جمع وتحليل المعلومات المحددة بالمؤسسة: عن طريق نظرة باحثة إلى الوراء؛ لتعين صورة المؤسسة في الماضي والعوامل التي تؤدي إلى إنشاء الصورة القائمة، ونظرة متعمقة إلى الداخل؛ لمعرفة الحقائق والآراء، التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند تعين نقاط القوة والضعف في الصورة القائمة للمؤسسة.
العديد منا يحتاج إلى مهارة الاستماع، حتى نستطيع أن نستوعب الآخرين عند نقاشاتهم في الاجتماعات، أو عند اقتراح أي فكرة للمركز الاجتماعي.
حتى نوكل بعض الموظفين لتحقيق الوظائف المرسومة، أو المشاركة في بعض أقسام العمل، يجب التعرف على بعض الوسائل التي تمكننا في إدراك وفهم الشخصيات واكتشافها.
بعد الانتهاء من كتابة الأفكار، يتم وضع فريق آخر لتقييم الأفكار، وعلى الفريق دمج الأفكار ببعضها البعض، ويتم وضع الأفكار غير الملائمة في ملف خارجي.
التعرف على المشكلة بصورة واضحة ومفهومة: يجب أن تكتب جملة صياغة المشكلة أو المطلب بصورة دقيقة.
لا شك أنَّ الجميع، لا يتشجع بوجود مثبطين للمؤسسة التي يعملون بها، وتظهر خاصةً في البداية، من إساءة وعداوة قد تكون بسبب كره ظهور شيء جديد في المجتمع.
قد يقع الموظفين في المؤسسات الخيرية، ببعض الأخطاء خلال التعامل مع المتبرعين، وقد تختلف وتتعدد الأخطاء.
نبغي الاهتمام برسم صورة عن أهداف المؤسسة الاستراتيجية، ورؤيتها وقيمها ورسالتها منذ نشأتها، وأن يتم صياغتها بأسلوب قوي ومؤثر.
هناك بعض الخطوات الأساسية المتّبعة في المؤسسات التطوعية والتي يجب القيام بها، لتقليل نسبة الأخطاء العملية والإجرائية والإدارية المتبعة.
تأتي هذه المرحلة بعد عملية التوظيف، وتتيح للأفراد أو تتيح للجنة اختيار المتطوعين، اتخاذ قرار بخصوص مَن سيتم اختياره، لشغل الوظيفة المعلن عنها، حيث تختلف العملية بعض الشيء باختلاف عدد الوظائف، التي يجب شغلها وعدد المتقدمين.
أصبحت الفحوصات الجنائية أحد المتطلبات الرئيسية لدى العديد من المؤسسات، مثل المستشفيات ودور الرعاية والمؤسسات العاملة مع الأطفال والمراهقين والمعاقين، بل أصبحت جزءاً رئيسياً من واجبنا نحو المستفيدين.
يغطي هذا النوع خطر وقوع الخسارة للعميل، نتيجة اتّباعه نصيحة غير مسؤولة من المتطوع، لذا يجب على أيَّ مؤسسة أن تعمل في الاستشارات أو توفير المعلومات، مراعاة هذا النوع من التأمين جيداً.
إنَّ التطوع في العمل التطوعي الخاص بالمؤسسات الاجتماعية، يساهم في تحقيق الحاجات المتعددة سواء كانت مادية أو اجتماعية، لذلك يعتبر التطوع في المؤسسات الاجتماعية الوسيلة الملائمة ﻹحداث التكامل والتنوع في أعمال وبرامج المؤسسات الاجتماعية.
للعمل التطوعي أهداف عديدة يُسعى لتحقيقها على الواقع، منها ما يتعلق بالمتطوع نفسه ومنها ما يتعلق بالمجتمع.
يستند العمل التطوعي، على مجموعة من العوامل التي تقوم على إنجاز العمل، ومن أبرز هذه العوامل الموارد البشرية، فكلما كان المورد البشري مُدرِك لأبعاد العمل التطوعي وباﻷخص فئة الشباب المتشوقين للمسائل الاجتماعية، ومُدركين لأهمية العمل للأفراد والمجتمعات، ومُدركين أنَّهم متشاركين معاً في هذا العمل التطوعي، كلَّما كانت نتائج العمل التطوعي إيجابية وصحيحة.
إنَّ الاندماج في اﻷنشطة التطوعية، له آثار إيجابية بشكل فردي وجماعي، بحيث يؤدي إلى التماسك بين المواطنين، وزيادة مستوى الخدمات المقدمة إليهم باستمرار.
يُمثّل العمل الرعوي أو الخيري في العمل التطوعي جميع أعمال الجمعيات والمؤسسات، التي تتضمن تقديم العون المباشر، أو رعاية الجهات الضعيفة مثل الأشخاص المحتاجين واﻷيتام وذوي الاحتياجات الخاصة.
