هناك عدد من القواعد المهمة المتعارف عليها بشكل عام والتي تغطي مراحل النقاش في الاجتماعات رسمية، والعديد منها يطبق على نطاق واسع ولكن بشكل أقل تشدد وخصوصًا على الاجتماعات الأقل رسمية.
قواعد النقاش في الاجتماعات الرسمية:
القاعدة الأولى: يجب طاعة رئيس الاجتماع:
إن كل ما يتم عمله سوف يخضع لتوجيه رئيس الاجتماع والقرارات الصادرة عنه، والرئيس يجمع بين حسن التقدير والسلطة القانونية. وبغير إطاعة هذه السلطة، سوف يتحول أي اجتماع بشكل سريع إلى فوضی، ومثل هذه الطاعة أمر غير شخصي؛ فالمنصب هو الذي يمنح السلطة للشخص الذي يشغل المنصب وليست خصائص هذا الشخص، أما وقت التعبير عن المشاعر الشخصية تجاه رئيس الاجتماع فهو لدى ترشيح نفسه للانتخاب، وبعد أن ينتخب يصبح متأثر بالسلطة التي يكفلها له منصبه وليس معنى هذا أن الرئيس بشكل دائم على حق تمامًا كما أن الزبون دائماً كذلك.
فعند ممارسته لسلطته، يكون الرئيس مقيد بقواعد القانون والمنظمة، فإذا نسي هذه القواعد أو لم يفسرها بالشكل الصحيح، يكون الاحتجاج عليه مشروع ويطلب منه تعديل قراره، سواء كان الاعتراض بشكل غير رسمي قد يكون بهمسة سريعة من السكرتيرة، أو بشكل رسمي من خلال تصرف إجرائي على مستوى الحضور. وإجراءات عزل الرئيس يجب أن تكون صعبة بشكل مقصود ونادرًا يتم اللجوء لها، مثلها مثل ذلك الإجراءات الخاصة بتغيير القواعد.
القاعدة الثانية: لا يجب على الأعضاء الحديث إلا بدعوة من رئيس الاجتماع:
إذا نريد من الاجتماع أن يقوم بوظيفته، يجب السماح لمتحدث واحد فقط في كل مرة بتوجيه الحديث لباقي المشاركين في الاجتماع. وبالإضافة إلى ذلك إذا أريد تحقيق الإنصاف يجب منح كل المتحدثين مهما اختلفت آرائهم نفس الفرصة للتعبير عن وجهات نظرهم.
ولتحقيق هذه الأهداف يجب على الرئيس معرفة الشخص الذي يرغب في الحديث، وممارسة رقابة غير منحازة على الأشخاص الذين يسمح لهم بذلك، وعليه أن يقيد الحديث بلطف ولكن بشكل حازم مع الثرثارين ويقوم بدعم المتحفظين، وإذا سمح تعادل وجهات النظر بذلك، عليه محاولة إدارة النقاش على أنه مباراة في التنس؛ أي قيام المتحدثين أصحاب وجهات النظر المختلفة بالحديث بأسلوب تبادلي.
القاعدة الثالثة: محاولة لفت نظر رئيس الاجتماع:
حتى يتمكّن الرئيس من معرفة الشخص الذي يرغب في الحديث أثناء النقاش الدائر بين المشاركين، يجب على الأعضاء لفت انتباهه من وسيلة أو أخرى، وهناك وسائل عديدة لعمل ذلك لا تعتبر أي منها وسيلة مرضية تمامًا، وهي توجيه نظرات ذات معنى إلى الرئيس، الوقوف، التلفظ بكلمة سيدي الرئيس بصوت مرتفع، تمرير رسالة إلى الرئيس أو سكرتير الاجتماع، التوقيع في دفتر المتحدثين قبل الاجتماع، تعبئة كرت المتحدثين قبل أو خلال الاجتماع، تحديد أي هذه الوسائل أفضل يتوقف على حجم وطبيعة الاجتماع.
وإذا عُلم بأن أشخاص عديدين يرغبون في الحديث في وقت واحد، فمن الجيد أن يُعلن الرئيس ليس اسم المتحدث التالي فقط، وإنما أيضًا أسماء المتحدثين التاليين أو الثلاثة مع قيامه بتدوين الأسماء ووضعها أمامه. ويفيد هذا في منح المناقشة إحساس بالنظام والمعنى، كما أنه يقلّل التوتر، بأن يمنح إشارة لأعضاء عديدين بأن فرصتهم بالنقاش قد اقتربت، ويسمح لهم بتجميع أفكارهم وبالتقاط نقاط للإجابة من المتحدث السابق.
