مدة حفظ السجلات الطبية في المستشفيات

الرعاية الصحية جزء أساسي من حياتنا، والمستشفيات هي المرافق النهائية التي نثق بها، ولكن، هناك شيء واحد شائع في كل مستشفى؛ وهو السجلات طبية، نحن نذهب جميعًا إلى الأطباء للحصول على رعاية متخصصة ولقاحات وفحوصات، لكننا بالكاد نرى ما يوجد على جانب آخر من حافظة الطبيب.

مدة حفظ السجلات الطبية في المستشفيات

ما هي مدة الاحتفاظ بالسجلات الطبية من قبل المستشفى باستخدام CRM

• في حين أن القليل من المرضى المهووسين بالتكنولوجيا قد يعرفون ما هو CRM، ولكن ليس كل شخص لديه هذه المعلومات، هناك بعض الأشياء التي يجب أن نتعلمها. أولاً، تحتاج مرافق الرعاية الصحية إلى اختيار شركات تطوير برمجيات متوافقة مع HIPAA لتصميم الحلول البرمجية المناسبة.

• الخيار الصحيح هو توظيف شركات استشارية للامتثال للرعاية الصحية لأنها تستطيع تصميم تطبيقات صحية أو CRM لتحسين وظائف مرافق الرعاية الصحية، وبالعودة إلى النقطة، يعتمد حفظ السجلات الطبية على الدولة والبلدان، ومع ذلك، فإن فترة حفظ السجلات الطبية تتراوح من خمس سنوات إلى عشر سنوات بعد الوفاة أو التفريغ أو آخر علاج للمرضى.

• تختلف القوانين من ولاية إلى أخرى، والوقت اللازم لحفظ السجلات ليس ثابتًا في جميع المجالات، هذا لأن الجدول الزمني يعتمد على حقيقة ما إذا كانت السجلات الطبية محفوظة من قبل المستشفيات أو الأطباء الخاصين، بالإضافة إلى ذلك، يعتمد طول مدة الاحتفاظ بسجلات الرعاية الصحية أيضًا على عمر المريض (إذا كان المريض قاصرًا أو بالغًا).

ما هي سياسة الاحتفاظ بالسجلات الطبية وتدميرها

1- سياسة الاحتفاظ

• أطلقت HIPAA قاعدة خصوصية HIPAA في عام 1996 والتي تم تصميمها لإبقاء مقدمي خدمات الرعاية الصحية مسؤولين عن حفظ وحماية السجلات الطبية وغيرها من المعلومات الخاصة بالمرضى، كما لم تحدد وقت الاحتفاظ لأنواع مختلفة من السجلات الطبية، ولكنها تنص بالتأكيد على أنه يجب الاحتفاظ بالسجلات الطبية لمدة ست سنوات على الأقل من تاريخ التطوير.

• من المهم توضيح أن بعض قوانين الولاية تطلب من مقدمي الخدمات الطبية والمرافق الاحتفاظ بالسجلات الطبية لأكثر من ست سنوات، حيث يختلف الحد الأدنى لفترة الاحتفاظ بالسجلات الطبية لكل ولاية (بعضها لديه فترة أطول مقارنة بالجدول الزمني المحدد في HIPAA، وفي حين أن بعض الولايات لديها جدول زمني أقصر للاحتفاظ بها)، بالإضافة إلى ذلك، فإن السجلات الطبية وسجلات التدمير مفيدة لتتبع السجلات التي يتم الاحتفاظ بها حاليًا أو إتلافها.

• لهذا السبب، فإن الاحتفاظ بالسجل يبسط إدارة السجلات ويضمن أن المنشأة الطبية تعمل وفقًا لقوانين الولاية وكذلك قانون HIPAA، وبقدر ما يتعلق الأمر بالاحتفاظ بالسجلات الطبية، يمكن أن يتم ذلك في شكلين، مثل الورق و EMRs، وعندما يتعلق الأمر بتنسيق الورق، يجب تسمية مربعات الملفات بوقت الاستبقاء، وبمجرد انتهاء وقت الاستبقاء، يكون لدى موفري التخزين القدرة على إتلاف السجلات.

