اقرأ في هذا المقال
ممّا لا شك فيه أن هذه المزايا التي تتحقق بالكامل فقط للأشخاص الذين يعرفون القواعد ويستخدمونها بالطريقة الصحيحة، حيث يوجد بعض الأشخاص يمكن الاعتماد عليهم في قيام واجبهم بالمنزل، وقليلة هي الاجتماعات الرسمية التي لا تحتوي أشخاص يتميزون بمعرفة تامة بكيفية تنظيمها ومعرفة القواعد.
قواعد الاجتماعات الرسمية في منظمات الأعمال:
الأشخاص الذين يعرفون القواعد في الاجتماعات الرسمية يكونوا أساس للشعور بالأمان والاطمئنان. أما في أسوأ الحالات، فإن بإمكانهم تحرير حاجات الأعضاء الآخرين حتى يخدموا أهدافهم. ويوجد أمثلة للمساهمين في الشركات وأعضاء الاتحادات وغيرهم ممَّن استيقظوا حتى يجدوا أن القواعد الموضوعة والمتاحة لحمايتهم قد تم استغلالها ضد رغباتهم وحاجاتهم واهتماماتهم. وباعتبار أن الأعضاء في المجموعة من الضروري أن نحرص على معرفة وفهم واستخدام الإجراءات التي تعمل مجموعة العمل وفقًا لها، وإلا فلن يلوموا إلا أنفسهم إذا أصاب أعمالهم ما يكرهون.
كيفية تحديد القواعد في الاجتماعات الرسمية:
من الأفضل لكل جهة من جهات الاجتماع أن تعرف ما هي قواعدها، فلا أحد يحب الكلمات والإجراءات الروتينية في حد ذاتها، ولكن القواعد السلوكية الواضحة ذات الإطار الجيد سوف توفر في النهاية متاعب أكثر من تلك التي يمكن أن تتسبب فيها.
حيث إن منظمات الأعمال سوف تضع قواعد الاجتماعات الخاصة بها، عندما يتم ذكرها في عقد التأسيس للمنظمة، أو ربما في مجموعة اللوائح تستمد رسميتها من العقد. ويوجد بعض المنظمات لها عُرف أو قانون محدد يحتوي ضمن أحكامه موضوع عقد الاجتماعات.
أما المجموعات التي تقوم بإعداد الاجتماعات ذات أهمية خاصة بالنسبة لها، مثل الأحزاب السياسية والمجالس والجمعيات وغيرها التي تختص بالمناقشات والمناظرات، فإنها تقوم بوضع قواعد تفصيلية لاجتماعاتها، وتعتبر بمثابة مجموعة من القواعد أو النظم الثابتة التي تستمد رسميتها من العرف أو القانون. أما الاتحادات التجارية فتقوم بإدراج قواعد الاجتماعات في كتيبات القواعد الخاصة بها، هذا وينبغي لكل الأعضاء أن يحصلوا على نسخ من القواعد أو أن يسمح لهم بالاطلاع الكامل عليها.
وهناك قواعد من الصعب تغييرها أيا كانت الجهة وأيا كان شکل قواعد الاجتماعات الخاصة بها، فإن تغييرها يجب أن يكون دائمًا صعب للغاية، وهذه الصعوبة تعتبر حماية أساسية للديمقراطية فإذا كان تغيير القواعد سهل، فإن أي شخص أو مجموعة غير مسؤولة وذات عقلية شريرة سوف يكون لها سلطة تغييرها وبكل بساطة لمصلحتها.
