدين بناءً على اختلاف مستوى أهميتهم بالنسبة للمشروع، فمن الواضح أن راعي المشروع والعميل يكونان ضمن فئة الأهمية العليا بينما الآخرين ضمن فئة الأهمية الوسطى أو المتدنية. وقُمّ بالطلب من راعي المشروع أن يُعلم كل المستفيدين الداخليين، بما ينطوي عليه مشروعك من أهمية استراتيجية وأولولية، هذا يُسهل مهمتك عندما تتوجه لهم طالبًا منهم الدعم النشط لجهودك، فالكثير من المستفيدين يمتلكون خبرات ومعرفة قيّمة ولا مانع من أن تستخدم هذه الخبرات لصالح المشروع، وأن تطلب الآراء والمشورة عندما تشعر بأنه يمكن أن تقدّم الفائدة لفريقك، وبقدرتك أن تدعو مستفيد ما إلى فريقك لبعض الوق إذا ما كان باستطاعته أن يقدّم إسهام محدّد.
ما يجب عليك التأكد منه من المستفيدين كمدير:
- يعرفون مسؤولياتك وسلطتك.
- يتقبلون مسؤوليتك عن العمل اليومي للفريق.
- يتلقون تشجيع لتقديم الاقتراحات الإيجابية.
- يستطيعون أن يسهموا بأفكارهم.
فعليك أن تتحرك فورًا لتعالج النقد أو التدخل السافر الذي يكون عضد الفريق، ويقوم بتحطيم المعنويات ويزيد الصراع بين الأعضاء، فالإدارة الضعيفة للمستفيدين تسبب الفوضى والارتباك وتقليل العزيمة، عليك أن تسأل أعضاء فريقك الأسئلة التالية:
- من هم المستفيدين؟
- من هم من داخل الشركة ومن هم من خارجها؟
- ما الذي تحتاج لمعرفته عن كل مستفيد؟
- من أين وكيف يمكن الحصول على هذه المعلومات؟
وبعد الإجابة عن الأسئلة السابقة، قم بطرح أسئلة على كل واحد منهم، من هذه الأسئلة:
- ما هي مصلحته بالضبط؟
- ما هي السلطة التي يمتلكها؟
- لماذا هو مهتم بهذا المشروع؟
- هل هو مع المشروع أو ضدّه؟
- ما الذي يتوقع أن يقوم باكتسابه؟
- هل سيؤثر المشروع على أعماله؟
- كيف سيؤثر المشروع عليه؟
- هل يمكنه أن يعيق أو يعترض بشكل جدي تقدّم المشروع؟
- هل بإمكانه أن يسهم بخبرته أو بمعرفته؟
- هل لديه أهداف خفية، فإذا كان الجواب بنعم فما هي هذه الأهداف؟
فعدد المستفيدين يزيد أو ينقص مع مرور الزمن، لذلك قُمّ بوضع قائمة عند بداية المشروع سجّل فيها اسم المستفيد ومكانه وعنوانه ورقم هاتف الاتصال، وعليك مرجعتها باستمرار.
