يجب أن يكون لكل مرفق رعاية طويلة الأجل سياسة وإجراءات موضوعة لتدمير السجلات أو المستندات السرية، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، التي تتجاوز فترة الاحتفاظ بها. حيث يجب أن يتم التدمير سنويًا على الأقل بناءً على جدول استبقاء مكتوب مناسب. حيث يجب أن توضح السياسات والإجراءات والجدول الزمني للتدمير أن السجلات يتم إتلافها في سياق الأعمال العادية، حيث يمثل الاتساق والتوثيق مكونين أساسيين لإدارة السجلات.

 

إنهاء صلاحية السجلات الطبية

 

ما الذي يجعل الاحتفاظ بالسجلات الطبية وتدميرها مهمًا جدًا

 

  • يعد البقاء على رأس إدارة السجلات الطبية أمرًا ضروريًا لحماية المرضى. وهذا ما يضمن بقاء معلوماتهم آمنة من خلال التخزين والتدمير المناسبين. ومع ذلك، هناك أيضًا حوافز قانونية لجعل الاحتفاظ بالسجلات الطبية وتدميرها أولوية. حيث ان المتطلبات القانونية هي التي تحدد المعايير الخاصة بمدة الاحتفاظ بالسجلات الطبية ومتى يتم إتلافها.

 

معايير إتلاف السجلات الطبية

 

  • تتوافق السجلات الصحية وأنظمة إتلاف البيانات والسياسات والإجراءات الخاصة بمؤسسة الرعاية الصحية وإدارة المعلومات الصحية مع اللوائح الفيدرالية والتعليمات الخاصة بالولاية ومعايير الممارسة المقبولة.

 

  • توجد سياسات وإجراءات لتسهيل إتلاف السجلات الصحية والمعلومات الصحية المحمية المخزنة في شكل ورقي أو إلكتروني باستخدام طريقة مقبولة للتدمير بعد فترة الاحتفاظ المناسبة.

 

  • لا يجوز إتلاف أي سجل متعلق بالتحقيق المفتوح أو التدقيق أو التقاضي.

 

  • تم تصميم نظام التدمير وتنفيذه لضمان أمن وسرية السجلات الصحية والمعلومات الصحية المحمية التي يتم إتلافها.

 

طرق الإتلاف المقبولة – السجلات الورقية

 

  • يجب تدمير السجلات الورقية التي تحتوي على بيانات يمكن التعرف على المقيمين بها بطريقة تجعل من المستحيل إعادة بناء المعلومات وقراءتها. حيث لا يمكن التخلص من السجلات والمعلومات الصحية المحمية في حاويات القمامة دون نوع من التمزيق أو الطمس. حيث يجب وضع المستندات التي تنتظر التدمير في حاويات تجميع آمنة، ومع إيلاء اهتمام خاص لموقع الحاوية وقدرات القفل. حيث تشمل الطرق المقبولة المستخدمة اليوم التقطيع والحرق واللب والسحق.

 

  • بالإضافة إلى السجلات التي يتم الاحتفاظ بها لفترة احتفاظ محددة، وهناك مستندات أخرى يجب إتلافها بعد انتهاء فائدتها. حيث تتضمن هذه المستندات الثانوية أو العرضية النسخ المكررة ونسخ الكربون والمطبوعات الخاطئة وأوراق العمل والمستندات التي تحتوي على بيانات الفواتير.

 

  • في الموقع: يجب على موظفي إدارة المعلومات الصحية الإشراف على أي تمزيق للوثائق في المنشأة. حيث تتمتع آلات تمزيق القطع المتقاطعة بدرجة أمان أعلى من التقطيع الشريطي. حيث تقدم شركات التدمير خدمات في الموقع حيث تأتي الشاحنات ذات آلات التقطيع الصناعية إلى المنشأة لأداء الخدمة. حيث يجب أن توضح اتفاقية شراكة الأعمال المبرمة مع شركة التدمير موقع التدمير وطريقة التدمير وأن تتطلب دليلًا على التدمير.

