اقرأ في هذا المقال
سكرتير المكتب أو السكرتير الشخصي شخص يتم توظيفه لرعاية السجلات والرسائل والأعمال الروتينية لشخص آخر، فهو موظف في شركة تجارية أو مجتمع مسؤول عن الرسائل والسجلات ويحتفظ بمحاضر الاجتماعات.
تعريف السكرتارية المكتبية
تم تعريف السكرتير المكتبي على أنه الشخص الذي يتم توظيفه للقيام بأعمال مكتبية مثل كتابة الرسائل والرد على المكالمات الهاتفية وترتيب الاجتماعات ويعتبر سكرتير الشركة هو الشخص الذي لديه واجب قانوني لحفظ سجلات الشركة.
أهم أعمال السكرتير المكتبي
- يحافظ سكرتير المكتب على حسن سير المكتب من خلال مجموعة متنوعة من الواجبات الإدارية والكتابية. فهم يتعاملون مع جداول المكتب، وينسقون الاجتماعات والزيارات، وينظمون الملفات، والرد على الهواتف، ويؤدون مجموعة كبيرة من المهام الأساسية الأخرى.
- يعمل أمناء المكاتب بشكل عام من أجل التنظيم، واعتمادًا على خبرتهم، يمكنهم أيضًا الإشراف على الموظفين الكتابيين الآخرين.
- يتم توظيف أمناء المكاتب تقريبًا في كل صناعة، لا سيما الأعمال والقانون والطب والتعليم والنمو الوظيفي لأمناء المكاتب بطيء ولكنه ثابت.
معاني مختلفة لمصطلح (السكرتير المكتبي)
- وفقًا لقاموس أكسفورد، السكرتير هو الشخص الذي يتمثل عمله في الكتابة للآخرين، وخاصة الشخص الذي يتم توظيفه لإجراء المراسلات والاحتفاظ بالسجلات والقيام بأعمال تجارية مختلفة لشخص آخر أو لمجتمع أو شركة أو هيئة عامة.
- وفقًا لقاموس Webster، يُعرِّف السكرتير بأنه شخص مكلف بمسائل خاصة أو سرية وكاتب سري، وهو الشخص الذي يحضر المراسلات والسجلات ذات الطبيعة الخاصة والسرية.
- وفقًا لقاموس Penguine للتجارة، يُعرِّف السكرتير بأنه الشخص الذي يتعامل مع الإدارة العامة لمنظمة ما، لا سيما الأعمال الكتابية مثل المراسلات، وأخذ محاضر الاجتماعات، وحفظ السجلات.
- وفقًا لقاموس اللغة الإنجليزية، تم تعريف كلمة سكرتير على أنه الشخص الذي يتعامل مع المراسلات، ويحتفظ بالسجلات، ويقوم بأعمال كتابية عامة لفرد أو منظمة.
- يتمتع السكرتير الجيد بصفات مختلفة ومهارات صلبة وناعمة تساعدهم على النجاح في دور ما، ويمكن تعلم هذه الصفات وتطويرها بقليل من التفاني في بذل الوقت والجهد.
أن أهم ما يتطلبه الأمر لتصبح سكرتيرا ناجحا أن تفهم كل ما هو متوقع منك في هذا الدور، والبحث عن فرص للذهاب إلى أبعد من ذلك وزيادة المهارات باستمرار، ومواكبة البرامج والتكنولوجيا الجديدة.
