إدارة المخزون

تشير إدارة المخزون إلى عملية طلب مخزون الشركة وتخزينه واستخدامه، وتشمل هذه إدارة المواد الخام والمكوِّنات والمنتجات النهائيَّة، وكذلك تخزين ومعالجة هذه العناصر.

ما هي إدارة المخزون؟

تشير إدارة المخزون إلى عمليَّة طلب مخزون الشركة وتخزينه واستخدامه، وتشمل هذه إدارة المواد الخام والمكونات والمنتجات النهائية، وكذلك تخزين ومعالجةهذه العناصر.
بالنسبة للشركات ذات سلاسل التوريد المعقَّدة وعمليات التصنيع، فإنَّ موازنة مخاطر نقص المخزون ونقصها أمر صعب للغاية لتحقيق هذه الأرصدة، طوَّرت الشركات طريقتين رئيسيتين لإدارة المخزون: في الوقت المناسب وتخطيط متطلبات المواد:

في الوقت المناسب (JIT) وتخطيط متطلَّبات المواد (MRP).

ملاحظة:بعض الشَّركات مثل شركات الخدمات الماليَّة لا تملك مخزونًا فعليًا ولذا يجب أن تعتمد على إدارة عمليات الخدمة.

كيف تعمل إدارة المخزون ؟

جرد الشَّركة هو أحد أصولها الأكثر قيمة في قطاعات البيع بالتجزئة والتصنيع والخدمات الغذائية وغيرها من القطاعات كثيفة المخزون، تعتبر مدخلات الشركة والمنتجات النهائية جوهر أعمالها.
يمكن أن يكون النقص في المخزون متى وأين هناك حاجة ماسَّة للغاية في الوقت نفسه يمكن اعتبار المخزون كالتزام (إن لم يكن بالمعنى المحاسبي).
ينطوي المخزون الكبير على خطر التلف أو السرقة أو التَّلف أو التَّحولات في الطلب.
يجب أن يكون المخزون مؤمَّناً، وإذا لم يتم بيعه في الوقت المناسب، فقد يتعين التخلُّص منه بأسعار التخليص أو إتلافه ببساطة.

لهذه الأسباب تعدُّ إدارة المخزون مهمَّة للشركات من أيِّ حجم.
إن معرفة وقت إعادة تخزين بعض العناصر، والمبالغ المراد شرائها أو إنتاجها، والسِّعر الواجب دفعه وكذلك وقت البيع والسِّعر يمكن أن تصبح قرارات معقَّدة بسهولة.

ستقوم الشركات الصغيرة غالباً بتتبُّع المخزون يدوياً وتحديد نقاط إعادة ترتيب الكميات باستخدام صيغ Excel.

ستستخدم الشركات الكبيرة برنامج تخطيط موارد المؤسَّسات (ERP) المتخصِّص.
تستخدم أكبر الشركات برامج مخصَّصة للغاية كتطبيقات خدمة (SaaS). استراتيجيات إدارة المخزون المناسبة تختلف تبعاً للصناعة.
يمكن لمستودع النفط تخزين كميات كبيرة من المخزون لفترات طويلة من الوقت، ممّا يتيح له انتظار ارتفاع الطلب على الرَّغم من أنَّ تخزين النِّفط باهظ الثمن ومحفوف بالمخاطر فقد أدَّى حريق في المملكة المتحدة في عام 2005 إلى أضرار وغرامات بملايين الجنيهات وليس هناك خطر من أنَّ المخزون سوف يفسد أو ينفد.
بالنسبة للشركات التي تتعامل في سلع أو منتجات قابلة للتلف والتي يكون الطلب عليها حسّاساً للغاية للوقت على سبيل المثال تقويمات عام 2019 أو عناصر الأزياء السَّريعة، فإنَّ الجلوس في المخزون ليس خياراً، ويمكن أن يكون سوء تقدير توقيت أو كميات الطلبات أمراَ مكلفاً.

منافذ رئيسية:

• تشير إدارة المخزون إلى عملية طلب مخزون الشركة وتخزينه واستخدامه.
  ويشمل ذلك إدارة المواد الخام والمكونات والمنتجات النهائية وكذلك تخزين ومعالجة هذه العناصر.
  
•     بالنسبة للشركات ذات سلاسل التوريد المعقَّدة وعمليات التصنيع، فإنَّ موازنة مخاطر نقص المخزون ونقصها أمر صعب للغاية.  
  