 

  • خارج الموقع: إذا تم تدمير السجلات خارج الموقع من خلال شركة تدمير، حيث يجب أن توضح اتفاقية شركاء العمل ممارسات الحماية أثناء مرور المعلومات الصحية المحمية، والوقت الذي سينقضي بين الاستحواذ والتدمير، وطريقة التدمير وتتطلب إثبات التدمير.

 

طرق الإتلاف المقبولة – السجلات والمعلومات الإلكترونية:

 

  • مثل السجلات الورقية، حيث يجب تدمير البيانات التي يمكن التعرف عليها من السكان المخزنة إلكترونيًا، مثل MDS / RAI أو MPI أو النظام الغذائي أو غيرها من المستندات، بطريقة تجعل من المستحيل إعادة بناء المعلومات وقراءتها. حيث تشمل الأساليب المقبولة المستخدمة اليوم الصرف الصحي الرقمي والتدمير المادي.

 

  • يعد الصرف الصحي الرقمي أو الكتابة فوق العملية الأكثر شيوعًا وفعالية من حيث التكلفة لتدمير البيانات دون جعل محرك الأقراص الثابتة عديم الفائدة. حيث تستبدل الكتابة فوق البيانات الموجودة على القرص الصلب ببيانات لا معنى لها بحيث لا يمكن استعادة البيانات الأصلية.

 

  • (Degaussing): هي طريقة تدمير أخرى وتستخدم عملية تمحو البيانات عن طريق تغيير المحاذاة المغناطيسية لأنماط عشوائية تجعل البيانات السابقة غير قابلة للاسترداد. حيث يتطلب التدمير المادي إتلاف الوسيط بحيث يصبح غير قابل للاستخدام في الكمبيوتر ولم تعد البيانات قابلة للاسترداد.

 

شهادة إتلاف السجلات الطبية

 

  • يجب إعادة تقييم طرق التدمير والتخلص بشكل دوري بناءً على التكنولوجيا الحالية، والممارسات المقبولة، وتوافر خدمات التدمير أو التخلص في الوقت المناسب والفعالة من حيث التكلفة. إذا تم استخدام خدمة للتخلص، يجب على البائع تقديم شهادة إتلاف تشير إلى ما يلي:

 

  • تم التخلص من أجهزة الكمبيوتر والوسائط التي تم إيقاف تشغيلها وفقًا للوائح البيئية، حيث قد تحتوي أجهزة الكمبيوتر والوسائط على مواد خطرة.

 

  • تم تدمير البيانات المخزنة على الكمبيوتر أو الوسائط التي تم إيقاف تشغيلها وفقًا للطريقة (الطرق) المذكورة مسبقًا قبل التخلص منها. (مجموعة عمل AHIMA حول إدارة السجلات الصحية الإلكترونية. “الأهمية الإستراتيجية لإدارة السجلات الصحية الإلكترونية.

 

اتلاف السجلات الطبية عن أجهزة الحاسوب والأجهزة الأخرى

 

بيانات الكمبيوتر والوسائط 

 

  • تستخدم محطات العمل وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والخوادم محركات الأقراص الثابتة لتخزين مجموعة متنوعة من المعلومات. حيث قد يتم تخزين المعلومات الصحية المحمية في عدد من المناطق على محرك الأقراص الثابتة بجهاز الكمبيوتر. فإن مجرد حذف هذه الملفات أو المجلدات التي تحتوي على هذه المعلومات لا يؤدي بالضرورة إلى مسح البيانات.

 

  • لضمان إزالة جميع المعلومات الصحية المحمية، يجب استخدام برنامج الأداة المساعدة الذي يستبدل (الصرف الصحي الرقمي) محرك الأقراص بأكمله. و التذكر أن تدمير البيانات بالكامل لا يحدث حتى يتم استبدال أشرطة النسخ الاحتياطي.

