الخطوات التي تقوم عليها التقارير الطويلة في العلاقات العامة:

تحديد نوعية البحث:

وهناك نوعان من البحوث أحدهما بحث المعلومات ويقوم فيه الباحث بجمع الحقائق مجردة حول مشكلة البحث، ثم يجري عليها بعد ذلك خطوات المنهجية التحليلية، والآخر بحث للإقناع ويقوم الكاتب فيه بجمع الشواهد والأدلة والبراهين، ثم يقوم من خلاله خطواته المنهجية التالية بشرح المشكلة وأبعادها باستخدام الأدلة؛ لتأييد اتجاه معين على حساب الاتجاهات الأخرى لكي يؤثر على القارئ في اتجاه معين.


جمع المعلومات:

وتُعتبر هذه المرحلة التي تُفر للبحث قيمته، ويقدر ما تكون نوعية الحقائق والمعلومات بقدر ما تكون قيمة البحث الذي يقوم به الكاتب وتنقسم مصادر المعلومات إلى مصادر ثانوية، وهي تلك المصادر المتعلقة بالمشكلة من داخل المنظمة، كالإرشيف الوثائقي، التقارير، فالميزانياتن والمصادر الأساسية وهي المصادر المرتبطة بالمشكلة من خارج المنظمة وهي تكون هامة في حال عدم كفاية المصادر الثانوية.

تقسيم المعلومات:

حيث يتم تغطية كافة التساؤلات البحث ويتبع الباحثون عادة قواعد معينة في التقسيم؛ حتى يكون البحث منطقياً ومنظماً، ويجب على الكاتب أن يختار قاعدة مفيدة وذات هدف، وأن يلتزم بالتقسيم بالقاعدة التي اختارها أو المبدأ الذي فضله، كذلك التأكد من أن كل عناصر التي حددتها منفصل عن العناصر الأخرى، لكنه متصل بها في ذات الوقت ويجب تحديد كل العناصر وعلاقتها بالعناصر الأخرى حتى لا تنس عنصر منها.

عرض البيانات:

يجب إيجاد العلاقات والروابط بين الحقائق التي جمعت واستخراج النتائج والشواهد، ثم توزيعها على عناصر البحث حتى يصل إلى نتائجه والإجابة على كل التساؤلات التي قام عليها، والوصول به إلى خلاصة أو خاتمة تحقق أهدافه، وتؤكد على توصياته ولا ينس الكاتب أن يبقى على المعلومات التي تخدم موضوعه جيداً ويُبعد المعلومات التي لا قيمة لها، أو إذا كان هناك نقص ليكمله.

استخلاص النتائج:

وتأتي هذه الخطوة لكي يستخلص الكاتب نتائجه ويجمعها وينظمها بطريقة منطقية؛ حتى يستطيع أن يجيب على تساؤلات البحث بفاعلية وكفاءة.

الخاتمة والتوصيات:

ويتم بهذه الخطوة إلى تلخيص النتائج وتسجيل التوصيات التي خرج بها من نتائجه، على أن تكون توصيات علمية وتطبيقية، ومن الواضح أن هذه الخطوات المنهجية التي قامت عليها المعالجة العلمية لموضوع التقرير الطويل، هي خطوات متتابعة ومتكاملة ولا يستطيع الكاتب أن يستغني عنها، فلكل منها أهدافه وأسلوبه، وهذا التكامل هو الذي يسمح بإعطاء صورة شاملة للبحث يقوم عليها التقرير بمنطقية ونظام.