الفهارس الآلية

مفهوم الفهرس الآلي:

هو حاسب آلي خُزنت فيه بيانات وصفية وموضوعية عن مصادر المعلومات الموجودة في المكتبة، ويُمكن استرجاع تلك البيانات عن طريق عدة مداخل، مثل المؤلف، والعنوان،والموضوع، والكلمات المفتاحية، وهناك نوعان رئيسيان:
الأول: تكون فيه البطاقات مُصّورة على المُصغّرات الفيلمية، كالميكروفيلم أو الميكروفش.
والثاني: تكون فيه المداخل مُخزنة على الحاسوب.

أهمية الفهرس الآلي:

أصبح في وقتنا الحاضر لا يمكن الاستغناء عن الفهرس الآلي لعدة أسباب:

1- كثرة الموضوعات التي تتناول مصادر المعلومات.

2- كثرة مجموعات المكتبة، حتى أصبح معظمها يضم الملايين من مصادر المعلومات.

3- توفير الوقت والجُهد، للوصول إلى مصادر المعلومات المختلفة.

أنواع الفهارس الآلية:

الفهرس المُصغّرات على الميكروفيلم أو الميكروفيش:

انتشر هذا النوع من الفهارس بعد أن أصبح إنتاجهما مُمكنًا كمستخرجات الحاسوب، فقد كان الناتج الرئيسي للحاسوب في بداية استخدامه في المكتبات، عبارة عن لفات طويلة من الورق، ولذلك كانت الفهارس المنتجة من خلال الحاسوب غير مقبولة لدى روّاد المكتبة، وليست بديلًا أفضل من الفهرس البطاقي، إلاّ أن تطور تكنولوجيا الحاسوب واستخداماته في المكتبات، أدّى إلى نتائج مُذهلة تصل إلى إمكانية إعداد الميكروفيلم أو الميكروفيش، لفهرس فيه مليون مدخل خلال ساعة ونصف إلى ثمان ساعات، وهذه السرعة الفائقة جعلت من هذا النوع من الفهارس مُنافسًا للفهرس البطاقي، وقد مكّن هذا التطور المكتبات من أن تُجدد فهرسها مرة كل ثلاثة أشهر، وتستنسخ منه عدّة نُسخ ليتم توزيعها في أماكن مختلفة داخل المكتبة أو خارجها.

وقد تمّ الأقبال على هذا النوع من الفهارس في المكتبات، وذلك لأن تكاليف الأنتاج أقل من تكاليف أي شئ آخر، بالأضافة إلى توفير كبير من المساحات التي تشغلها الفهارس الأُخرى وخاصة الفهرس البطاقي.

الفهرس المحوسب:

ظهر هذا النوع من الفهارس بعد استخدام الحاسوب في المكتبات ومراكز المعلومات، فقد أصبح من السهولة بمكان في هذه الأيام مكننة الفهارس التقليدية، وبالتالي أغلاق فهرس البطاقات واستبداله بنهائيات تكشف للباحث عن مقتنيات المكتبة الرئيسية أو عدة مكتبات فرعية.

الفهرس المقروء آليًا:

عبارة عن شكل أو صيغة أو تركيبة أو معيار أمريكي لترميز حقول وبيانات الوصف في التسجيلة الببليوغرافية بلغة يفهمها الحاسب، لكي يتم به تحويل هذه الحقول والبيانات من الشكل الورقي إلى الشكل المقروء آليًا، وقد بدأت مكتبة الكونغرس الأمريكية العمل به مُنتصف الستينات، حيث تُوزع البيانات الببليوغرافية إلى المكتبات المُشتركة على شكل أشرطة مُمغنطة.

الفهرس بالاتصال المباشر بنظم وشبكات المعلومات:

وهو أحدث أشكال الفهارس، ويتم في هذا النوع من الفهرسة الاتصال المباشر مابين المكتبات ونُظم وشبكات المعلومات من خلال نهائيات، حيث تُتيح هذه النظم والشبكات الفرصة لكل مكتبة للاتصال المباشر بالقواعد الببليوغرافية التي لديها والتي تضُم ملايين التسجيلات، ويتم ذلك من خلال استراتيجية معينة للبحث بالاتصال المباشر.

ميزات الفهارس الآلية:

1- توفير الوقت والجُهد على الباحث، بحيث يتمكن الباحث من الوصول إلى المعلومات المطلوبة بسرعة وبشمولية وتكون المعلومات مطبوعة.

2- الكفاءة والدقة والسرعة التي يتميز بها الحاسوب.

3- تُساعد الفهارس الآلية المكتبات في تجنب المشاكل المُرتبطة بالأشكال التقليدية للفهارس.

4- إمداد المستفيدين بنقاط إتاحة أكثر.

5- التحديث الفوري للبيانات.

عيوب الفهرس الآلي:

1- يعتبر هذا النوع من الفهارس مُكلفًا.

2- يتطلب تدريبًا مُكثّفًا للموظفين والمستفيدين.

أهم أنواع الأنظمة الآلية في المكتبات ومراكز المعلومات:

• الفهرسة الآلية.
• التزويد الآلي.
• الإعارة الآلية.
• التكشيف والاستخلاص الآليين.
• السلاسل والجرد الآليين.