ما هو دور نظم المعلومات في اتخاذ القرار الإداري؟

مفهوم القرار الإداري:

يقصد باتخاذ القرارالإداري هو عملية اختيار مدروسة لأحد المقترحات المتاحة، حيث تقوم على التحليل الشامل لمختلف نواحي المشكلة التي يجب اتخاذ القرار بشأنها، كذلك اختيار الاقتراح المناسب من بين مجموعة من المقترحات؛ ليتم الوصول لغاية محددة، ويجب أن يكون هذا المقترح المناسب للعناصر المتوفرة في المنظّمة.

مراحل اتخاذ القرارات:

• تعريف المشكلة واكتشافها: تُعرّف المشكلة في مجال عملية اتخاذ القرار أنها الابتعاد عن الهدف الذي تمَّ  تحديدها مسبقًا، أو في حالة من عدم التوازن بين ما هو عليه الوضع الحالي وبين ما يفترض أن يكون.

• تشخيص المشكلة: المقصود هنا التشخيص والتعرّف على الأسباب التي أدت إلى المشكلة وأن يتم تحديد الأبعاد ومعرفة السبب الأساسي لظهورها ومعرفة الأسباب والأعراض.

• تحليل المشكلة: وهنا يتطلّب تحليل المشكلة والعمل على تصنيفها ليتم تحديد البيانات والمعلومات اللازمة لحلها ومصادرها، ويعني أن يتم تصنيف المشكلة وتحديد طبيعة المشكلة وحجمها ومدى تعقدها، ونوعية الحل الأنسب المطلوب ليتم مواجهتها.

• إيجاد البدائل لحل المشكلة: وما يعنيه الحل البديل هو وسيلة الحل الموجود أمام متخذ القرار لحل المشكلة الموجودة، أو يقصد به أنه القرار المقترح ويؤخذ بعين الاعتبار إلى جانب قرارات أخرى مقترحة بهدف المقارنة، والتحليل حتى يتم اختيار احسنها ويصبح القرار الأخير.

• تقييم البدائل المتاحة لحل المشكلة: بعد أن يدرس متخذ القرار الحلول المتاحة للمشكلة، ويتوجب عليه بعد ذلك القيام بإجراء تقييم شامل لها، وتعتبر هذه المرحلة من المراحل المهمة والصعبة؛ لأن عملية المفاضلة بين البدائل ليست عملية بسيطة وواضحة وسهلة؛ لأن ميزات وعيوب كل بديل لا يظهر وقت البحث ولكن تظهر عند تنفيذ الحل في المستقبل، ومن هنا يكون لدى متخذ القرار حالة الشك وعدم التأكد من صحة البدائل المطروحة للحل.

• اختيار الحل المناسب للمشكلة: تُعتبر عملية الاختبار النهائية للبدائل المعروضة لحل المشكلة من أهم الخطوات التي يوليها المدراء  الاهتمام الكبير.

العوامل المؤثرة في اتخاذ القرار:

إن علماء المدارس التقليدية لم يهتموا بأهمية العوامل السلوكية والاجتماعية والبيئية ودورها في عملية اتخاذ القرار، وإنمّا كان اهتمامهم على النواحي المادية، بينما علماء المدارس السلوكية فقد اهتموا بأهمية العوامل والتغيرات النفسية والاجتماعية والبيئة المحيطة وأثرها في عملية اتخاذ القرار. وبناءً على ذلك اهتمت دراساتهم في تحليل عملية اتخاذ القرار  بناءً على العوامل النفسية والظروف البيئة التي تحيط بالمنظمة وما له علاقة بها من عادات وتقاليد وقيم مجتمعية والنظام السياسي والنظام الاقتصادي، وبناءً على ذلك فإن العوامل المؤثرة في عملية اتخاذ القرار هي:

• العوامل الإنسانية: إن هذه العوامل تكون نتيجة كون عملية اختيار البدائل الموجودة ما هي إلا نتائج لتفاعل إنساني تتفاعل فيه عدد من العوامل المنطقية وغير المنطقية وموضوعية وشخصية، فإن العامل الإنساني قد يكون نابع من شخصية المدير أو من سلوك أحد مساعديه ومستشاريه أو من المرؤوسين وغيرهم ممن يمسهم القرار.