•    لتحقيق هذه الأرصدة، طوَّرت الشركات طريقتين رئيسيتين لإدارة المخزون في الوقت المناسب وتخطيط متطلَّبات المواد :
  1-في الوقت المناسب (JIT) 2- وتخطيط متطلَّبات المواد (MRP).
  

محاسبة المخزون:

يمثِّل المخزون أصلاً حالياً نظراً لأنَّ الشركة تنوي عادة بيع سلعها النهائية في غضون فترة زمنية قصيرة، وعادة ما تكون سنة.
يجب أن يتم احتساب المخزون أو قياسه فعلياً قبل وضعه في الميزانية العموميَّة.
الشركات عادة ما تحتفظ بنظم متطورة لإدارة المخزون قادرة على تتبع مستويات المخزون في الوقت الحقيقي.
يتمُّ حساب المخزون باستخدام إحدى الطرق الثلاثة التالية:

تقدير التكاليف لأول مرة (FIFO) ؛ التكلفة النهائية (LIFO) ؛ أو متوسط ​​التكلفة المرجَّحة.

يتكوَّن حساب المخزون عادةً من أربع فئات منفصلة:

• مواد أولية .
  
•     العمل في العملية .
  
•     السِّلع تامَّة الصُّنع  .
  
•    بضائع.
  

تمثِّل المواد الخام مواد مختلفة تشتريها الشَّركة لعمليَّة الإنتاج، يجب أن تخضع هذه المواد لعمل كبير قبل أن تتمكَّن الشركة من تحويلها إلى سلعة جاهزة جاهزة للبيع .
تمثِّل الأعمال قيد التشغيل المواد الخام في عملية التحوُّل إلى منتج نهائي البضائع الجاهزة هي منتجات مكتملة متاحة بسهولة للبيع لعملاء الشركة.
تمثِّل البضائع النهائيَّة التي تشتريها الشركة من مورد لإعادة بيعها في المستقبل.

طرق إدارة المخزون:

اعتماداً على نوع العمل أو المنتج الذي يتم تحليله، ستستخدم الشركة أساليب مختلفة لإدارة المخزون.
تتضمَّن بعض أساليب الإدارة هذه التصنيع في الوقت المناسب (JIT) ، وتخطيط متطلَّبات المواد (MRP) ، وكميَّة الطلب الاقتصادي (EOQ) ، ومبيعات أيام المخزون (DSI).

فقط في الوقت المناسب الإدارة:

فقط في الوقت المناسب (JIT) التصنيع نشأت في اليابان في 1960s و 1970s.
ساهمت شركة سيارات معينة في تطويرها.
تتيح هذه الطريقة للشركات توفير مبالغ كبيرة من المال وتقليل الفاقد من خلال الاحتفاظ فقط بالمخزون الذي تحتاجه لإنتاج وبيع المنتجات.
هذا النهج يقلِّل من تكاليف التخزين والتأمين، وكذلك تكلفة التصفية أو التخلُّص من المخزون الزَّائد.

إدارة المخزون JIT

يمكن أن تكون محفوفة بالمخاطر إذا ارتفع الطلب بشكل غير متوقَّع، فقد لا تكون الشَّركة المصنَّعة قادرة على تحديد مصدر المخزون الذي تحتاجه لتلبية هذا الطلب، ممّا يضر بسمعتها مع العملاء ويدفع الأعمال نحو المنافسين.
حتى أصغر التأخيرات يمكن أن تكون مشكلة. إذا لم يصل أحد المدخلات الرئيسية “في الوقت المناسب”، فقد ينتج عن ذلك عنق الزُّجاجة.

تخطيط متطلبات المواد:

تعتمد طريقة إدارة المخزون لتخطيط متطلبات المواد (MRP) على توقعات المبيعات، ممّا يعني أنَّه يجب أن يكون لدى الشركات المصنَّعة سجلات مبيعات دقيقة لتمكين التخطيط الدقيق لاحتياجات المخزون وإبلاغ تلك الاحتياجات مع مورِّدي المواد في الوقت المناسب.
على سبيل المثال، قد تضمن الشركة المصنِّعة للتزلُّج التي تستخدم نظام جرد MRP أنَّ المواد مثل البلاستيك والألياف الزجاجية والخشب والألمنيوم في المخزون بناء على الطلبات المتوقَّعة.
إنَّ عدم القدرة على التنبؤ بدقَّة بالمبيعات وتخطيط عمليات الاستحواذ على المخزونات يؤدِّي إلى عدم قدرة الشركة المصنِّعة على تلبية الطلبات.

