يوفر السكرتير الإداري دعمًا كتابيًا عالي المستوى لموظف تنفيذي أو مدير أو موظف على مستوى رئيس القسم، ويقوم بمجموعة متنوعة من واجبات السكرتارية والمهام الماهرة التي قد تشمل إعداد التقارير وإجراء البحوث وجمع البيانات.
من هو السكرتير الإداري
يعمل السكرتير الإداري المعروف باسم المساعد الإداري عادة في أحد المجالات الثلاثة: الأعمال العامة أو المهنة القانونية أو المجال الطبي.
وفي بيئة المكتب العامة ستتألف واجبات الموظف عادةً من إدخال البيانات ومعالجة الكلمات وإدارة المكاتب وإعداد المستندات وحفظها وإنشاء العروض التقديمية وأداء مهام المحاسبة المكتبية الأساسية.
إلى جانب ذلك قد يقوم السكرتير الإداري بالتدريب والإشراف وتقديم الملاحظات حول المهام التي يؤديها الموظفون الكتابيون من المستوى الأدنى.
واجبات ومسؤوليات السكرتير الإداري
- يوفر دعمًا إداريًا عالي المستوى لموظف تنفيذي أو مدير على مستوى معين.
- يقوم بجمع البيانات والمعلومات المطلوبة من مصادر مختلفة كالبريد الإلكتروني والمراسلات الأخرى ومحاضر الاجتماعات والسجلات والمستندات الأخرى، بحيث تعد ملخصات النتائج والمراسلات المكتوبة الأخرى لها علاقة بذلك.
- قد يجري بحثًا (ضمن المهارات والخبرة) للمساعدة في المشاريع أو الاستفسارات.
- ينسق جداول السفر والاجتماعات والمواعيد.
- تعد جداول الأعمال والجداول الزمنية للاجتماعات والمؤتمرات والأحداث المعينة الأخرى، يأخذ ويوزع دقائق أو ملاحظات أخرى حسب الطلب.
- الرد على الاستفسارات والأسئلة الإدارية وحلها.
- يرحب ويوجه الزوار والعملاء.
- الرد وتحويل المكالمات الهاتفية، والفرز عند الضرورة.
المهارات والقدرات المطلوبة
- مهارات اتصال استثنائية.
- له القدرة على التعامل مع (Microsoft Office Suite).
- الفهم الأساسي لمعدات المكاتب.
- الفهم الأساسي للإجراءات والأنظمة الكتابية مثل حفظ الدفاتر.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وموثوق.
- مرن وقابل للتكيف في مختلف المواقف وعند التفاعل مع العديد من الشخصيات المختلفة.
- القدرة على تنظيم المهام وتحديد أولوياتها بما في ذلك تفويض المهام عند الاقتضاء.
- المعرفة أو القدرة على اكتساب المعرفة بسرعة، بأدوار ووظيفة القسم المعين، وأي قوانين أو إرشادات معمول بها على وجه التحديد.
- التعليم و الخبرة.
- درجة الزمالة المطلوبة، يفضل درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة.
- المتطلبات المادية: فترات طويلة من الجلوس على المكتب والعمل على الكمبيوتر.
- يجب أن تكون قادرًا على رفع ما يصل إلى 15 رطلاً في بعض الأحيان.
نستنج أن السكرتير الإداري يكمل واجبات الإدارة في الشركات عبر جميع الصناعات وقطاعات الأعمال. حيث تشمل مسؤوليات السكرتير الإداري توفير الدعم الإداري للفرق والمديرين التنفيذيين ومراقبة اللوازم المكتبية والوظائف الإدارية الأخرى، كما أن الأمناء الإداريون عادة يقدمون تقاريرهم إلى مدير المكتب، ويتضمن الوصف الوظيفي للأمين الإداري مسؤوليات وواجبات ومهارات وتعليم ومؤهلات وخبرات السكرتير الإداري.