• من ناحية أخرى، تعد التنسيقات الرقمية (أنظمة السجلات الصحية الإلكترونية) ضرورية لإدارة وتخزين السجلات الطبية الإلكترونية، كما يمكن تهيئته لتتبع فترة الاحتفاظ بالسجلات الطبية، أيضًا، وبمجرد انتهاء فترة الاستبقاء، يمكن لمقدم الرعاية الصحية حذف الملفات تلقائيًا (يمكن تكوين السجلات الصحية الإلكترونية تلقائيًا).

2- سياسة التدمير

• مع إتلاف السجل الطبي، هناك طريقتان مختلفتان لتتبع فترات الاحتفاظ والورق، وفي حالة إتلاف السجل الورقي، يمكن لموفري التخزين تمزيق هذه السجلات من خلال مزود التقطيع الموجود خارج الموقع ولكنه آمن أو جهاز التقطيع في الموقع، بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون لدى مقدمي الرعاية الصحية شهادة إتلاف رسمية متاحة بمجرد إتلاف السجلات.

• يجب أن تحتوي هذه الشهادة على معلومات الشاهد والموقع والتاريخ لتقليل فرص العواقب القانونية، ومن ناحية أخرى، يمكن تكوين أنظمة السجلات الصحية الإلكترونية لحذف السجلات الطبية تلقائيًا بعد انتهاء فترة الاحتفاظ، ومع ذلك، تظل الملفات على القرص الصلب، ولهذا السبب يجب تدمير محركات الأقراص الثابتة، أيضًا، من الضروري الحصول على شهادة التدمير كدليل.

• عندما نتحدث عن HIPAA، يجب ان نضع في اعتبارنا أنه لا يتطلب الاحتفاظ بالمستند؛ يطلب منع الكشف، وهذا لأن HIPAA هو قانون الولاية الذي ينص على كيفية تخزين السجلات الطبية وبالتالي، يجب على كل منشأة طبية وكيان الامتثال لقوانين الولاية لفترة الاحتفاظ بالسجلات الطبية.

كم من الوقت يحتفظ الأطباء بالسجلات الطبية

• لا يوجد جدول زمني واحد للاحتفاظ بالسجلات الطبية وتخزينها، وذلك لأن قوانين HIPAA تطالب المستخدمين بتخزين السجلات الطبية لمدة ست سنوات، بينما يطالبهم القانون الفيدرالي بالاحتفاظ بالسجلات الطبية لمدة سبع سنوات على الأقل بعد تقديم الخدمة الطبية للمرضى، بالإضافة إلى ذلك، يمتد الجدول الزمني إلى عشر سنوات لمرضى ميديكير، لذلك، يختلف الجدول الزمني المحدد لحفظ السجلات الطبية لكل ولاية، مما يعني أن الفرد بحاجة إلى استشارة قوانين الولاية.

كيف يمكنني الحصول على السجلات الطبية منذ 20 عامًا

• الأطباء مسؤولون عن توثيق التاريخ الطبي والسريري للمرضى، حيث يساعدهم في تحديد وتحديد أن العلاج الطبي قد تم تنفيذه بشكل صحيح. ومع ذلك ، فإن السجلات الطبية حساسة للغاية ووثائق خاصة تتمتع بحماية قانونية مناسبة.

• بقدر ما يتعلق الأمر بالحصول على السجلات الطبية منذ 20 عامًا، هناك طرق متعددة، لكن هذه مهمة صعبة، وهذا بسبب احتمال إغلاق مرفق الرعاية الصحية أو تقاعد الطبيب، لذلك، يمكن للفرد الرجوع إلى الطرق التالية للحصول على السجلات الطبية منذ عشرين عامًا، مثل:

1- تحقق من المستندات

• في العديد من الحالات، نميل إلى الحصول على مزيد من المعلومات مقارنة بما نعتقد، ولهذا السبب، قبل أن يطلب الفرد من شخص آخر العثور على سجلاته الطبية، يجب التحقق من المستندات والملفات الشخصية، وهذا لأنه من المحتمل جدًا أن يكون لدى الفرد السجلات في شكل وصفات طبية وتقارير طبية ونتائج الاختبارات في شكل منسوخ.

