ان أنظمة جدولة المواعيد المرافق الطبية الخارجية أنظمة مهمة جدا للمستشفيات، حيث ان هناك نظام يدوي الذي يستخدم دفتر المواعيد، ونظام الجدولة المحوسب، حيث يتم تسجيل المواعيد على جهاز الحاسوب في نظام المستشفيات.
إدارة المواعيد في المستشفيات
- جدولة المريض أو جدولة المرضى هي إحدى المهام الأكثر شيوعًا التي تؤديها الممارسات في المستشفيات ويمكن أن يكون لها أيضًا تأثير كبير على نجاح المستشفيات، ومع إصلاح 85 في المائة أو أكثر من نفقات ممارسة الرعاية الصحية النموذجية، فإن ضمان جدولة المرضى بفعالية وكفاءة أمر بالغ الأهمية للحفاظ على إيرادات العيادات وتعظيمها.
- المستشفيات تفعل ما في وسعها لتقليل المواعيد الفائتة إلى الحد الأدنى وتضمن أن يرى الطبيب مرضاه في أقرب وقت ممكن من موعدهم المحدد، ولكن سيكون هناك دائمًا مرضى يتأخرون بضع دقائق، أو المرضى الذين يحتاجون إلى رعاية طارئة فورية، أو غير ذلك من الأحداث غير المتوقعة التي تتخلف عن جدول اليوم بأكمله، وسواء حدث ذلك في بداية اليوم أو في منتصف فترة ما بعد الظهر، فهو غير مريح ومحبط لكل من المريض وطاقم التدريب.
- قد تبدو جدولة المرضى في حد ذاتها كعملية بسيطة، ولكن جدولة المريض الفعالة مهمة للغاية ومؤثرة في تقديم الرعاية للمرضى في المستشفيات والقدرة على الحفاظ على أوقات الانتظار إلى الحد الأدنى؛ حتى يظل رضا المرضى مرتفعاً وممارسة الربحية ثابتة.
- على الرغم من أن المستشفيات قد لا تكون قادرة على التحكم في الوقت الذي يكون فيه المريض في موعده، إلا أن هناك أشياء يمكن للمستشفيات القيام بها في نهاية فريق العمل للتأكد من أن الجدول الزمني يبقى سلسًا، أو تعويض الوقت الضائع من أجل استعادة الجدول الزمني مرة أخرى كلما أمكن ذلك، حيث ستؤدي القدرة على إتقان هذا إلى تقليل إجهاد المكتب إلى الحد الأدنى والتأكد من بقاء أوقات الانتظار في حدود المعقول.
كيفية جدولة المرضى بشكل فعال
1. الجدول الزمني من الظهر في المستشفيات
- يجب جدولة المواعيد الصباحية من الظهر إلى الوراء ومواعيد بعد الظهر من الظهر فصاعدًا، حيث سيساعد تحديد هذا كمعيار في الحفاظ على الحد الأقصى من الإنتاجية والتأكد من جدولة الجزء الأكبر من اليوم، وإذا لم يتم ملء المواعيد في الصباح أو بعد الظهر، يمكن استخدام تلك الفترات الزمنية بشكل أكثر كفاءة من خلال عقد اجتماعات فريق العمل بعد ذلك.
- أو تقليل التكاليف العامة من خلال السماح للموظفين بالحضور في وقت لاحق أو العودة إلى المنزل في وقت مبكر، حيث تؤدي الخانات الزمنية الفارغة على مدار اليوم عمومًا إلى فترات تعطل غير منتجة، لذا فإن تنفيذ نظام جدولة المريض أو استراتيجية برمجية لجدولة المواعيد مثل هذا سيساعد في تقليل الوقت الضائع.
2. تنفيذ الجدولة الذاتية للمريض في المستشفيات
- إن متوسط المكالمة الهاتفية لتحديد موعد يستغرق أكثر من ثماني دقائق، وعند ضرب ذلك في عدد المواعيد المجدولة كل يوم، قد تقضي ممارسة ساعات في جدولة المواعيد كل يوم، كما ان بعض الممارسات في جميع مجالات مكالمات جدولة المواعيد لشخص معين قد يكون عادةً موظفًا بأجر منخفض نسبيًا.
- أو إذا كانت الممارسة أصغر، فقد يكون لدى المستشفى موظف واحد فقط يتولى إلى حد كبير جميع مهام إدارة المكتب الأمامي، ومع التطورات الجديدة في التكنولوجيا، أصبح هذا الآن مجالًا يمكن فيه تقليص النفقات غير الضرورية لـ “جدولة المواعيد” واسترداد قدر كبير من الوقت الذي يمكن أن يقضيه الموظفين في مهام أكثر أهمية بكثير.