• العوامل التنظيمية: بالإضافة إلى العوامل الإنسانية التي تؤثر على اتخاذ القرار يوجد ايضًا العوامل التنظيمية، والتي تتمثل في القوى الداخلية في الموقف الإداري والاتصال الإداري والتفويض واللامركزية الإدارية ونطاق التمكين.

• العوامل البيئية: يوجد مجموعة من العوامل والقيود التي لها تأثير في فعالية القرار الصادر عن البيئية المحيطة بالقرار، من أهمها:

• طبيعة النظام السياسي وطبيعة النظام الاقتصادي المُطبّق في البلد.

• الانسجام بين القرار والمصلحة العامة.

•  النصوص التشريعية.

• التقدم التكنولوجي.

تعريف نظم المعلومات الإدارية:

مفاهيم نظم المعلومات الإدارية:

• قام   المفكّر (Senn)  بتحديد مفهوم نظم المعلومات الإدارية: هي نظام شامل ليتم توفير المعلومات الضرورية لوظائف الإدارة من تخطيط ورقابة وعمليات في الأنظمة، فهو يساهم في تنفيذ عمليات الإدارة واتخاذ القرار عن طريق توفير معلومات تقوم بوصف الماضي والحاضر وتتوقع المستقبل بشأن العمليات الداخلية العمليات الخارجية للمنظمة، وهو بذلك يقوم بتقديم معلومات موحّدة في الوقت الملائم للمنظمة.

• عرّف سكوت مورتون ( Scott Morton ) نظام المعلومات الإدارية بأنها : مجموعة كاملة ومُنسّقة من نظم المعلومات الفرعية التي تتكامل مع بعها البعض بصورة رشيدة، لتقوم بتحويل البيانات المدخلة إلى معلومات بأساليب متنوعة لتقوم برفع الإنتاجية وما يتّفق مع أنماط خصائص المدراء، وبناءً  على معايير متّفق عليها للجودة.

• تُعرّف نظم المعلومات الإدارية على أنها: نظام يقوم على الحاسب الآلي، يقوم بتوفير المعلومات للمسؤولين عن وحدة تنظيمية، وتقوم هذه المعلومات بوصف ما حدث في الماضي وما يحدث في الوضع الحالي وما هو متوقع أن يحدث في  المستقبل، تتوافر هذه المعلومات على شكل تقارير دورية وتقارير خاصة، ومخرجات نماذج رياضية  وتستخدم هذه المعلومات في عملية صنع القرار وحل المشاكل.

عناصر مفهوم نظم المعلومات الإدارية:

• أنّه نظام معلومات قائم على الحاسب الآلي، وذلك في عملية إدخال البيانات ومعالجتها ومن ثم تحويلها إلى معلومات تقدم الفائدة لمتخذي القرارات في المنظمة.

• أنّه نظام متكامل يقوم بالربط بين المجالات الوظيفية المتنوعة في الإدارة من تسويق، نصنيع، شراء، تمویل الأفراد، ويقوم يتحقيق التكامل بين نظم معلومات المجالات الوظيفية المتنوعة لوصف عمليات المنظمة بشكل كامل.

• أنّه نظام يقوم بدعم وظائف الإدارة من تخطيط ورقابة وعمليات، وهي المهام المطلوبة في كل مجالات النشاط.

• إنّه نظام يساهم في عملية اتخاذ القرارات بعد حل المشاكل، سواء كانت فريدة غير مكررة أو مكررة وروتينية.

