إنّ فهم الأساسيات ضروري للنجاح في أيّ مجال، وهذا يشمل خدمة العملاء، يمكن لخدمة العملاء الجيّدة أن تصنع أو تعمل على انهيار عمل تجاري، من أجل التأكد من أنّ شركائك يتذكرون ويستخدمون أساسيات خدمة العملاء، من المفيد أن يكون لديك تدريبات شهرية أو ربع سنوية للتأكيد على إجراءات خدمة العملاء المهمة وتعزيزها.
ما هو مفهوم خدمة العملاء؟
خدمة العملاء: هو التفاعل المباشر بين المستهلك الذي يشتري وممثل الشركة التي تبيع، يرى معظم تجار التجزئة هذا التفاعل المباشر كعامل حاسم في ضمان رضا المشتري وتشجيع تكرار الأعمال، حيث عند التعامل مع الكثير من العملاء أو المستهلكين الرعاية من خلال آلية أنظمة الخدمة الذاتية، لذلك فإنَّ خيار التحدث إلى شخص ضروري لمعظم الشركات أو المنظمات.
ما هي أساسيات خدمة العملاء؟
يوجد عدّة أساسيات لخدمة العملاء، وهي كما يلي:
التأكيد على الاتساق
يتوقع عملاؤك المتكررون الحصول على تجربة مبيعات وخدمة عملاء متسقة عند الاتصال بشركتك.، يمكن أن يساعد الحفاظ على نهج متسق لخدمة العملاء في طمأنة العميل عندما يتصل بشركتك بشأن مشكلة خدمة العملاء، هذا الاتساق هو أيضاً سبب وجيه لأهمية تدريب خدمة العملاء، يمكن أن تحتفظ تجربة خدمة العملاء الجيّدة باستمرار بالعملاء وتزيد الإيرادات، في حين أنّ تجربة خدمة العملاء السيئة باستمرار ستفقد العملاء.
التحدث بكلمات واضحة مع العميل
عندما يتصل أحد العملاء بنشاطك التجاري بخصوص مشكلة في خدمة العملاء، لا ينبغي الافتراض أنّ العميل يفهم المصطلحات اللغوية واللغة الفنية المرتبطة بمنتجك، تجنب استخدام المصطلحات الفنية في تعاملاتك مع العميل، واستمر في المحادثة بعبارات عامة، اجعل من السهل على العميل فهم التفسير أو الحل، إذا كان العميل يريد التحدث عن الجوانب الفنية للمنتج، فمن الأفضل نقله إلى الدعم الفني.
تجنب الجدال
يُمكنك التفكير مع العميل وتقديم الحلول ومحاولة التعاطف مع العميل ومحاولة حل مشكلة العميل، ولكن لا يجب أن تتجادل أبداً مع العميل، حيثُ انّ الهدف من مساعد خدمة العملاء هو إيجاد حلول لمشاكل العميل، الجدال هو عملية محاولة إثبات أنّك على حق، بينما الشخص الآخر مخطئ.
قد يكون من الصعب إقناع العميل بمناقشة مشاكله معك عندما تحاول إخباره بأنّهُ مُخطئ، لذلك فإنّ تجنب الجدل يتعلق بالوصول إلى جوهر المشكلة وقبول المسؤولية عن إسعاد العميل.
