ما هي أهمية التقارير في الحياة العملية؟

كتابة التقارير:

كتابة التقارير يعتبر فن من فنون الكتابة بالإضافة إلى أنّه إجراء له أهمية كبيرة في الحياة العملية؛ حيث أنّه يعطي دائماً صورة أوضح لمستلمه عن أي موضوع أو مشروع يخص الوقت الحاضر أو المستقبل، بالإضافة إلى أنّ التقارير تعطي بياناً كاملاً عن أهم الإنجازات والأهداف المقدّمة، وقبل ذلك تقوم بعمل تقييم لجميع الأدوات والوسائل المتوفرة وما هي الإيجابيات والسلبيات، وجوانب القوة والضعف لأي مجال للاستفادة منها في المستقبل، وبالتالي تساهم كثيراً في اتخاذ القرارات المناسبة والصحيحة وتساعد على تجنب الوقوع في الأخطاء.

أهمية التقارير بحسب نوعها:

التقرير المالي:

يتم عمله بشكل سنوي عن طريق تزويد المستثمرين بقوائم مالية، أمّا الآن فقد تطوّرت التقارير المالية بحيث أنّها أصبحت تقدّم جميع المعلومات المتعلقة بالمشاريع من حيث وقته وتواريخه وإنتاجاته خلال فترة زمنية أقل من سنة، وظهر ما يسمّى بالتقارير المرحلية وبذلك تساعد المستثمرين في اتخاذ قراراتهم فيما بخص المشروع.

التقرير الدوري:

تكون ضمن المؤسسات والشركات حيث تساهم في في نقل المعلومات وتساعد الموظفين على أداء مهامهم؛ حيث تعتبر التقارير الدورية أداة تواصل رئيسية بالرغم من تنوّع وسائل الاتصال ومن خلالها يستفيد المدراء برسم خططهم المستقبلية واعتماد أسلوب عمل معين؛ حيث أنّها تزود المدراء بجميع ما يخص الإنتاج والمشاكل التي تواجهه؛ وبذلك يستطيع المدراء إدراك نقاط القوة والضعف ويبنون القرارات السليمة بناءً على ذلك.

التقارير الرسمية:

بالرغم من تطور التكنولوجيا ووسائل التواصل إلّا أن التقارير تعتبر مصدر رئيسي وهام وموثوق لقياس أداء المدراء، وبناءً عليها يتم اتخاذ قرارات مهمّة مثل: إعطاء موظف ما ترقية، فصل موظف ما أو مدير قسم من عمله، إعادة تصميم لبعض البرامج المستخدمة، القيام باستمرارية نشاط ما أو تقليصه؛ فهي توضّح سير العمل بشكل دقيق وتساعد على التعرّف على جميع العقبات التي ستواجه الشركة أو المؤسّسة وتفاديها لحظةً بلحظة، فهي مختصرة وبنفس الوقت شاملة لكل ما يحتاج المدير أو الشخص المسؤول أن يعرفه، ولا تحتوي الكثير من التفاصيل إلّا إذا استدعت الحاجة لذلك.

بشكل عام وبغض النظر عن نوعية التقرير فهو يعتبر مصدر مهم للمعلومات يمكن الرجوع له بأي وقت، بالإضافة إلى أنه مراقب جيّد ودقيق لسير العمل ويقدّم كل ما هو جديد، أيضاً تعتبر التقارير وسيلة التقارب والتواصل بين المدراء والمسؤولين حيث أنّها تعتبر إثبات بشكل قانوني وأخيراً تساهم التقارير بتوفير الكثير من الوقت والجهد الذي تحتاج المؤسسة لبذله في سبيل التقدم والنجاح والازدهار في المجال المالي والإنتاجي، والوصول للغايات المنشودة.