إدارة الملفات الإلكترونية

على الرغم من أن المستخدم قد يرى هذا التنسيق يشار إليه أحيانًا باسم صورة نقطية مستقلة عن الجهاز (أو DIB)، فإن ملف BMP يرمز إلى الصورة النقطية ويتم نطقه بشكل شائع.

الأيقونة عبارة عن تمثيل رسومي صغير لبرنامج أو ميزة أو ملف، وعند النقر فوق رمز أو النقر فوقه نقرًا مزدوجًا، حيث يفتح الملف أو البرنامج المرتبط أو يتم تنفيذ إجراء ما.

إن تنسيق المستند المحمول (PDF): هو تنسيق ملف يلتقط جميع عناصر المستند المطبوع كصورة إلكترونية يمكن للمستخدمين عرضها أو التنقل أو الطباعة أو إعادة التوجيه إلى شخص آخر.

تقع الملفات الصوتية ضمن ثلاث فئات رئيسية، والاختلافات بينها لها آثار كبيرة على حجم الملف، والفئة الأولى هي الصوت غير المضغوط، وهو بالضبط ما يبدو عليه الأمر.

يوفر تنسيق ملف (accdb) الذي تم تقديمه في (Access 2007) العديد من المزايا غير المتوفرة في تنسيقات الملفات السابقة، وإذا كان المستخدم يقوم بالترقية من إصدار (Access) قبل (Access 2007)،

يعد (Excel) واحد من الأدوات التي تتضمن مجموعة مختلفة من الامتدادات التي يمكن عن طريقها تخزين المستند، والامتداد الرائج الاستعمال في (Excel) هو (xlsx)، والذي يستعمل لحفظ نوع بسيط من المعلومات

هناك العديد من التنسيقات المختلفة للملفات الصوتية الرقمية، ولكل منها مزاياها وعيوبها، حيث كانت بعض التنسيقات موجودة منذ سنوات عديدة، في حين أن البعض الآخر جديد ومحسّن. 

عندما تكون المؤسسة صغيرة نسبيًا، ولا تتعامل إلا مع عدد صغير من المستندات أسبوعيًا، فقد لا تكون إدارة المستندات مشكلة، ومع ذلك، مع نمو المؤسسة واحتياجها إلى تخزين وإدارة المئات إن لم يكن الآلاف من المستندات شهريًا،

مدير الملفات هو برنامج نظام مسؤول عن إنشاء الملفات وحذفها وتعديلها وإدارة الوصول إليها وأمانها والموارد التي يتم استخدمها، حيث يتم تنفيذ هذه الوظائف بالتعاون وبالعمل مع إدارة الأجهزة،

مدير المستندات: هو تطبيق يساعد المستخدم على إدارة كل المستندات الموجودة على جهاز الحاسوب الخاص به، على سبيل المثال، يسمح كل مديري المستندات للمستخدم بعرض المستندات وتعديلها ونسخها وحذفها على أجهزة تخزين الكمبيوتر الخاصة بهم.

هناك العديد من المزايا والعيوب لإدارة الملفات في نظام التشغيل، حيث تتنوع وتختلف هذه المزايا والعيوب في إدارة الملفات في نظام التشغيل.

يمكن عرض ملفات PDF على مجموعة كبيرة من الأجهزة ومتصفحات الإنترنت، ومع ذلك، فإن خطوات حفظها ليست واحدة، حيث يجب اتباع إرشادات عامة على حفظ ملف PDF الذي تم تنزيله على معظم أنواع الوسائط.

ينتقل العالم تدريجياً من ما كان عليه في السابق إلى عالم رقمي، حيث تتدفق موجة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بسرعة عبر كل جانب من جوانب المجتمع تقريبًا، وإذا تم استخدامها بشكل صحيح،

يوفر الانتقال إلى نظام إدارة المستندات الإلكترونية (DMS) مزايا عديدة على نظام تخزين النسخ الورقية القديم، وتعد السلامة المحسنة وإمكانية البحث وكفاءة الوصول إلى المستندات ومشاركتها مجرد مزايا قليلة.

يشير امتداد ملف DOC إلى تنسيق مستند معالجة الكلمات، حيث ان تنسيق الملف الثنائي هذا مملوك لشركة Microsoft وهو أصلي لتطبيق معالجة الكلمات الأكثر شيوعًا في Microsoft ،Microsoft Word، وإنه تنسيق مستند نصي عادي يمكن أن يحتوي أيضًا على ارتباطات تشعبية وصور ومحاذاة وما إلى ذلك.

