الرسالة التجارية هي عبارة عن نوع من أنواع الرسائل يتم تبادلها بين المؤسسات والمنشآت التجارية، بهدف تسهيل التجارة ومعاملاتها فيما بينهم ولها عدة أقسام ومضمونها يختلف عن المضمون الموجود في أنواع الرسائل الأخرى، وقبل كتابة رسالة تجارية يجب الإجابة على عدة أسئلة منها: لمن أكتب الرسالة؟، لماذا سأكتب الرسالة؟، هل المرسل إليه مهتم؟، كيف تساعد رسالتي في تحفيز الشخص على التصرف بطريقة معينة؟، إذا كنت جاهز بالإجابة على هذه الأسئلة بعد ذلك إبدأ بالكتابة.
عناصر الرسالة التجارية:
- الترويسة: حيث يكون فيها اسم وشعار وعنوان المشروع المرسل وأيضاً بعض المعلومات الأساسية، وتكون في منتصف أعلى الصفحة، أما الهاتف والفاكس أو عنوان البريد مثلاً يكتب في شمال أسفل الصفحة، ويجب الانتباه لأن بعض الشركات تطلب من الشخص أن يزودها بسجلات تجارية ورقم الحساب المصرفي وأسماء المدراء.
- التاريخ وشكل كتابته: ويكتب في أعلى يمين الصفحة وتقريباً بعد 4-6 أسطر اسفل الترويسة، ويجب أن يكون التاريخ واضحاً لأن بعض الأرقام تكون مضللة، ولذلك يكتب اليوم ثم اسم الشهر ثم السنة، وكل هذه الأمور تكتب على الهوامش وليس في المنتصف، ويجب أن يكون الشخص المرسل إليه جاهزاً للرد دائماً على أي استفسار، فهذا يساعد في زيادة أرباحه.
- سطر الإشارة: ويوضع فيه الموضوع الأساسي للرسالة ويكون مقابل التاريخ.
- العنوان والمرسل إليه: أسفل التاريخ بعد 4-6 أسطر من جهة اليسار يوضع هذا العنوان، ويفضل البدء بلفظ لطيف مثل: سيدي، سيدتي وإذا كانت شركة يستخدم كلمة سادة أو شركة كذا وكذا ويمكن أن يستخدم الاختصار (CO)، واسم الشارع والمنزل يكون في السطر الثاني ويفصل بينهما بفاصلة، وفي السطر الأخير اسم البلد.
- التحية: إذا كان الشخص المرصل إليه مفرد فيذكر اسمه كاملاً، أما إذا كانت شركة فيبدأ التحية بكلمة (السادة الأعزاء).
- جملة المجاملة: بعد كتابة الرسالة في آخر يمين الصفحة توضع جملة لطيفة كنوع من المجاملة مثل: مع خالص التحيات أو أي شيء آخر، ولا ينسى المرسل كتابة ملاحظات في أسفل الرسالة إذا كانت هذه الرسالة تحتوي على مرفقات.
- التوقيع: ويوضع تحت جملة المجاملة الختامية ويجب أن يحتوي على توقيع بخط اليد، اسم الشخص، وظيفته أو موقعه.
وفي النهاية لا مانع من عملية التنقيح، فإذا وجد المرسل شخص يثق به لا مانع من أن يطلب منه أن يساعده في عملية التدقيق والمراجعة.