- إن غالبية المرضى يفضلون تحديد مواعيدهم الخاصة عبر الإنترنت، والأفضل من ذلك، أن 26 بالمائة من المواعيد المجدولة عبر الإنترنت في نفس اليوم أو في اليوم التالي، تملأ الأماكن الفارغة في الجدول، وتمتلك الممارسات الآن القدرة على تقديم جدولة فورية للمرضى في أي وقت ومن أي مكان مع الوصول إلى الإنترنت، كما ان الجدولة عبر الإنترنت جديدة على الرعاية الصحية وتوفر راحة أكبر لكل من الممارسة والمزود.
3. تحديد أولويات المواعيد في المستشفيات
- تختلف زيارات المرضى في درجة الوقت المطلوب ومستوى الرعاية المطلوبة، ويجب وضع في الاعتبار هذه العوامل عند تحديد مكان وزمان جدولة المرضى أو ما إذا كان المستشفى بحاجة إلى وضعها في الجدول الزمني على الإطلاق، حيث يمكن حل العديد من مشكلات المرضى من خلال مكالمة هاتفية قصيرة أو بريد إلكتروني.
- يجب الطلب من الموظف الذي يقوم بإرسال المكالمات الواردة أن يستخدم أفضل تقدير لتقييم كل مكالمة لتحديد ما إذا كان سيتم تحديد موعد للمريض أو جعل الممرضة أو الطبيب يعالج المشكلة عبر استشارة هاتفية، حيث يضمن هذا النهج للمرضى الذين يحتاجون إلى أعلى مستوى من الرعاية إمكانية وصول أفضل إلى المواعيد في نفس اليوم إذا لزم الأمر، ويتم تعظيم ربحية الممارسة من خلال علاج المرضى الذين يعانون من مشاكل طبية أكثر تعقيدًا أو خطورة.
4. تأكيد المواعيد باستخدام رسائل نصية
- تذكيرات بالمواعيد عبر البريد الإلكتروني، حيثسيؤدي استخدام نظام برمجي للتذكير بالمواعيد إلى تحسين عدد الوافدين في الوقت المحدد والمواعيد التي يتم الاحتفاظ بها، ويعد عدم الحضور مكلفًا وغير مريح خاصةً عندما تكون ممارسة مشغولة بشكل خاص.
5. إنشاء قائمة انتظار المرضى في المستشفيات
- قد يكون الإلغاء في اللحظة الأخيرة محبطًا؛ ومع ذلك مع قائمة انتظار المرضى، فإن الموظف مسلح وجاهز عند حدوث هذا الحدث المؤسف، عندها يجب محاولة استخدام منصة جدولة المريض التي تتضمن القدرة على الاحتفاظ بقائمة في متناول اليد وجاهزة للإعلام.
- تعد القدرة على إرسال إشعار جماعي بفتحة الفتح الفوري الخاصة بك بمثابة توفير كبير للوقت والحفاظ على الإيرادات، وبدلاً من الاستيلاء على الهاتف عند إلغاء الموعد المخيف، يمكن الوصول بسرعة إلى قائمة انتظار المرضى الرقمية المخزنة وإرسال رسالة سريعة تشجع المرضى على الاتصال بدلا من الطريقة الأخرى التي يؤدي حولها إلى إهدار الوقت الثمين الذي يمكن بدلاً من ذلك إنفاقه على أنشطة أكثر إنتاجية.
6. استخدام الاسترجاع والاستدعاء الآلي للمريض
- يضمن وجود نظام استدعاء المريض أن يعود المرضى لمواعيد رعايتهم المنتظمة مع الحفاظ على الجدول الزمني الخاص بالمستشفى ممتلئًا باستمرار، كما يمكن لهذا النوع من النظام أيضًا إعادة المرضى الذين لم يأتوا لرؤية لمواعيد الرعاية المنتظمة منذ سنوات عن طريق إرسال بريد إلكتروني للتذكير أو رسالة نصية أو مكالمة صوتية لإعلامهم بأن الوقت قد حان لإعادة الجدولة.
- كل ممارسة لديها مجال للتحسين، وهناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها زيادة كفاءة المكتب من أجل الحفاظ على سير العمليات بسلاسة، وإذا وجد أن جدول التدريب الخاص بالمستشفى ممتلئًا جدًا أو ليس ممتلئًا بدرجة كافية، فيجب مناقشة هذا في اجتماع فريق العمل.
المسؤولية عن جدولة وإدارة تدفق رعاية المرضى في مكتب أو عيادة طبية هي واحدة من أهم الواجبات الموكلة إلى مساعد طبي، وهي عملية مهمة جاداً لتنظيم مواعيد المرضى في المستشفيات.