التطوع بالمال في العمل التطوعي، يتضمن كافة المساهمات المالية التي تخصّ "الأموال النقدية" الملموسة، مثل "ألبسة، أمكنة، معدات"، لمساعدة كافة اﻷعمال وأهداف الجمعيات، ومن خلال إعطاء الجمعيات أيضاً أحقية الاستفادة من هذه المساعدات، مهما كانت منقولة أو غير منقولة، ولو كانت لمدة معينة وينطبق ذلك على كافة الجمعيات التطوعية أو ما يشابه عملها.
فتح المجال للراغبين بالتطوّع، يزيد من أعداد المتقدّمين للعمل كمتطوّعين، كون معظم الذين يعملون في الأعمال التطوعية هم من فئة الشباب، فيقومون بحث بعضهم البعض على المشاركة في الأعمال التطوعية، للتعرف على المجتمع وتمضية الوقت، والبحث عن وظيفة محتملة.
يُعَدّ التقييم جزءاً من منهج شامل ﻹدارة أداء كافة العاملين، ونعني في هذه الحالة المتطوعين في العمل التطوعي.
امتدّ مجال العمل التطوعي ليحتوي على العديد من المجالات، التي لم تكن لها اعتبار أو أهمية منذ القدم، نظراً لتطور وضوح العمل التطوعي، وتوسيع اﻷهداف والغايات في العمل التطوعي، وزيادة الاحتياجات الجديدة، التي نشأت مع تطور الحياة في مختلف أبعادها.
يُعَدّ العمل التطوعي من أهم مقومات التنمية الاجتماعية والاقتصادية، في أي مجتمع من المجتمعات، بل يعتبر من أهم مقومات التنمية بمفهومها الكامل، لهذا يجب تنشيط العمل التطوعي في أي مجتمع وتعزيزه.
على الرَّغم ممَّا تُحققه ثقافة العمل التطوعي في مختلف المجتمعات، وما يحتويه من مخزون ثقافي وأخلاقي مُحفّز، للإندماج في مجالات الأعمال التطوعية، إلّا أنَّ المشهد العام في مجتمعاتنا، هو تدني التفاعل مع مجالات العمل التطوعي ومؤسساته ولجانه.
إنَّ حاجتنا إلى جعل العمل التطوعي ثقافة مجتمعية، تنشأ من خلال المؤسسات الاجتماعية اﻷولى، التي تعمل على ممارسة عملية التنشئة والبرمجة الاجتماعية منذ الصّغر، التي يفوق تأثيرها أثر مؤسسة اجتماعية أخرى، لكونها تقوم على كفاية احتياجات اﻷفراد العقلية المعرفية والعاطفية، بالإضافة إلى غرس أساليب التعامل الاجتماعي، ومعايير اﻷداء بما يكفل لهم القيام بأدوارهم الحياتية.
تكمن أهم عوامل نجاح المؤسسات في العمل التطوعي في الرغبات الصادقة من المتطوعين عند قيامهم بالعمل التطوعي، وأيضاُ في وضع الأهداف، أي يجب أن تكون أهداف المؤسسة التطوعية مبنية على الوضوح.
ينبغي أن تكون إدارة برامج العمل التطوعي متلائمة، ليس فقط مع قيم اﻹدارة، بل مع قيم التطوع إيضاً. لكي يتم ضمان توافق القيم مع تحقيق اﻷهداف، يلزم الأمر أحياناً التوازن بين ما نرغب في تحقيقه وبين ما يمكن تحقيقه، مثلاً قد ننظر إلى اﻹجماع التام كقيمة تستحق السعي وراءها، ولكن قد يتطلب ذلك سلسلة طويلة ومملة من الاجتماعات التي لا تنتهي إلى قرار معين، ففي مثل هذه الظروف، ينبغي تبني سياسة مختلفة لاتخاذ القرار، مع مراعاة عدم إغفال المداولات المهمة.
بقي النقاش مستمراً ﻷعوام حول استخدام كلمة "إدارة" للتعبير عن عملية اﻹشراف على المتطوعين.
تصل وسائل الإعلام الجديد إلى جماهير كثيرة، ومختلفة في الموقع الواحد، مثلاً قد يستخدمه الملايين.
التلفاز: يعتبر التلفزيون من وسائل الاتصال السمعية ،والمرئية في نفس الوقت، حيث يجمع بين الصوت والصورة المتحركة، وبالتالي فهو أكثر تأثيراً في النفس من الوسائل الأخرى، كالصحف والمجلات والراديو.
تتنوع الوسائل المسموعة، حسب ما يحلو للبعض تسميتها، إلّا أنَّ أشهرها قوة وتأثيراً، واستخداماً من جانب العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، الإذاعة على اعتبار أنَّها تثير المستمع عبر تعاملها مع حاسة السمع، وتعطيه قدراً من التخيّل.
