Maysoon Nawasreh

يوجد فترات يتكدس فيها العمل إلى مستويات مرهقة إلى حد ما، يجب توفير جميع سبل الراحة وجو مريح ونطاق لمسؤولية السكرتير العادي وذلك لتحقيق التوازن بين العمل والحياة

السكرتير مسؤول عن العمل مع الرئيس لصياغة جدول أعمال اجتماعات مجلس الإدارة وله رأي هام في هيكل كل اجتماع، ومن الضروري فهم صفات سكرتير الشركة الجيد من أجل العثور على الشخص المناسب لعمله.

نستنج أن السكرتير الإداري يكمل واجبات الإدارة في الشركات عبر جميع الصناعات وقطاعات الأعمال. حيث تشمل مسؤوليات السكرتير الإداري توفير الدعم الإداري للفرق والمديرين

حيث تحتاج المكاتب عادةً إلى مهنيين إداريين للحفاظ على تنظيمها وكفاءتها وإنتاجيتها، ويعد استخدام مهارات السكرتارية طريقة أساسية لضمان عمل الشركة بسلاسة

أن السيطرة هي عملية مراقبة وتقييم وتعديل الخطة مع تقدم المشروع، حيث يراقب المديرون التقدم عن كثب، ويتأكدون من أن الفريق يلتزم بالمواعيد النهائية، والميزانيات تحت السيطرة.

لم يعد مطلوبًا من الشركات الخاصة أن يكون لها سكرتير للشركة، ولكن يجب إبلاغ المختصين إذا لم يتم تعيين سكرتير للشركة ويجب عليك التأكد من أن هذا يتوافق مع النظام الأساسي الخاص بك.

ستكون غالبا مسؤولاً عن طلب اللوازم المكتبية الصحيحة في الوقت المناسب، والحفاظ على السجلات بدقة وبطريقة منظمة، ولتتبع احتياجات وقضايا أي شخص آخر في المكتب.

أن سكرتير الشركة ملزم قانونًا بالمسؤوليات والواجبات، حيث أنه يقوم بتسجيل جميع ملفات ووثائق الشركة وترتيب اجتماع نظامي وإعداد التقرير القانوني وتقديمه إلى مسجل الشركة في الوقت المناسب,

يتمتع الفريق المتخصص من المتخصصين في سكرتارية الشركات بمعرفة عملية مفصلة بصناعة الأموال والمشاركين فيها والتعقيدات والتحديات الخاصة التي قد تتعرض لها كيانات الشركات الخاضعة للتنظيم من منظور السكرتارية.

يساعد التواصل اللفظي على تنظيم الأفكار والخبرات المعقدة في فئات ذات مغزى ويرتبط وجودنا ارتباطًا وثيقًا بالتواصل الذي نستخدمه.

التواصل الفعال أمر بالغ الأهمية ويعد الاتصال جزءًا من حياة العمل اليومية وتأثيره على العلاقات بين أعضاء الفريق وبين الشركات وعملائها.

من متطلبات وظيفة السكرتارية الفنية إيضا، خريج مدرسة ثانوية أو ما يعادلها، ويفضل أن يكون مع بعض الأعمال العامة / السكرتاريةوأن يكون لديه المهارات والخبرة يفضل سنة واحدة من الخبرة الفنية ذات الصلة، ويجب أن يكون قادرًا على اجتياز اختبار الكتابة القياسي ولإداء مهام الكتابة / المعالجة الفنية.

إدارة المكاتب والسكرتاريا مهمة جداً في تنظيم سير الأعمال والنشاطات المكتبية، وبالتالي تقديم الخدمات في العمل والمنظمات بشكل أسرع وأكثر تنظيماً

أن السكرتاريا والأعمال المكتبية تُعَدّ كالقلب النابض في إتمام وإنجاز كافة الأعمال المكتبية، حيث أن السكرتاريا جزء من الأعمال المكتبية وإدارة المكاتب.

نستنتج أن الموظف إذا أراد الوصول إلى السكرتير المبدع فيجب عليه الإلمام بكافة مهارات السكرتاريا وإدارة المكاتب، وذلك من خلال التدريب المكثف.