يرمز AVI إلى Audio Video Interleave، وهو تنسيق ملف فيديو مستخدم على نطاق واسع تم إنشاؤه بواسطة Microsoft، ومتوافق مع جميع أنظمة تشغيل Microsoft Windows، وتنسيق الملف هذا متوافق للتشغيل المتزامن لأنواع مختلفة من تدفقات الفيديو والصوت.

مستند MOV هو نوع مستند فيديو، حيث تم تحديثه عن طريق شركة Apple Inc، ويتضمن على مسار واحد أو أكثر، حيث يحفظ كل مسار فيلمًا وصوتًا ومقاطع فيلم وترجمات، كما إنها حاوية وسائط متنوعة تستطيع حفظ أشكال مختلفة من عناصر الوسائط.

ملف M4A: هو مستند صوتي قد يحفظ أشكالاً متعددة من المضمون الصوتي، مثل الموسيقى والبودكاست والكتب الصوتية، كما يتم تخزينها بترتيب MPEG-4 وتشفيرها إما باستعمال تطبيقات ترميز الصوت المتقدم

قبل أن نفهم عملية الاسترداد التي ستساعد المستخدم على استرداد ملف OGM المفقود أو المحذوف الذي اختفى تمامًا، حيث من المفيد للمستخدمين فهم ما هو ملف OGM ونوع المعلومات التي يحتوي عليها.

يجب الاحتفاظ بالملفات التي يستخدمها الأفراد على محرك أقراص الشبكة الشخصية الخاص بهم والذي يتم نسخه احتياطيًا، ويجب عدم الاحتفاظ بالملفات على سطح المكتب بجهاز الكمبيوتر أو مجلد "المستندات"

هناك عدة أسباب وراء احتياجات المستخدم إلى تحويل ملف (PDF) إلى تنسيق ملف صورة، وربما يحتاج المستخدم  إلى دمج أمثلة من عمله في مستند آخر أو ربما يرغب في وضع صور لعمله على الإنترنت.

إذا كان لدى المستخدم مستند أو صورة مطبوعة يريد إدراجها في مستند (Word) الخاص به، فهناك طريقتان يمكن للمستخدم القيام بذلك، في هذا المقال سنشرح طريقة تحويل أي مستند ممسوح ضوئيًا إلى ملف وورد.

نظرًا لأن أحجام الملفات الصوتية يمكن أن تكون كبيرة، فإن العديد من تنسيقات الملفات الصوتية المستخدمة على نطاق واسع من قبل الكيانات التجارية تأتي مع برامج تسمى برامج الترميز التي تساعد في تقليل حجم ملفاتها.

في بعض الأحيان، أثناء فتح ملف (DOC) أو (DOCX) على (MS Word)، تظهر رسالة خطأ تمنع تحميل الملف، يوضح الموجه عادةً مواجهة (Word) أخطاءً عند محاولة فتح الملف، بعد ذلك، يسرد اقتراحات مختلفة

يجب معرفة كيفية التعرف على مستند تالف في (Word 2007) والإصدارات الأحدث، بالإضافة إلى ذلك، وتتضمن هذه المقالة خطوات تشرح كيفية استرداد النص والبيانات الموجودة في المستند بعد تحديد المستند على أنه تالف.

على الرغم من حقيقة أن ملفات (M4A) تتمتع بجودة أعلى وحجم ملف أصغر من ملفات (MP3)، فقد تخبر المستخدم بعض التطبيقات بأنها غير قادرة على فتح ملفات (M4A)، وفي هذه الحالة، يمكن للمستخدم تحويل (M4A) إلى ملف (MP3) بدلاً من ذلك. 

التبادل الإلكتروني للوثائق، حيث يتفق الطرفان على أنه يجوز إرسال أي مستند مطلوب تسليمه من قبل أحد الطرفين إلى الطرف الآخر بموجب هذا البند 3 بواسطة هذا الطرف (محاميه) كملف PDF إلى الطرف الآخر (أو محاميه أو محاميه) عن طريق البريد الإلكتروني. 

يتمثل الاختلاف بين تنسيقات ملفات (CSV و XLS) في أن ترتيب (CSV) هو إعداد نص عادي يتم فيه فصل القيم بفاصلات "قيم مفصولة بفواصل"، بينما تنسيق ملف (XLS) هو تنسيق ملف ثنائي لأوراق (Excel)

هناك العديد من الطرق لتجنب أخطاء رقمنة المستندات، حيث يجب استخدامها للتخلص من الأخطاء وتقليل الإصابة بها، وذلك لتحسن كفاءة وجودة رقمنة الملفات.

يتم استعمال نظام إدارة المستندات في بيئة الويندوز لعمليات صيانة (أو إدارة) المستندات، حيث إنه نوع من التطبيقات التي تدير مستندات المعلومات في نظام الحاسوب.