إدارة الملفات الإلكترونية

إن تنسيق المستند المحمول (PDF): هو تنسيق ملف يلتقط جميع عناصر المستند المطبوع كصورة إلكترونية يمكن للمستخدمين عرضها أو التنقل أو الطباعة أو إعادة التوجيه إلى شخص آخر.

على الرغم من أن المستخدم قد يرى هذا التنسيق يشار إليه أحيانًا باسم صورة نقطية مستقلة عن الجهاز (أو DIB)، فإن ملف BMP يرمز إلى الصورة النقطية ويتم نطقه بشكل شائع.

الأيقونة عبارة عن تمثيل رسومي صغير لبرنامج أو ميزة أو ملف، وعند النقر فوق رمز أو النقر فوقه نقرًا مزدوجًا، حيث يفتح الملف أو البرنامج المرتبط أو يتم تنفيذ إجراء ما.

يرمز AVI إلى Audio Video Interleave، وهو تنسيق ملف فيديو مستخدم على نطاق واسع تم إنشاؤه بواسطة Microsoft، ومتوافق مع جميع أنظمة تشغيل Microsoft Windows، وتنسيق الملف هذا متوافق للتشغيل المتزامن لأنواع مختلفة من تدفقات الفيديو والصوت.

مستند MOV هو نوع مستند فيديو، حيث تم تحديثه عن طريق شركة Apple Inc، ويتضمن على مسار واحد أو أكثر، حيث يحفظ كل مسار فيلمًا وصوتًا ومقاطع فيلم وترجمات، كما إنها حاوية وسائط متنوعة تستطيع حفظ أشكال مختلفة من عناصر الوسائط.

يشير امتداد ملف DOC إلى تنسيق مستند معالجة الكلمات، حيث ان تنسيق الملف الثنائي هذا مملوك لشركة Microsoft وهو أصلي لتطبيق معالجة الكلمات الأكثر شيوعًا في Microsoft ،Microsoft Word، وإنه تنسيق مستند نصي عادي يمكن أن يحتوي أيضًا على ارتباطات تشعبية وصور ومحاذاة وما إلى ذلك.

ملف M4A: هو مستند صوتي قد يحفظ أشكالاً متعددة من المضمون الصوتي، مثل الموسيقى والبودكاست والكتب الصوتية، كما يتم تخزينها بترتيب MPEG-4 وتشفيرها إما باستعمال تطبيقات ترميز الصوت المتقدم

قبل أن نفهم عملية الاسترداد التي ستساعد المستخدم على استرداد ملف OGM المفقود أو المحذوف الذي اختفى تمامًا، حيث من المفيد للمستخدمين فهم ما هو ملف OGM ونوع المعلومات التي يحتوي عليها.

هناك العديد من التنسيقات المختلفة للملفات الصوتية الرقمية، ولكل منها مزاياها وعيوبها، حيث كانت بعض التنسيقات موجودة منذ سنوات عديدة، في حين أن البعض الآخر جديد ومحسّن. 

عندما تكون المؤسسة صغيرة نسبيًا، ولا تتعامل إلا مع عدد صغير من المستندات أسبوعيًا، فقد لا تكون إدارة المستندات مشكلة، ومع ذلك، مع نمو المؤسسة واحتياجها إلى تخزين وإدارة المئات إن لم يكن الآلاف من المستندات شهريًا،

مدير الملفات هو برنامج نظام مسؤول عن إنشاء الملفات وحذفها وتعديلها وإدارة الوصول إليها وأمانها والموارد التي يتم استخدمها، حيث يتم تنفيذ هذه الوظائف بالتعاون وبالعمل مع إدارة الأجهزة،

مدير المستندات: هو تطبيق يساعد المستخدم على إدارة كل المستندات الموجودة على جهاز الحاسوب الخاص به، على سبيل المثال، يسمح كل مديري المستندات للمستخدم بعرض المستندات وتعديلها ونسخها وحذفها على أجهزة تخزين الكمبيوتر الخاصة بهم.

هناك العديد من المزايا والعيوب لإدارة الملفات في نظام التشغيل، حيث تتنوع وتختلف هذه المزايا والعيوب في إدارة الملفات في نظام التشغيل.

يمكن عرض ملفات PDF على مجموعة كبيرة من الأجهزة ومتصفحات الإنترنت، ومع ذلك، فإن خطوات حفظها ليست واحدة، حيث يجب اتباع إرشادات عامة على حفظ ملف PDF الذي تم تنزيله على معظم أنواع الوسائط.