القاعدة الرابعة: على الجميع توجيه الحديث إلى رئيس الاجتماع:
على كل المتحدثين أن يراعوا العرف المُتَّبع، وهو توجيه كل ما يتم قوله أن يكون للرئيس وليس إلى بعضهم البعض. ويعزز ذلك الرقابة التي يمكن للرئيس أن يمارسها، وذلك من خلال إبقائه في قلب الفعاليات، كما أنه يفيد في تقليل التوتر المتبادل بين المشاركين وكذلك حدة النقاش، وهذا بجعل الرئيس يقف حائلاً بين الخصوم.
القاعدة الخامسة: يجب استخدام لغة دخيلة على الاجتماع:
اللغة الدخيلة يقصد بها العبارات النابية أو التهجم على المشاركين، وما شابه ذلك من تعبيرات تفتقر إلى ضبط الذات وليس معنى ذلك أن على المتناقشين الالتفاف حول النقطة التي يريدون الوصول لها، أو تغليف المعاني التي يقصدونها في عبارات غير مفهومة، بل على العكس من ذلك تمامًا فالمناقشات تصبح مثمرة أكثر بكثير إذا كانت قائمة على أساس الصراحة والوضوح، وإذا وجهت الخلافات بشكل أمين ومباشر.
ويعني هذا أيضًا بلا شك أنه كلّما سمح للمناقشة بأن تحدث، فهناك احتمال لاتخاذ القرارات السليمة والالتزام الثابت من جانب الأعضاء بهذه القرارات. كما قد يفيد الأعضاء الذين يشعرون بمخالفة هذه القاعدة تذكر أن القوانين الخاصة بالتشهير لا يتم تعليقها خلال أي فعاليات، باستثناء جلسات البرلمان والمحاكم.
القاعدة السادسة: الإفصاح عن المصلحة:
إذا كان لأي عضو في الاجتماع بما في ذلك الرئيس مصلحة في نتيجة أي بند من البنود الاجتماع، فعليه الإفصاح عن ذلك قبل أن تبدأ مناقشة ذلك البند وإطاعة القرار الصادر بشأنه. وتفسر المصلحة عادة بأنها منفعة مادية أو منفعة أدبية لنفسه أو لأي أحد، وبعد الإفصاح عن المصلحة لا ينبغي له أن يتحدث إلا إذا طلب الأمر إلى ذلك. كما لا ينبغي له التصويت، ولا بُدّ من مغادرته غرفة الاجتماع أثناء النقاش إذا طلب منه ذلك، وإذا كان الرئيس هو صاحب المصلحة فعليه أن يترك مقعد الرئاسة لنائبه أثناء النقاش واتباع القواعد الأخرى.
القاعدة السابعة: يجب على المتحدثين التوقف عندما يطلب منهم رئيس الاجتماع ذلك:
إن أحد كوابيس الاجتماعات هو المتحدث الذي يتحدث لفترة أطول ممّا يجب، وعلى الرئيس التأكد من عدم حدوث ذلك. ويمكن المساعدة على ذلك من خلال وضع قواعد واضحة لطول فترة المشاركة، على أن يتم تطبيق هذه القواعد بحزم وعلى المستوى العام، وأصحاب الاقتراحات يُسمح لهم عادةً بفترة أطول من الآخرين للكلمة الافتتاحية.
والقاعدة النموذجية التي يمكن اتباعها هي السماح بعشر دقائق على الأكثر لأصحاب الاقتراحات وخمس دقائق لكل المتحدثين الآخرين، وإذا كان منصة المتحدثين مجهزة بأضواء، مثل اللون أخضر والأصفر والأحمر، يمكن أن يساعد ذلك على التحكم.
القاعدة الثامنة: بإمكان المتحدثين التحدث لمرة واحدة فقط:
إن المتحدث بخلاف المقترح، لا يسمح له بالتحدث إلا مرة واحدة فقط بالنسبة لكل اقتراح، وفي حالة اقتراح تعديلات يمكن لكل واحد من الأعضاء التحدث لمرة واحدة فقط عن كل تعديل من هذه التعديلات إذا رغب في ذلك، وإذا طلب الرئيس منه الحديث، ولكن هذه القاعدة لا تُطبّق عادةً في اجتماعات اللجان والاجتماعات الأقل رسمية.
