باختصار، يعد ملف ZIP وسيلة لتخزين البيانات أو نقلها بطريقة أكثر فاعلية. لكنها ليست الطريقة الوحيدة لضغط الملفات أو توفير مساحة، والآن بعد أن أصبح لدينا Dropbox، فإن السحابة تجعل تخزين الملفات ومشاركتها أسرع وأسهل وأكثر أمانًا من ضغط الملفات.
ملف M4A: هو مستند صوتي قد يحفظ أشكالاً متعددة من المضمون الصوتي، مثل الموسيقى والبودكاست والكتب الصوتية، كما يتم تخزينها بترتيب MPEG-4 وتشفيرها إما باستعمال تطبيقات ترميز الصوت المتقدم
ملحق ملف MP3 عبارة عن حاوية صوت رقمية مستخدمة على نطاق واسع أحدثت ثورة في صناعة تشغيل الموسيقى ومشاركتها وتوزيعها.
برنامج الترميز هو عملية قائمة على الأجهزة أو البرامج التي تضغط وتفك ضغط كميات كبيرة من البيانات، حيث تستخدم برامج الترميز في التطبيقات لتشغيل وإنشاء ملفات وسائط للمستخدمين.
ملف PPT هو عرض شرائح قابل للتحرير تم إنشاؤه بواسطة Microsoft PowerPoint أو تم تصديره بواسطة برنامج عرض تقديمي آخر، مثل OpenOffice Impress أو Apple Keynote.
يمكن لملفات PNG، التي تستعمل الامتداد .png، معالجة 16 مليون لون مما يميزها بشكل أكيد عن أغلب أشكال الملفات.
تم تصميم GIF لتعمل على ترتيب مشاركة الرسومات، GIF: هو ترتيب مستند نقطي تم اعداده للصور الرئيسية نسبيًا التي تظهر بشكل رئيسي على الإنترنت، كما يمكن أن يدعم كل ملف ما يصل إلى 8 بت لكل بكسل ويمكن أن يحتوي على 256 لونًا مفهرسًا.
على الرغم من أن المستخدم قد يرى هذا التنسيق يشار إليه أحيانًا باسم صورة نقطية مستقلة عن الجهاز (أو DIB)، فإن ملف BMP يرمز إلى الصورة النقطية ويتم نطقه بشكل شائع.
مايكروسوفت هي أكبر بائع لبرامج الكمبيوتر في العالم. كما أنها مزود رائد لخدمات الحوسبة السحابية وألعاب الفيديو.
ملفات EAR: تُستخدم ملفات EAR لتطبيقات المؤسسة المكونة من وحدات نمطية متعددة، كما توجد أنواع متعددة من الوحدات النمطية، ولكن الأكثر شيوعًا هي وحدات الويب.
الأرشفة الإلكترونية، يعتقد الأشخاص أن الأرشفة الإلكترونية (EDMS) هي إجراء تغير الملفات والملفات الورقية إلى ملفات إلكترونية وذلك باستخدام المسح الضوئي عن طريق الماسحات الضوئية والحفظ من خلال تبادل وسائط الحفظ.
الملف الإلكتروني: يعني الملف الإلكتروني الذي تنشئه الوكالة حيث تتوفر فيه بعض المعلومات والوثائق المتعلقة بالشركة المملوكة للدولة والبنود المطروحة ليتم فحصها من قبل مقدمي العطاءات.
الأيقونة عبارة عن تمثيل رسومي صغير لبرنامج أو ميزة أو ملف، وعند النقر فوق رمز أو النقر فوقه نقرًا مزدوجًا، حيث يفتح الملف أو البرنامج المرتبط أو يتم تنفيذ إجراء ما.
يجب ترجمة البرنامج الخاص بالمستخدم إلى ملف تنفيذي قبل أن يمكن تشغيله أو تصحيحه، حيث يلخص هذا الموضوع الأنواع المختلفة من الملفات القابلة للتنفيذ التي يمكن أن ينتجها برنامج التحويل البرمجي (Micro Focus COBOL).
ملفات (MSI) هي تنسيق ملف المثبت المفضل عندما يتعلق الأمر بتوزيع حزمة التطبيقات في بيئات المؤسسات، ويرجع ذلك إلى هيكل مكونات التوحيد القياسي وأفضل الممارسات.
على الرغم من حقيقة أن ملفات (M4A) تتمتع بجودة أعلى وحجم ملف أصغر من ملفات (MP3)، فقد تخبر المستخدم بعض التطبيقات بأنها غير قادرة على فتح ملفات (M4A)، وفي هذه الحالة، يمكن للمستخدم تحويل (M4A) إلى ملف (MP3) بدلاً من ذلك.