2- طلب المستشفى

• إذا لم يتمكن الفرد من العثور على السجلات الطبية في خزانة المستندات الخاصة به، فيمكنه ببساطة اختيار الطلب الرسمي وزيارة المستشفى أو العيادة حيث تلقى العلاج وطلب السجلات الطبية، وذلك لأن العديد من مرافق الرعاية الصحية لديها عملية رسمية لاستخراج المستندات.

• من ناحية أخرى، إذا لم يكن لديهم عملية مطبقة، فما على الفرد سوى كتابة طلب بمعلومات هويته، مثل الاسم والعنوان وتاريخ الميلاد ورقم الهاتف ورقم الضمان الاجتماعي، وأرساله إلى المستشفى، ومع ذلك، يجب التأكد من إضافة معلومات الحالة إلى جانب سنة العلاج والحالات الطبية، أخيرًا، يجب أضافة المستندات التي يحتاجها وسبب الحاجة إليها.

3- شركات التأمين والأطباء

• في حالة عدم قدرت الفرد على الحصول على السجلات الطبية من المستشفى أو العيادة، يجب القيام بزيارة المكتب الخاص للطبيب وطلب منهم السجلات، بالإضافة إلى ذلك، يمكن للفرد أيضًا زيارة شركة التأمين وإرسال نفس الطلب إليهم (الذي أرسله إلى المستشفى) لأن شركات التأمين تميل إلى الحفاظ على أمان هذه المعلومات.

• بالنسبة للجزء الأكبر، قد يحتاج الفرد إلى الانتظار لمدة ثلاثين إلى ستين يومًا للحصول على الموافقة على طلبه أو حتى الحصول على رد، أيضًا، يجب الاحتفاظ دائمًا بنسخة الطلب الأصلية. إذا لم ينجح أي شيء آخر ولم يتمكن من الوصول إلى السجلات الطبية، فيجب الاتصال بوزارة الصحة (يوجد هذا القسم في كل ولاية ومدينة).

ما هو اصدار قوانين السجلات الطبية

• يتم استخدام نموذج الإفراج عن السجلات الطبية لتقديم طلب إلى مقدم الرعاية الصحية لطلب السجلات الطبية، حيث يطلب النموذج من مرافق الرعاية الصحية الإفراج عن السجلات الطبية من قبل السلطات المختصة، بالإضافة إلى ذلك، عندما يتعلق الأمر بإصدار السجلات الطبية والقوانين ذات الصلة، يجب مراعاة النقاط التالية ووضعها في الاعتبار:

1- جميع السجلات الطبية مملوكة للمرضى لأن لهم الحق في التحكم في المعلومات التي يتم الإفصاح عنها لأنفسهم من قبل الآخرين.

2- لا يمكن الإفصاح عن المعلومات الخاصة بالخريطة الطبية للمريض دون الحصول على إذن كتابي من الطلاب، كما يجب تأريخ هذا الإذن الكتابي، ويجب أن يذكر من يمكنه الوصول إلى المعلومات التي تم إصدارها ونوع المعلومات التي يتم تسليمها إلى الطرف المحدد، إلى جانب تاريخ انتهاء صلاحية الإذن.

3- يجب على الطبيب أو الطبيب التأكد من إرسال السجلات الطبية إلى الجهات والأفراد المصرح لهم.

ما هي المدة التي تحتفظ فيها المستشفيات بالسجلات الطبية بعد الوفاة

• وفقًا لقوانين HIPAA، يجب الاحتفاظ بالسجلات الصحية لمدة خمسين عامًا بعد وفاة الشخص، ومع ذلك، فإن بعض الدول لديها فترة استبقاء من خمس إلى عشر سنوات فقط.

ان مدة حفظ السجلات الطبية في المستشفيات تختلف حسب كل ولاية، حيث يتم حفظ السجلات الطبي في اغلب الولايات الى ستة سنوات على الأقل.