على المدير أن يحدّد ما هي الاجتماعات الضرورية التي يجب أن يقوم بها في المشروع؛ حتى يحقّق النجاح في إدارة المشروع لأنه يوجد بعض اجتماعات تعتبر مضيعة للوقت والجهد والمال.
كيف تحدد الاجتماعات الضرورية للعمل في المشروع؟
عندما تقوم بتحديد الاجتماعات الضروية يجب أن تنتبه إلى بعض النقاط الهامة التالية وهي:
- الاجتماعات الفريدية مع راعي المشروع.
- اجتماعات لحل المشاكل.
- الاجتماعات الفردية مع أعضاء الفريق.
- اجتماعات مع المستفيدين المعنيين (العميل).
- اجتماعات لبحث التقدّم في المشروع مع الفريق كلّه.
- اجتماعات مراجعة المشروع مع المستفيدين.
فإن كل هذه الاجتماعات تعتبر ضرورية بدرجات متفاوتة طوال فترة العمل على المشروع، وكلّها يجب أن تنطوي على غرض واضح، فالاجتماعات الفردية مهمة للحفاظ على اتصال وثيق مع راعي المشروع وأعضاء الفريق.
فوائد الاجتماعات الفردية:
- معرفة وفهم هؤلاء الأفراد.
- تدريب أعضاء الفريق.
- تقديم وتلقي المعلومات على المستوى الشخصي.
- تقدير جهودهم.
- مناقشة مشاكل ذات طبيعة شخصية تؤثر على الأداء.
- تشجيع ومساندة التطوير الشخصي.
- تقديم التوجيه والدعم.
فإن هذا يوفر مناخ مُشجّع في الفريق ويُحفّز على التواصل الصريح ويدعم التركيز على نجاح المشروع، لذلك قُم بوضع جدول في مفكرة الاجتماعات الفردية منتظمة (لنقل شهريًا) مع كل عضو من أعضاء فريقك، وقرر أيضًا هذا مع راعي المشروع عدد المرات التي يجب أن يحدث فيها الاجتماع ودوّن هذا في المفكرة، واسمح بحوالي 30 دقيقة لكل نقاش فردي.
أمّا الاجتماعات الخاصة بحل المشاكل فإنه يُلجأ إليها عقدها عند ظهور مشاكل يُعنى بها أشخاص محدّدون، وقد لا تعني الفريق بأكمله، ولا تحاول الخلط بين اجتماعات حل المشاكل واجتماعات التقدّم أو الفريق، حيث يُخرج النقاش بسهولة عن السيطرة ويتحول الاجتماع عن الهدف الذي عُقد لأجله.
وحاول أن تتفق مع أعضاء فريقك على جدول لاجتماعات التقدّم الخاصة بالمشروع، على شكل جانب الخاص بالمرحلة الأساسية، وإذا لم يكن لديك شيء لتقوم بمناقشته قُم بإلغاء الاجتماع أو تأجيله. وتعتبر الاجتماعات الأسبوعية القصيرة في بداية الأسبوع أو في نهايته مناسبة للمشاريع الصغيرة والمتوسطة الحجم، إذا كان كل الأعضاء في الفريق يعملون في نفس الموقع، أمّا إذا كان أعضاء فريقك يعملون في مواقع متعددة، فإن الاجتماعات تكون شهرية على الأرجح، لذلك افتح قنوات الاتصال الأخرى حيثما كان ذلك مناسبًا من مراسلات بريدية أو دوائر تلفزيونية مغلقة.
أمّا بالنسبة للاجتماعات الخاصة بمراجعة المشروع مع المستفيدين، فهي أقل حدوث وعادةً تهتم بها أنت من حيث إعداد مواد أكثر لتقدّمها رسميًا لمجموعة من المستفيدين.
