إدارة الوقت و دورها في إدارة المشاريع

إدارة الوقت: هي التنظيم الواعي للوقت وإدارته، وهي طريقة للتخطيط لضمان أنّ العمل المنجز يحقق الأهداف المرجوة في الوقت المتاح. تتيح الإدارة الفعالة للوقت للأفراد والفرق العمل بشكل أكثر ذكاءً وكفاءة، ممّا قد يؤدي إلى إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل. لكن هذا لا يعني بالضرورة أنهم يعملون بجد أكبر.

عادةً ما تتضمن إدارة الوقت الاختيار وتحديد الأولويات – اختيار المهام التي يجب القيام بها أولاً يمكن أن يساهم في الأهداف اليومية (أو كل ساعة) – وترتيبها حسب الأولوية من حيث تلك التي يجب إكمالها قبل الآخرين. كنظام، تعد إدارة الوقت مكونًا أساسيًا لإدارة المشروع (لا سيما تخطيط المشروع وجدولته). داخل المنظمات، تهدف إدارة الوقت إلى تحديد وتقدير وتقليل تكلفة الوقت الضائع.

على الرغم من اعتبار الكثيرين أنها أداة للأنشطة التجارية أو العمل، ولكن يمكن تطبيق إدارة الوقت بشكل فعال للتحكم في جميع جوانب الحياة الشخصية للفرد وتنظيمها. كما يمكن أن يشمل ذلك العمل، الحياة الاجتماعية والأسرة، الاهتمامات والالتزامات الشخصية. تحديد الأهداف والأولويات هو جزء أساسي من إدارة الوقت؛ بدونها يمكن للجهود أن تفتقر إلى التوجيه وتكون مضيعة للوقت.

فوائد إدارة الوقت:

• تحكم أفضل بالوقت، وقضاء وقت أقل في الأمور غير ذات الأولوية.
  
• زيادة الإنتاجية.
  
• تقليل الضغط.
  
• المزيد من الوقت المتاح للقيام بأشياء أخرى.
  

المهارات الأساسية التي يمكن أن تساهم في إدارة الوقت بشكل أفضل:

• وضع أهداف معينة.
  
• تحديد الأولويات.
  
• التحفيز.
  
• التركيز على المهمة المطروحة.
  
• التخطيط.
  
• إدارة الإجهاد.
  
• التسجيل والمراقبة.
  
• التحسين المستمر – تحسين ما تفعله.
  

إدارة الوقت في مشاريع البناء:

إدارة الوقت: هي عملية تنظيم وتنفيذ إستراتيجية تتعلق بالوقت المطلوب لأنشطة العمل في المشروع. تعتبر الإدارة الفعالة للوقت ضرورية لتحقيق أهداف الميزانية والبرنامج بنجاح وكفاءة، فضلاً عن تحقيق الربحية. يمكن أن تخاطر المشاريع بتكبد تكاليف غير ضرورية وتأخيرات نتيجة لإدارة الوقت غير الفعالة، إمّا عن طريق الفشل في السماح بالتعقيد الكامل للمشروع، أو عن طريق الفشل في إدارة العمل المجدول بشكل فعال أو الأحداث غير المتوقعة.

في المشاريع الكبيرة، يجوز للعميل تعيين مستشار برنامج لإعداد برنامج مفصل للمشروع بما في ذلك برنامج مخطط للبناء إذا لم يتم تعيين مقاول. بمجرد تعيين المقاول، سيتحملون مسؤولية برمجة أعمال البناء، ولكن قد يستمر مستشار البرنامج في تطوير برنامج شامل للعميل.

خلال مرحلة التخطيط، يجب فهم جميع أنشطة العمل بشكل صحيح، والتخطيط لها بالتفصيل لتحسين تخصيص الموارد وتقليل احتمالية “المجهول”. يمكن بعد ذلك عمل تقديرات للمدة التي سيستغرقها كل نشاط. هذا أمر بالغ الأهمية لتحديد المعالم والمواعيد النهائية، لتخصيص الموارد، لتحديد تسعير العقود ومتطلبات التدفق النقدي.

بالإضافة إلى حُزم العمل، يجب أن تخصص إدارة الوقت أيضًا الأنشطة بما في ذلك:

• العلاقات المتبادلة بين المهام.
  
• إدارة المشروع.
  
• الاتصال بأطراف ثالثة، مثل السلطة المحلية.
  
• موافقات العميل وعمليات اتخاذ القرار.
  
• التدريب.
  
• الحوادث والطوارئ.
  
• الاجتماعات الداخلية والخارجية.
  
• الإجازات وحالات المرض في الموظفين.
  
• أنشطة الموردين والمقاولين الفرعيّين.
  
• أعطال المعدات.
  
• عمليات التسليم الفائتة من قبل الموردين.
  
• الانقطاعات في سير العمل بسبب سوء الأحوال الجوية.
  
• عمليات التفتيش والاختبار وأشكال أخرى من مراقبة الجودة.
  

يصف مفهوم “الطفو” الوقت الذي يمكن أن يتأخر فيه النشاط دون تغيير المدة الإجمالية للمشروع. يتم الحصول على الطفو عن طريق طرح مدة الأنشطة من الوقت المتاح. يتم تحديد المسار الحرج من خلال جميع الأنشطة حيث كان إجمالي التعويم هو صفر.

يجب تنفيذ الأنشطة الحاسمة دون تأخير، وأي تعديل في مدتها يؤدي إلى تغيير في مدة المشروع. يمكن في بعض الأحيان تقليل مدة النشاط عن طريق إضافة موارد إضافية، ولكن هذا سيؤدي أيضًا إلى زيادة تكلفته.

من الواضح أنّ كل مشروع يحتاج إلى جدول زمني وكل مدير مشروع يحتاج إلى إدارة الجدول الزمني للمشروع. على الرغم من أنّ هنالك أداتين لتتبع الوقت تبسطان إدارة الجداول الزمنية والجداول الزمنية للمشاريع، إلّا أنّ هناك اختلافات رئيسية بينهما. لديهم ميزات وحلول وأسعار وإيجابيات وسلبيات مختلفة. لكنها ضرورية لنجاح أي مدير مشروع.

البعض منهم مثل (Primavera P6)، لديهم برنامج مشروع متقدم وقدرات إدارة المحافظ. من ناحية أخرى، فإنّ بعض أدوات البرامج مثل (Microsoft Project) تمكن من عرض معلومات المشروع الضرورية بطريقة سريعة. تستخدم العديد من فرق المشروع كلاهما لتقييم فعالية تتبع الوقت في مشاريعهم.