معايير الأداء هي المبادئ التوجيهية الموضوعة مُسبقاً التي تمتلكها شركتك الصغيرة في مجالات مُختلفة من العمليات التجارية، تُحدِّد معايير أداء خدمة العملاء الطرق التي يجب أن يعامل بها العملاء وأفضل الممارسات التي يجب مُراعاتها، يمكن أن يُساعد وجود مثل هذه المعايير وتعليم الموظفين على توجيهاتك في تشجيع تكرار الأعمال وتحسين العمليات التجارية العامة الخاصة بك.
ما هو مفهوم خدمة العملاء؟
خدمة العملاء: هو التفاعل المباشر بين المستهلك الذي يشتري وممثل الشركة التي تبيع، يرى معظم تجار التجزئة هذا التفاعل المباشر كعامل حاسم في ضمان رضا المشتري وتشجيع تكرار الأعمال، حيث عند التعامل مع الكثير من العملاء أو المستهلكين الرعاية من خلال آلية أنظمة الخدمة الذاتية، لذلك فإنَّ خيار التحدث إلى شخص ضروري لمعظم الشركات أو المنظمات.
ما هي معايير الأداء لخدمة العملاء؟
توقعات الخدمة:
يتضمن تحديد معايير أداء خدمة العملاء تحديد ما تُريد أن تبدو عليه تجربة عملائك، قم بتقييم كل جزء من نموذج الخدمة الخاص بك من منظور العميل، انظر إلى أوقات الانتظار وتفاعل الموظفين وسياسات الإرجاع وإرشادات الاسترداد أو التبادل، ضع في اعتبارك قُدرة موظفيك على ملء الطلبات والوفاء بالمواعيد النهائية في الوقت المُناسب والتعامل مع مخاوف العملاء بطريقة واعية وودية، بمجرد معرفة نوع الخبرة التي تُريد أن يتمتع بها عميلك في عملك، يُمكنك تعيين المعلمات لمعايير الأداء الخاصة بك.
السياسات والإجراءات:
لكي يكون موظفوك فعّالين في تقديم مستويات استثنائية من الخدمة لعملائك، يجب أن يكون لديهم معرفة عملية راسخة بسياسات عملك وإجراءاته لتفاعل العملاء، قد يشمل ذلك تطوير برامج تدريب أو إنشاء تظليل للوظيفة أو تدريب أثناء العمل لتطوير معرفة عملية راسخة بأفضل الممارسات في خدمة العملاء، وقد يشمل أيضاً إجراء مراجعات أداء خدمة العملاء وطلب التعليقات من العملاء للمساعدة في تحسين تقديم الخدمة.
الاتصالات:
يجب أن تخضع كيفية تواصلك أنت وموظفيك مع عملائك إلى تلبية معايير الأداء المعمول بها، وهذا يشمل التفاعل الشخصي بالإضافة إلى تبادل الهاتف والبريد الإلكتروني والاتصالات الكتابية، قُم بتطوير معلمات مقبولة لإعادة المكالمات ووقت الانتظار وتغيير استجابة الاتصالات الإلكترونية، قُم بصياغة سيارات اتصالات بعناية، مثل الرسائل الإخبارية، لتكون سهلة الاستخدام ومُركَّزة على العملاء.
تمكين الموظف:
إنّ منح الموظفين مُهلة لاستخدام أفضل أحكامهم في تقديم خدمة عملاء عالية الجودة أمر لا يُقدَّر بثمن، بينما ترغب في الحفاظ على الاتساق في معايير الأداء الخاصة بك، يجب أن يكون الموظفون قادرين على الخروج من القواعد في بعض الظروف، كن مُحدداً مع الموظفين حول كيفية التعامل مع مخاوف العملاء بطرق تفيد الشركة وتحافظ على علاقات جيدة مع العملاء.
الأهداف والقياسات:
معايير الأداء الناجحة لها أهداف وقياسات مقابلة لضمان الفعالية، راقب باستمرار مدى تلبية الموظفين للمعايير المعمول بها واتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيح الانحراف عن أهدافك، قُم بمسح الموظفين والعملاء بانتظام حول انطباعات خدمة العملاء وقم بتعديل معاييرك حسب الضرورة.
