من المهم أن تقوم أي عملية تدريب على تحليل نظامي للدور الذي سوف تساهم به في كفاءة المنظمة، ويتضمن هذا تحديد احتياجات التدريب وتقييم إلى أي مدى يمكن إزالة الحواجز التي تحول دون تحقيق الأهداف المنظمية.
تحليل احتياجات التدريب للموارد البشرية
يكون هناك حاجة ملحة لتدريب الموارد البشرية عندما يكون من الممكن التخلص غلب على نقاط الضعف المحددة من خلال إجراء عملية التدريب الملائمة، ويجب أن يتم تقييم هذه الاحتياجات على مستويات ثلاثة وهي:
- على المستوى المنظمي.
- على مستوى المجموعات أو المستوى المهني.
- على المستوى الفردي.
وبشكل عام، فإنه من المفروض يجب أن تتمثل نقطة البداية لتحليل الاحتياجات التدريبية على المستوى المنظمي في الاستراتيجية المشتركة، وهكذا فبمجرد أن يتم تحديد الأهداف الأساسية للمنظمة وتحديد العوامل الأساسية للنجاح، فإنه يجب أن يكون من الممكن تحديد الجزئيات التي يوجد بها بالفعل أو من المتوقع أن يوجد بها بعض نقاط الضعف التي من الممكن أن يتم معالجتها من خلال التدريب.
ويجب أن يكون كل هذا واضح عن طريق خطة الموارد البشرية التي سوف تقوم بتحديد عدد ونوع ومـستوى الموظفين اللازمين لتلبية الاحتياجات الحالية والمستقبلية، من ناحية أخرى لا بد للمنظمة من أن تقوم بمراعاة مجموعة من العوامل التي من المحتمل أن تؤثر على متطلبات المنظمة من التدريب، وتشتمل هذه العوامل على ما يلي:
- حركة دوران العمالة، كلما كان عدد المعينين حديثًا أكبر كانت الحاجة إلى التدريب على المهارات الوظيفية والتدريب الخاص بتعريف الموظفين بالعمل أكبر.
- التغيرات في التقنية، سوف تتطلب العمليات والأنظمة الجديدة عاملين تم تدريبهم بشكل جيد على التعامل مع هذه الأنظمة. وذلك لأن كثيرًا من الأنظمة التي تعتمد على الحاسوب لم تحقق النجاح لأسباب فنية ولكن لأنه لم يتم تدريب الأفراد العاملين على طريقة استخدام هذه الأنظمة.
- التغيرات في الوظائف، تتغير الوظائف بشكل ثابت مع مرور الزمن، وبوجه خاص عندما يتم إدخال تغيرات على المنظمة نفسها وعليه فإن الموظفين بحاجة إلى التدريب على التكيف مع هذه التغيرات.
- التغيرات في التشريعات، سوف تعني التغيرات في القانون أو في القواعد التي تضعها الحكومة أنه سوف يكون من المطلوب بعض الأنظمة أو الأساليب الجديدة، وينطبق هذا بصفة خاصة على تأثير الاتحاد الأوربي على قانون العمل.
- التطورات الاقتصادية، في أي فترة كساد اقتصادي تهتم المنظمات بصفة خاصة بتقليل النفقات وزيادة المقدرة الإنتاجية إلى الحد الأقصى، ويحتاج ذلك أن يكون لدى هذه المنظمات عمالة مدربة بشكل أفضل تتميز بمجموعة من المهارات حتى يمكن استخدامها بمرونة بواسطة المنظمة.
- نماذج جديدة من العمل، زيادة حجم العمل الذي يتم القيام به في المنزل، على سبيل المثال تمنح المنظمة والموظفين مزيد من المرونة، ولكن ذلك في الوقت نفسه يحتاج أسلوب مختلف عن ذلك المطبق مع العمل الذي يتم داخل المنظمة، وربما يحتاج إلى اكتساب مهارات جديدة.
- يستلزم الحاجة إلى انسياب مهارات ضغوط السوق، تعني الحاجة إلى البقاء في المنافسة أنه لا بد من أن تضمن المنظمة أن الموظفين على علم بكل التطورات وأن لديهم مهارات تمكنهم من الإبداع.
- السياسات الاجتماعية، وتعني الخصخصة على سبيل المثال أنه من المفروض أن يكتسب الموظفون في القطاع العام مهارات تجارية جديدة.
- طموحات الموظفين، وتعني الحاجة إلى اجتذاب والمحفاظة على مجموعة من الأفراد العاملين الذين يتصفون بخصائص ملائمة أنه على صاحب العمل أن يقوم بتوفير فرص للتدريب والتطوير، ويعني ذلك أيضًا أن الفشل في القيام بذلك من الممكن أن يكون له أثر عكسي على صورة المنظمة.
- التباين في مستوى الأداء، عندما يكون هناك اختلاف واضح في مستوى الأداء بين أحد أقسام المنظمة وقسم آخر، فمن الممكن أن يكشف ذلك عن الحاجة إلى التدريب وذلك على الرغم من أنه من الممكن أن يكون السبب في ذلك عوامل أخرى كثيرة أيضًا.
- تكافؤ الفرص، ربما يتعين على المنظمة أن تقوم بتطبيق برامج تدريبية وهذا الضمان ألا يتم إلحاق الأذى ببعض المجموعات مـثل المعاقين وأعضاء الأقليات العرقية وغيرها وخاصة عندما يتعلق الأمر بترقيات متوقعة، من ناحية أخرى فإنه من الممكن أن يتم تحديد احتياجات المنظمة التدريبية على المستوى المهني أو مستوى المجموعات كأفضل ما يكون من خلال تحليل المهام الوظيفية ومن خلال تحليل الأداء والقدرة الإنتاجية.
وسوف يتم من خلال ذلك تحديد المهام والواجبات المتعلقة بالوظائف المتنوعة، كما يجب أيضًا أن يتم تحديد معايير ومقاييس الأداء، وتحديد مستويات المعرفة والمهارات والخبرة اللازمة للوفاء بهذه المعايير وذلك من أجل أهداف تتعلق بعملية التدريب وعملية إدارة الأداء.
ومن الواضح أنه من الممكن أن يتم القيام بمثل هذه المقارنات على المستوى المنظمي كجزء من التدريبات التي لها علاقة بتحديد المقاييس المعيارية.
أما على المستوى الفردي فإنه من الممكن أن يتم تقييم الاحتياجات التدريبية كأفضل ما يكون عن طريق عملية شاملة لإدارة الأداء، ومن المفروض أن يتمثل أحد الأجزاء الرئيسية في أي عملية تقدير للأداء في مراجعة الجزئيات التي قد يكون لها دور في تحسين الأداء الحالي بها من خلال التدريب، هذا بضالإضافة إلى الجزئيات التي قد تكون من الضروري بها أن يتم تأهيل الفرد الذي يملئ الوظيفة حتى يمكنه القيام بدور له متطلبات أكثر.
من جهة أخرى، فإن هناك عدد من الطرائق التي يمكن عن طريقها تحديد الاحتياجات التدريبية مثل القيام بعمل تحليلات مفصلة للمهام؛ وذلك عن طريق منهج يركز على المشكلة مثل كل العاملين الذين يحتاجون التدريب في جزئية جديدة من القانون، ومثلها أيضًا تحليل المهارات الخاصة بالعلاقات بين الأفراد بالإضافة إلى منهج (FDI) الذي يتم عن طريقه مراجعة المهام من حيث التكرار والصعوبة والأهمية.
علاوة على ذلك، فإنه من الممكن أيضًا تحديد الاحتياجات التدريبية من خلال القيام بعقد المقابلات الشخصية مع الأفراد الذين يشغلون الوظائف ومن خلال إكمال الاستعلامات ومن خلال الملاحظة، بصفة عامة فإنه يوجد في كل من عملية تطوير الأيدي العاملة المحترفة وعملية تطوير الإدارة اتجاه متزايد لاستخدام منهج معتمد على الكفاءة يتم عن طريقه تحديد الكفاءات الرئيسية للأداء المتميز أو على الأقل الأداء الفعال ثم يتم بعد ذلك تدريب الأفراد العاملين المعنيين في نطاق هذه الكفاءات، الأيدي ويهدف هذا النوع من المناهج لتغيير السلوكيات والاتجاهات بدل من تعلم المهارات.