• أنّه نظام يقوم بوصف الماضي والحاضر ويتوقع المستقبل، فالمعلومات تصف وضع المنظمة في الماضي والحاضر والمستقبل.

• تتمثل مخرجات هذا النظام على شكل تقارير دورية وتقارير خاصة يطلبها المدراء بشأن مشاكل مُحددة.

• إنّه نظام يقوم بدور المخابرات الخارجية للمنظمة، حيث يقوم بتسجيل الأحداث والفرص والعقبات التي تظهر في البيئة الخارجية للمنظمة، والتي يمكن أن يكون لها تأثير  على مستقبل المنظمة أو على عملياتها الداخلية.

عناصر نظم المعلومات الإدارية:

• التخطيط الفعّال: هو عنصر رئيسي لنجاح أي نشاط في أي مستوى تنظيمي.

• التوجيه الواضح: يُعتبر التوجيه من نتائج التخطيط؛ لأنّه يعتبر هو الذي يقدّم للعاملين معلومات ضرورية لتحديد ما هو مطلوب منه.

• السُبل والإجراءات: تُمثّل السُبل والإجراءات إطار العمل اللازم لإنتاجية المستويات التنظيمية.

• التدريب الملائم: إن الأسلوب الصحيح لأداء الأنشطة والإنتاجية هي الأنشطة لن تتحقّق إلا عن طريق التدريب.

• البيئة المادية للعمل: يجب أن يتم التدريب مراعاة البيئة المادية للعمل من آليات ومعدات مثل مساحة المكان، مستوى الإضاءة، ومراعاة التهوية، نوعية الأثاث المستخدم  وألوانه.

• الأدوات الملائمة: تقوم معظم المنظمات بالاهتمام بأدوات مناسبة في المستويات الدنيا من إدارة نظم المعلومات، مثل الوسائل الطرفية والحواسيب الشخصية ولغات البرمجة من الجيل الرابع.

• فعالية إدارة الوقت: يقل الفاقد في مستويات الإدارة الدنيا؛ لأن الأنشطة محددة بينما يرتفع هذا الفاقد في المستويات الإدارية العليا.

• قياس الأداء: وهي مرحلة مهمة ومرتبطة بالمرحلة السابقة، حيث في هذه المرحلة يتم قياس طريقة أداء الفرد لعمله وأثرها في تحقيق الأهداف وقياس الأداء.

• فاعلية الاتصال: وهي المرحلة التي تربط بالمراحل السابقة والضرورية للقيام بها، ويتم الاتصال عن طريق قنوات الاتصال والمعلومات الراجعة.

أهمية نظم المعلومات الإدارية في اتخاذ القرار:

لقد ازدادت ضرورة وظيفة نظم المعلومات الإدارية لمجموعة أسباب، ومن أهمها:

• تزايد المعرفة المتاحة للمدراء، والتي يمكن أن يتم استخدامها في اتخاذ القرار بناءً على المعرفة العلمية المتقدمة.

• نمو المنظمات في الحجم وزيادة وتعقّد أعمالها، ممّا يجبر المدراء إلى الاعتماد بشكل متزايد على المعلومات المكتوبة.

• ازدياد درجة تخصص بعض المنظمات واتجاه معظم المنظمات لتنويع أعمالها.

• زيادة معدل التعقّد التكنولوجي للمجتمع بشكل عام .

• ازدیاد قلة بعض الموارد الطبيعية.

• ازدیاد معدل التغيير البيئي والتغيير التكنولوجي.

• انتشار مهام المنظمة ولا مرکزیتها؛ ممّا رفع من الحاجة إلى أساليب متقدمة في عمليات الرقابة لتأمين قيام المدراء بواجباتهم بناءً لما هو مكتوب في الخطة.

• انتشار استعمال الحواسيب الآلية وقلة تكلفتها؛ ممّا يجعل منها وسيلة مثالية لمعالجة البيانات.