كمية الطلب الاقتصادي:

يتمُّ استخدام نموذج كميَّة الطلب الاقتصادي (EOQ) في إدارة المخزون عن طريق حساب عدد الوحدات التي يجب على الشركة إضافتها إلى مخزونها مع كل أمر دفع لتقليل التكاليف الإجماليَّة للمخزون مع افتراض طلب مستهلك ثابت.
تشمل تكاليف المخزون في النموذج تكاليف الحجز والإعداد، يسعى نموذج EOQ إلى التأكُّد من أنَّ الكميَّة الصحيحة من المخزون قد تمَّ طلبها لكل دفعة حتى لا تضطر الشركة إلى إصدار أوامر بشكل متكرِّر وليس هناك فائض من المخزون الموجود.
يفترض أنَّ هناك مفاضلة بين تكاليف الاحتفاظ بالمخزون وتكاليف إعداد المخزون، ويتمُّ تقليل إجمالي تكاليف المخزون عندما يتمُّ تقليل تكاليف الإعداد وتكاليف الحجز.

أيام مبيعات المخزون:

مبيعات الأيام للمخزون (DSI) عبارة عن نسبة مالية تشير إلى متوسِّط ​​الوقت في الأيام التي تستغرقها الشركة لتحويل مخزونها، بما في ذلك السِّلع قيد العمل إلى مبيعات.
يُعرف DSI أيضاً بمتوسط ​​عمر المخزون أو أيام المخزون غير المسدَّدة (DIO) أو أيام المخزون (DII) أو أيام المبيعات في المخزون أو مخزون الأيام ويتمُّ تفسيره بطرق متعدِّدة.
للإشارة إلى سيولة المخزون يمثل الرقم عدد الأيام التي سيستمر فيها مخزون الشركة الحالي. بشكل عام يُفضَّل استخدام DSI أقل لأنَّه يشير إلى مدَّة أقصر لتصفية المخزون، على الرُّغم من أنَّ متوسِّط ​​DSI يختلف من صناعة إلى أخرى.

التحليل النوعي للجرد:

هناك طرق أخرى تستخدم لتحليل مخزون الشركة.
إذا غيّرت الشركة بشكل متكرِّر طريقة حساب المخزون دون مبرِّر معقول، فمن المحتمل أن تحاول إدارتها رسم صورة أكثر إشراقاً عن أعمالها مقارنة بما هو حقيقي.
يطلب المجلس الأعلى للتعليم من الشركات العامَّة الإفصاح عن احتياطي LIFO الذي يمكن أن يجعل المخزونات تحت تكلفة LIFO قابلة للمقارنة مع تكلفة FIFO.
يمكن أن تشير عمليات شطب المخزون المتكرِّرة إلى وجود مشكلة لدى الشركة فيما يتعلَّق ببيع البضائع الجاهزة أو تقادم المخزون.
يمكن أن يؤدِّي ذلك أيضاً إلى رفع الأعلام الحمراء من خلال قدرة الشركة على الحفاظ على قدرتها التنافسيَّة وتصنيع منتجات تجذب المستهلكين إلى الأمام.

مفاهيم ومصطلحات:

1- معدل دوران المخزون:

معدل دوران المخزون يقيس كفاءة الشركة في إدارة مخزونها من البضائع.
تقسِّم النسبة تكلفة البضائع المباعة حسب متوسط ​​المخزون.

2- نهاية المخزون:

يعد إنهاء المخزون مقياساً مالياً شائعاً يقيس القيمة النهائية للبضائع المتاحة للبيع في نهاية فترة المحاسبة.

3- متوسط التكلفة:

تحدَّد طريقة متوسط ​​التكلفة تكلفة لبنود المخزون بناءً على التكلفة الإجماليَّة للبضائع المشتراة في فترة مقسومة على العدد الإجمالي للعناصر المشتراة.

4- نظام الجرد :

نظام الجرد في الوقت المحدَّد هو استراتيجية للإدارة تقوم بمواءمة طلبات المواد الخام من المورِّدين مباشرة مع جداول الإنتاج.