يستخدم العديد من الأشخاص التواصل غير اللفظي للتعبير عن شعورهم وما يفكرون فيه، ويعد فهم الآخرين في العمل والتواصل معهم أحد التحديات الضرورية.

ذلك يجب أن تتوافر في السكرتير الكفاءة اللازمة لإنجاز وإتمام الأعمال بأفل وقت ممكن وسرعة أكثر ويجب أن يكون السكرتير عنده القدرة على امتصاص غضب الجميع.

يجب أن يمتاز سكرتير الشركة بأن يكون مستعدًا وفعالًا ومنظمًا جيدًا، وذلك من خلال تحسين مهارات الاتصال والتنظيم حيث يمكن أن يصبح سكرتيرًا خبيرًا وجزءًا لا غنى عنه من الفريق

الأمناء القانونيون ليسوا ملزمين قانونًا بالوفاء بمعايير التعليم أو التدريب والعديد منهم لم يلتحقوا بالكلية وذلك لأن وظائفهم لا تتطلب نفس عمق المعرفة القانونية.

أن السكرتارية تتطلب مفردات واسعة وقواعد نحوية وتهجئة جيدة في بعض الأحيان يمكنك تدوين الملاحظات في الاجتماعات ثم ضغط المعلومات ذات الصلة في ملخص موجز.

تستخدم السكرتارية مهارات المراسلات الكتابية والشفهية لإتمام المهام المختلفة، مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني، والرد على المكالمات الهاتفية، وتحية الضيوف، بحيث تسمح لك مهارات المراسلات بالتواصل بوضوح ونقل الأمور للموظفين والعملاء.

أن معوقات الاتصال بالسكرتارية ولتي تحول دون الاتصال الفعال حيث ان العقبات المادية والاقتصادية والبيولوجية والنفسية والاجتماعية والثقافية والسياسية والتكنولوجيةتوثر في سير العمل واعمال السكرتارية.

يجب أن يكون السكرتير قادرًا على تنفيذ الأعمال ذات الأولويات المختلفة في الوقت المناسب، حيث أن الإدارة السليمة للوقت ستجعلك أكثر إنتاجية وكفاءة

السكرتارية الحديثة تعتبر فن وذوق وسرية تامة ومهمة جداً لسير العمل والأعمال، حيث أنه في محيط العمل الإداري إن الكل مُكمل لبعضه؛ لإتمام وإنجاز العمل داخل الشركة.

أن السكرتارية تتطلب أيضاً أن تتولى مجموعة متنوعة من المهام والمسؤوليات المختلفة، فقد يكون من الضروري أن يمتلك السكرتارية مجموعة

يقوم الأمناء أيضًا بتقديم الأوراق والرد على الهواتف وجدولة المواعيد والتعامل مع البريد لأصحاب العمل، حيث يتم توظيف الأمناء من قبل المنظمات التجارية والمهنية والحكومية

قد يتلقى السكرتير القانوني مكالمات من العملاء الباحثين عن القضايا على أساس منتظم، ويمكنهم توجيه اتصال كل عميل إلى المحامي المناسب مع الاستمرار في قبول

أن عمل السكرتارية الطبية مهم، إلا أنه لا يسبب الإجهاد مثل عمل المهنيين الطبيين الآخرين، حيث أن السكرتارية الطبية تقدم خدمات لا تقدر بثمن للمستشفيات والعيادات ومكاتب أطباء الأسنان

يجب أن يكون لدى السكرتير معرفة بالمهارات اللغوية مثل الاستماع والتحدث والقراءة والكتابة واللغة الإنجليزية، لأنها أصل جميع أنواع التواصل الفعال.

تم تصميم الهاتف التناظري للموظفين، ولكن ببطء سيتم استبداله بالمهاتفة عبر الإنترنت على غرار الهواتف الصوتية عبر بروتوكول الإنترنت، ومميزات هذا الهواتف أنها قابلة للتشغيل عبر أرقام اتصال محددة.