يعتبر تحويل الملفات الأخرى إلى (PDF) فكرة ممتازة، حيث يمكن للكثير من الأدوات على الإنترنت تحويل (M4A) إلى (PDF)، ومع ذلك، فإن محرر (Sonix) هو الخيار الأفضل إذا كان المستخدم بحاجة إلى أكثر من محول
ملف MP4 هو ملف وسائط متعددة يخزن فيلمًا أو مقطع فيديو وقد يحتوي أيضًا على ترجمات وصور وبيانات وصفية، حيث إنه أحد أكثر التنسيقات شيوعًا المستخدمة لتوزيع الفيديو عبر الإنترنت ، سواء كان ذلك عبر دفق مقاطع الفيديو أو مشاركتها.
يقوم M4V بشكل أساسي بتخزين مقاطع الفيديو التي تم تنزيلها من متجر Apple iTunes، وعلى الرغم من وجود بعض أوجه التشابه بين تنسيق الملف هذا وتنسيق MP4، إلا أنه يخضع لحماية حقوق الطبع والنشر لـ FairPlay DRM من Apple ولا يمكن للمستخدمين تشغيل ملفات M4V المحمية ضد النسخ بدون إذن.
قبل أن نفهم عملية الاسترداد التي ستساعد المستخدم على استرداد ملف OGM المفقود أو المحذوف الذي اختفى تمامًا، حيث من المفيد للمستخدمين فهم ما هو ملف OGM ونوع المعلومات التي يحتوي عليها.
Ogg: هو تنسيق ملف مفتوح المصدر للوسائط المتعددة، حيث يمكن أن يحتوي على موسيقى وفيديو ونصوص وبيانات وصفية، وقد تم تحسينها لتدفق المحتوى.
ملفات OGA هي ملفات صوتية تم تطويرها بواسطة Xiph Org، وبتعبير أدق، إنه ملف حاوية صوت يمكنه استخدام طرق تشفير مختلفة، OGA وهو تنسيق الملف الأقل شهرة واستخدامًا من Ogg Vorbis، وعادةً ما تستخدم هذه الملفات الصوتية تنسيق OGG.
WAV (أو WAVE) هي واحدة من أقدم تنسيقات ترميز الصوت المستخدمة اليوم، حيث قامت Microsoft و IBM بتطويره لتشغيل الصوت على أجهزة الكمبيوتر الشخصية.
WebM: هو تنسيق فيديو مفتوح مقدم من Google لمضمون الوسائط المتعددة، مثل الصوت والفيديو، كما يمكن لهذا التنسيق حفظ ملفات الوسائط وفقًا لمعايير الضغط لتحسين البث عبر الإنترنت.
تنسيق WebP (يُنطق Weppy) هو المشروع الشقيق لتنسيق حاوية فيديو WebM استنادًا إلى برنامج ترميز الفيديو VP8 الذي طورته On2 Technologies والذي أصدرته Google.
عندما تكون المؤسسات صغيرة نسبيًا، ولا تتعامل إلا مع عدد صغير من المستندات أسبوعيًا، فقد لا تكون إدارة المستندات مشكلة، وهناك العديد من تأثيرات الأتمتة على مختلف مراحل التحكم في المستندات.
هناك العديد من الفوائد المتعلقة برقمنة المستندات، إحدى المزايا هي أنه يتيح سهولة الوصول إلى المستندات، وفائدة أخرى هي أن رقمنة الملفات يمكن أن تساعد في الحفاظ عليها للأجيال القادمة.
هناك العديد من الطرق لتجنب أخطاء رقمنة المستندات، حيث يجب استخدامها للتخلص من الأخطاء وتقليل الإصابة بها، وذلك لتحسن كفاءة وجودة رقمنة الملفات.
تتضمن الخطوات لعملية الرقمنة تحويل المستندات الورقية إلى رقمية، والتقاط المعلومات، وتخزين الملفات الرقمية في مستودع مركزي أو على السحابة، حيث يجب تنفيذ هذه الخطوات بالتسلسل ويمكن إجراؤها في الوضع الفردي أو الدفعي.
رقمنة المستندات هي عملية تحويل المستندات الورقية إلى تنسيق رقمي باستخدام أدوات وتقنيات متنوعة قد تستخدمها أنظمة الكمبيوتر لأتمتة العمليات أو سير العمل. تعتبر أهم مرحلة على طريق التحول إلى مؤسسة رقمية.
