عند القيام بوظيفة تصميم الوظائف في المنظمة من قبل إدارة الموارد البشرية فإن إدارة الموارد البشرية سوف تتعرض للعديد من العوامل، والتي تؤثر على هذه الوظيفة مثل حجم المنظمة ودورة حياتها والموقع الجغرافي لها وغيرها من العوامل.
العوامل المؤثرة على تصميم الوظائف
- حجم المنظمة: يعكس حجم المنظمة على طريقة التصميم، فكلما كانت المنظمة صغيرة الحجم كلما كان تصميم الوظائف محدود، حيث تكون الصعوبة كبيرة بشكل نسبي في عملية تقسيم وتحديد المهام والأنشطة التي يجب تنفيذها، بينما عندما تكون المنظمة حجمها كبير فإن عدد الوظائف يكون كبير وتكون الأنشطة والأعمال أكثر عدد وتنوع مما يسبب إلى سهولة في تصميم العمل.
- دورة حياة المنظمة: حيث يتأثر تصميم الوظائف بعمر المنظمة وهل هي في مرحلة البداية أو في مرحلة النمو أو في مرحلة الانحدار فالمنظمة هنا تُشبه دورة حياة الفرد، تبدأ حياتها بنشأتها وتنتهي بإختفائها.
- الموقع الجغرافي للمنظمة: فالمنظمات التي يتجاوز عملها عدد من المواقع الجغرافية، كأن تكون إقليمية أو عالمية تتطلب إلى تصميم يتلاءم مع الامتداد الدولي أو الإقليمي ويكون مختلف عن المنظمة ذات الفرع الواحد.
- درجة التخصص: إن التخصص في المهام يؤثر على عملية اختيار النوعية والتخصص لوظائف المنظمة فإن كان التخصص في العمل منخفض كان التصميم بسيط والعكس صحيح.
- الموارد البشرية: عندما يكون المطلوب أفراد ذوي قدرات بسيطة يكون التصميم متلائم مع أعداد وقدرات الأفراد أما إذا كانت الأعداد كبيرة ومتنوعة القدرات يزيد العبء التنظيمي.
- التكنولوجيا: لأن تصميم الوظائف يحتاج تحديد الإدارات والأقسام والوظائف وخط السلطة داخل المنظمات، كما يتناول العوامل التي ثؤر في التصميم ومراحل هذا التصميم، فكلما كان استخدام التكنولوجيا بازدياد في المنظمة وكانت التكنولوجيا معقدة ومتطورة فسوف تتطلب إلى ترتيب في تصميم الوظائف يكون أكثر تعقيد، ويقوم بتلبية احتياجات التكنولوجيا.
- نطاق الإشراف: ويقصد به هو عدد المرؤوسين الذين يكون لدى المشرف الإداري القدرة بالإشراف عليهم بشكل فعال، فإذا كان نطاق الإشراف واسع فسوف تكون النتيجة هنا إجراء تصميم، حيث تكون المستويات الإدارية في مجال محدود، أما اذا كان نطاق الإشراف ضيق فسوف تكون النتيجة عمل تصميم تزداد المستويات الإدارية فيه.
- نظام الإدارة المركزية واللامركزية: وجود المركزية في المنظمة يقصد به وجود السلطة فقط بيد الإدارة العليا وسوف يصبح سهل في التصميم التنظيمي ويكون أكثر وضوح، بينما وجود نظام اللامركزية سوب يسبب العديد من التعقيد في وظيفة التصميم.
- البيئة الخارجية: للبيئة الخارجية دور مهم في تحديد شكل ونوع التصميم في المنظمة، فالبيئة التي تعمل في جو من الاستقرار السياسي والاقتصادي والاجتماعي تختلف عن المنظمة التي تواجه عدم الاستقرار، فالاستقرار يعني وظائف تقليدية نسبيًا ولا تتطلب إلى وظائف معقدة تتعامل مع الاحداث المفاجئة في البيئة الديناميكية.