ينتقل العالم تدريجياً من ما كان عليه في السابق إلى عالم رقمي، حيث تتدفق موجة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بسرعة عبر كل جانب من جوانب المجتمع تقريبًا، وإذا تم استخدامها بشكل صحيح،

يوفر الانتقال إلى نظام إدارة المستندات الإلكترونية (DMS) مزايا عديدة على نظام تخزين النسخ الورقية القديم، وتعد السلامة المحسنة وإمكانية البحث وكفاءة الوصول إلى المستندات ومشاركتها مجرد مزايا قليلة.

يعد (Excel) واحد من الأدوات التي تتضمن مجموعة مختلفة من الامتدادات التي يمكن عن طريقها تخزين المستند، والامتداد الرائج الاستعمال في (Excel) هو (xlsx)، والذي يستعمل لحفظ نوع بسيط من المعلومات

تقع الملفات الصوتية ضمن ثلاث فئات رئيسية، والاختلافات بينها لها آثار كبيرة على حجم الملف، والفئة الأولى هي الصوت غير المضغوط، وهو بالضبط ما يبدو عليه الأمر.

يوفر تنسيق ملف (accdb) الذي تم تقديمه في (Access 2007) العديد من المزايا غير المتوفرة في تنسيقات الملفات السابقة، وإذا كان المستخدم يقوم بالترقية من إصدار (Access) قبل (Access 2007)،

مايكروسوفت هي أكبر بائع لبرامج الكمبيوتر في العالم. كما أنها مزود رائد لخدمات الحوسبة السحابية وألعاب الفيديو.

ملفات EAR: تُستخدم ملفات EAR لتطبيقات المؤسسة المكونة من وحدات نمطية متعددة، كما توجد أنواع متعددة من الوحدات النمطية، ولكن الأكثر شيوعًا هي وحدات الويب.

المستند ذو امتداد المستند MKV هو مستند فيديو Matroska، حيث إنه حاوية فيديو تتقارب بشكل كبير الى MOV وAVI، ولكنها تدعم أيضًا عددًا غير محدود من مسارات الصوت والصورة والترجمة (مثل SRT أو USF).

WAV (أو WAVE) هي واحدة من أقدم تنسيقات ترميز الصوت المستخدمة اليوم، حيث قامت Microsoft و IBM بتطويره لتشغيل الصوت على أجهزة الكمبيوتر الشخصية.

WebM: هو تنسيق فيديو مفتوح مقدم من Google لمضمون الوسائط المتعددة، مثل الصوت والفيديو، كما يمكن لهذا التنسيق حفظ ملفات الوسائط وفقًا لمعايير الضغط لتحسين البث عبر الإنترنت.

يمكن لملفات PNG، التي تستعمل الامتداد .png، معالجة 16 مليون لون  مما يميزها بشكل أكيد عن أغلب أشكال الملفات.

تم تصميم GIF لتعمل على ترتيب مشاركة الرسومات، GIF: هو ترتيب مستند نقطي تم اعداده للصور الرئيسية نسبيًا التي تظهر بشكل رئيسي على الإنترنت، كما يمكن أن يدعم كل ملف ما يصل إلى 8 بت لكل بكسل ويمكن أن يحتوي على 256 لونًا مفهرسًا.

يقوم M4V بشكل أساسي بتخزين مقاطع الفيديو التي تم تنزيلها من متجر Apple iTunes، وعلى الرغم من وجود بعض أوجه التشابه بين تنسيق الملف هذا وتنسيق MP4، إلا أنه يخضع لحماية حقوق الطبع والنشر لـ FairPlay DRM من Apple ولا يمكن للمستخدمين تشغيل ملفات M4V المحمية ضد النسخ بدون إذن.

هناك العديد من الطرق لتجنب أخطاء رقمنة المستندات، حيث يجب استخدامها للتخلص من الأخطاء وتقليل الإصابة بها، وذلك لتحسن كفاءة وجودة رقمنة الملفات.

يتم استعمال نظام إدارة المستندات في بيئة الويندوز لعمليات صيانة (أو إدارة) المستندات، حيث إنه نوع من التطبيقات التي تدير مستندات المعلومات في نظام الحاسوب.

هناك العديد من خصائص إدارة الملفات في نظام التشغيل ولكل منها مهامها ووظائفها واهميتها، حيث تقوم كل منها بأعمال مخصصه لكل خاصية.