 

  • في حالة إعادة نشر الكمبيوتر داخليًا أو التخلص منه بسبب تقادمه، حيث يجب تشغيل برنامج الأداة المساعدة على محرك الأقراص الثابتة للكمبيوتر، وبعد ذلك يمكن إعادة تهيئة محرك الأقراص الثابتة وتحميل صورة برنامج قياسية على محرك الأقراص الذي تمت إعادة تهيئته.

 

  • إذا تم التخلص من الكمبيوتر بسبب التلف ولم يكن من الممكن تشغيل الأداة المساعدة للكتابة فوق البيانات، فيجب إزالة محرك الأقراص الثابتة من الكمبيوتر وإتلافه ماديًا.

 

أجهزة التخزين الأخرى 

 

  • يجب تمزيق الأقراص المضغوطة والأقراص والأشرطة الاحتياطية التي تحتوي على PHI أو سحقها أو إتلافها فعليًا قبل التخلص منها.

 

أجهزة المساعد الرقمي الشخصي

 

  • يجب إعادة تعيين أي PDA أو أي جهاز إلكتروني آخر لا يحتوي على محرك أقراص ثابتة إلى إعدادات المصنع الافتراضية قبل إعادة الاستخدام

 

استخلاص المستندات الورقية والبيانات الإلكترونية قبل التصريف

 

ما لم يكن مطلوبًا بموجب قانون الولاية، ليس من الضروري تجريد المستندات الورقية أو البيانات الإلكترونية من السجل للاحتفاظ بها على أساس دائم. حيث يحتوي فهرس المريض الرئيسي وسجلات التدمير (يدويًا أو إلكترونيًا) على معلومات ديموغرافية أساسية ويجب الاحتفاظ بها على أساس دائم.

 

سجلات الدمار والشهود

 

سجلات التدمير: بالإضافة إلى السياسات والإجراءات المكتوبة المتعلقة بالاحتفاظ والتدمير، يوصى بأن تحتفظ المنشأة بوثائق للسجلات او المستندات التي تم إتلافها وتاريخ إتلاف المعلومات. حيث يوصى بنوعين من سجلات التدمير. ويجب الاحتفاظ بهذه السجلات بشكل دائم.

 

  1. سجل إتلاف السجل السريري: عند إتلاف السجلات السريرية، يجب أن يكون توثيق عملية التدمير والسجلات الفردية التي تم إتلافها في مكانها الصحيح. فان هناك عدد من الطرق التي يمكن استخدامها لتوثيق السجلات التي تم إتلافها. السجل هو عملية شائعة تُستخدم لتوثيق اسم المقيم والحد الأدنى من المعلومات الديموغرافية للسجلات التي تم إتلافها. حيث يجب أن يحتوي هذا السجل على المعلومات التالية:

 

  • اسم المقيم.

 

  • رقم السجل الطبي.

 

  • تاريخ القبول.

 

  • تاريخ التفريغ.

 

  • تاريخ التدمير.

 

  • طريقة التدمير.

 

  • شاهد.

 

  1. سجل التدمير لجميع أنواع المستندات الأخرى: يجب استخدام السجل للإشارة إلى وقت إتلاف أنواع مختلفة من المستندات، ومتى تم إتلافها ومن قام بإتلافها. حيث تتضمن بعض الأمثلة على العناصر التي يمكن تسجيلها في هذا السجل ما يلي:

 

  • اسم الملف.

 

  • فترة الاحتفاظ بالمنشأة.

 

  • طريقة التدمير.

 

  • الشهود او الإذن.

 

  • تاريخ التدمير.

ان برنامج التدمير للسجلات الطبية الذي يوثق كلاً من الاحتفاظ المناسب بالوثائق وإتلافها يحمي المنشأة أو المنظمة الصحية من المسؤولية القانونية. سنويًا على الأقل، يجب على كل منشأة مراجعة المستندات الخاصة بمبادئ توجيهية الاستبقاء وتدمير السجلات حسب الاقتضاء. حيث يوصى بإخطار المدير التنفيذي أو مدير البرنامج والموافقة على السجلات أو الوثائق التي سيتم إتلافها.