ما هي طرق إقفال الحسابات؟

مفهوم عملية إقفال الحسابات:

تُعتبر عملية إقفال الحسابات من أحد المراحل الدورة المحاسبية والتي يتم العمل بها بدتخل المؤسسات المالية والمحاسبية بشكل عام، حيث يتم التعامل بشكل خاص مع الحسابات المدورة من السنة السابقة، مثل جميع أرصدة الحسابات الشخصية المدينة والدائنة وأرصدة حسابات أوامر الدفع والحوالات، وكذلك أرصدة حسابات المطلوبات، حيث يتم العمل على إثبات هذه البيانات والأرصدة والعمل على إقفالها في الحسابات المخصصة.

ما هي أنواع الحسابات:

هنالك نوعان أساسيان من الحسابات، يُطلق عليها اسم الحسابات الدائمة والحسابات المؤقتة، حيث يتم القيام بهذه الحسابات في نهاية السنة المالية، وبعد القيام بعملية إعداد القوائم المالية هناك بعض الحسابات التي يتم اقفالها وإلغاء أرصدتها، وبعض الحسابات الأُخرى يتم تدويرها وترحيلها إلى الفترات والمراحل المالية القادمة. وسيتم توضيح هذه الحسابات كما يلي:

1- الحسابات الحقيقية:

وهي أحد أنواع الحسابات التي تتعامل معها الدفاتر المحاسبية، وهي الحسابات التي لم يتم إقفالها ويتم ترحيلها وتدويرها إلى الفترات المالية القادمة، حيث تتضمن جميع الحسابات المسجلة والموجودة في قائمة المركز المالي على سبيل المثال، رأس المالوالأصول والالتزامات.

2- الحسابات الاسمية- المؤقتة:

من أنواع الحسابات التي تتعامل معها الدفاتر المحاسبية، والتي يتم إقفال أرصدتها في نهاية الفترة المالية حيث يتم العمل على أن يصبح رصيدها صفر. ومن أبرز الأمثلة عليها، حسابات الإيرادات وحسابات المصاريف الموجودة في قائمة الدخل. وعادةً ما يتم إفقال هذه الحسابات في حساب خاص يُسمى حساب الأرباح والخسائر وحساب ملخص الدخل، حيث يتم إقفال خسابات المصاريف التي لها أرصدة من خلال تحويلها إلى حسابات دائنة، وحسابات الإيرادات يتم تحويلها إلى مدينة. ويتم العمل على أساس هذا النظام كما يلي، علماً بأن (ح) تعني حساب:

طريقة إقفال حساب الأرباح والخسائر:

بعد القيام بعملية إقفال حسابات المصاريف والإيرادات في حساب الأرباح والخسائر، تظهر الأرصدة المتعلقة بالأرباح والخسائر أرصدة مدينة إذا كانت المصاريف أكبر من الإيرادات. وهذا يعني أن المؤسسة قد حققت خسارة في نهاية الفترة المالية، بينما إذا ظهر الرصيد دائن عندها سوف تكون الإيرادات أكبر من المصاريف، فهذا يعني أن المؤسسة قد قامت بتحقيق الأرباح. وفي المرحلة التي تليها يتم إقفال جميع حسابات الأرباح والخسائر وكما تُعرف بحسابات ملخص الدخل، في أحد حسابات حقوق الملكية وهي رأس المال، أو حسابات جارية لأصحاب المؤسسات أو حساب الأرباح والخسائر المحتجزة. وتتم العملية المحاسبية كما يلي:

ملاحظة: على الصعيد العملي فإن إقفال حساب الأرباح والخسائر في حساب رأس المال؛ سوف سؤدي إلى تغيير رصيد حساب رأس المال من فترة مالية إلى فترة أخرى؛ ممّا يؤدي إلى اختلاف قيمة رأس المال عن ما هو موجود ومسجل في عقود تأسيس المؤسسة. وطبعاً هذا الأمر مخالف للقانون فيجب أن تتطابق جميع الأرقام والحسابات وخاصة حساب رأس المال؛ لأنه من الحسابات المهمة، وكذلك لأن أي تغيير بقيمة رأس المال يتطلب العديد من الإجراءات القانونية، وبناءً على هذه المخالفات والعقوبات يجب أن يتم إقفال هذا الحساب في حساب جاري لصاحب المؤسسة أو في حساب الأرباح والخسائر المحتجزة.

طريقة إقفال حساب المسحوبات الشخصية:

كما هو الحال مع حسابات الأرباح والخسائر، فيُعتبر حساب المسحوبات الشخصية من أحد أنواع الحسابات المؤقتة، والذي يتم إقفاله في حساب رأس المال أو في الحسابات الجارية الخاصة لصاحب المؤسسة من خلال جعلها في الطرف الدائن. ولكن يُعتبر إقفال حسابات المسحوبات الشخصية في حساب رأس المال من الأمور الأساسية التي تعمل على تغيير رصيد حساب رأس المال من فترة مالية إلى أخرى؛ ممّا يؤدي إلى اختلاف الرصيد المسجل في عقود تأسيس المؤسسة وهذا الأمر مخالف للقوانين. والأفضل أن يتم إقفالها في الحسابات الجارية التي تخص أصحاب المؤسسة. ويتم العمل من خلال الدفاتر المحاسبية كما يلي: