من الإرشادات التي تساعد المتحدث الرسمي بمهامه في المؤسسات الخيرية، أن يتحدث وهو يضع في اعتباره مصلحة الجمهور، الحديث بصورة الجماعة؛ ﻷنه لا يمثل نفسه، ولكن المنظمة التي يعمل فيها.
لكي ينجح فريق إدارة المتحدث الرسمي في عمله، لا بدّ أن تكون لدى الفريق معلومات كافية عن قيم وآراء ولغة الجمهور، وأن يكون معروفاً للجمهور، وهذا هو أقصى ما تنشده العلاقات العامة، وهو في الوقت ذاته أصعب وظائفها، وأبعدها عن التحقق في معظم الأحوال.
الأسلوب المرتجل: يعتمد المتحدث هنا، على مهاراته الشخصية ومعرفته السابقة، وفي معظم الأحيان يجد نفسه مُجبراً على الإلقاء، والحديث المباشر، دون تحضير سابق في موضوع ما، أو يُطلَب منه التعقيب على قضية ما في حفل عام، أو خاص وفي كل الأحوال يعتبر هذا الأسلوب من أجرأ وأقوى الأساليب؛ فهو يحتاج إلى حضور شخصي، وقدرة على الخروج من المأزق بسلاسة.
