مفهوم الجرد:

هي عملية التَّثبُّت من وجود المجموعات المكتبية بمطابقتها مع السجلات الرسميّة؛ لمعرفة المفقود منها وتحديد المواد التالفة.

ويمكن تعريفه أيضًا: هو أحد العمليّات المكتبيّة لبيان الكتب الموجودة والمفقودة، وتحتاج هذه العمليّة إلى شخصين أو أكثر لتدقيق الكُتب على الرفوف وكذلك لتدقيق السجل، وتتمّ عمليّة مُطابقة المجموعات المكتبيّة في المكتبات إمّا باستخدام السجل العام للمكتبة، أو باستخدام قائمة الرفوف، أو باستخدام الفهرس المُصنّف إذا كان مُستخدمًا، وعمليّة الجرد يجب أن تكون مُنظَّمة ومُستمرّة وذلك لعدَّة أسباب منها:

1- بعض المواد المكتبيّة قد فُقدت أو سُرقت ولا زالت بطاقاتها موجودة في الفهرس.

2- بعض البطاقات لم تُسجل في الفهرس عندما تمّ استبعاد المواد لسبب أو لآخر.

فوائد الجرد وغايته:

يُحقِّق جرد المجموعات المكتبيّة عدَّة فوائد منها:

1- معرفة الكتب الناقصة ومُعالجة هذا النقص.

2- اكتشاف الكُتب التَّالفة أو التي لا تصلح أو لا تُناسب مجتمع المُستفيدين والتَّخلّص منها بالطريقة الرسميّة.

3- الاطلاع على الكتب التي تحتاج تجليد وترميم.

4- معرفة الكُتب الزائدة، أي التي تخلو من قيود في سجلات المكتبة، ومُحاولة تقرير هذه الكُتب.

5- قد يظهر أنَّ بعض الكُتب بحاجة إلى إلصاق جيوب لها، أو قسائم تاريخ الإرجاع مثلًا، أو أي نقص آخر وتدقيق الكُتب أثناء عمليّة الجرد يُساعد على اكتشاف هذه النواقص.

مواعيد الجرد:

يمكن أن تتمّ عملية الجرد سنويًّا، أو مرَّة كل سنتين، أو ثلاث سنوات، أو مرة كل خمس سنوات، وذلك حسب حجم المكتبة وعدد مجموعاتها، وعدد العاملين في المكتبة، ويُفضّل أن تتمّ العمليّة سنويًا في المكتبات الصغيرة، والمُتوسطة الحجم، كما يُفضّل أن تتم العمليّة في وقت مناسب كالعطلة الصيفيّة بالنسبة للمكتبات المدرسيّة، والجامعيّة، ومكتبات الكُلّيّات.

طريقة الجرد:

تتطلَّب عمليّة الجرد أخذ السجل العام للمكتبة، أو قائمة الرفوف، أو الفهرس المُصنّف، والذهاب بهِ إلى الرفوف لعقد مقارنة أو مطابقة بين السجل، والقائمة، أو الفهرس، والكُتب الموجودة على الرفوف، ويجب الانتباه هنا إلى أن بعض المواد المكتبيّة قد لا تكون لا زالت مُعارة للمستفيدين، أو أُرسلت للصيانة أو للتجليد، أمَّا في حالة عدم توفرّ الكتب على الرفوف، وكونه غير مُعار، ولم يُرسل للصيانة، فيُعتبر في هذه الحالة مفقودًا، وهنا تكون المكتبة أمام خيارين:

1- يُشطب الكتاب وتُسحب بطاقاته من الفهرس.

2- يتمّ طلب شراء نُسخة بديلة عنه لتُضاف إلى مجموعة المكتبة.