إدارة المشاريع

التواصل الجيد هو مفتاح التسليم الناجح لكل مشروع في البناء. لسوء الحظ، القول أسهل من الفعل.

على الرغم من أن القدرة على التنبؤ هي مفهوم بديهي، إلا أن تنفيذها على أرض الواقع يمكن أن يكون مهمة ضخمة عندما تدير المنظمات مئات أو آلاف المشاريع في وقت واحد.

مدير المشروع: (يشار إليه أحيانًا باسم المدير المروج أو مدير المشروع) هو مستشار متخصص يمثل العميل وهو مسؤول عن الإدارة اليومية للمشروع.

إدارة الوقت: هي التنظيم الواعي للوقت وإدارته، وهي طريقة للتخطيط لضمان أنّ العمل المنجز يحقق الأهداف المرجوة في الوقت المتاح. تتيح الإدارة الفعالة للوقت للأفراد والفرق العمل بشكل أكثر ذكاءً وكفاءة

تجعل تقنيات تخطيط إدارة المشاريع إدارة المشاريع أسهل وأكثر فعالية. يمكن تطبيقها على أي مشروع بغض النظر عن المجال أو الصناعة. وتستخدم جنبًا إلى جنب مع برامج إدارة المشاريع

تُنفذ معظم المشاريع في المؤسسات والمنظّمات ما باستخدام موظفين من أقسام ودوائر مختلفة أو حتى من مواقع وبلدان مختلفة، فكيف يمكنك أن تأمل بإدارة استخدام أعضاء الفريق للوقت بفاعلية.

النزاعات وتغيير الشركاء لا ينفكان أبداً ولذلك تقبل هذه الحتمية وكُن مستعدًا للتصرف عند الضرورة، فمشروعك يحتوي على عدد كبير من من الأشخاص المختلفين تكون آمالهم ورغباتهم الخاصة مختلفة.

عندما تقوم بمراقبة النجاح في المشروع وتكون مراقبتك جيدة عليك أن تتأكد بأن قنوات الاتصال تعمل بنجاح وتقوم بتقديم المعلومات الصحيحة، إذا لم تكن جيدة فاتفق مع أعضاء الفريق على طريقة التحسين.

يتوجب عليك في بعض الأوقات أثناء العمل على المشروع أن تسلك منحنى قاسي وشاق ومتعب للإنجاز فيه، لأنه من الصعب أن نحدّد بوضوح ما نعنيه بالإنجاز.

من المؤكد أن تصل إلى معلومات جديدة لأعضاء الفريق في المشروع بعد البدء بالعمل، قد تصل هذه المعلومات بشكل عرضي من خلال قنوات التواصل المتنوعة.

لقد مضى على استخدام تقنيات المسار الحاسم في المشاريع ما يقارب من (30) سنة حتى الآن، حيث أثبتت أهميتها كأداة لجدولة المشروع ومراقبته.

حاول أن تدرك بأن توقعات العميل ترتبط بشكل مباشر برضاه، ويوجد هناك درجات للرضى ترتبط بالحدّ الذي يرى فيه العميل بأنك فهمت توقعاته والأهم من هذا أن تحقق هذه التوقعات في النتائج التي تتوصل إليها.

تُعرّف الجمعية الأمريكية لمراقبة الجودة الجودة هي مجموعة من الخصائص الكلّية التي تكون لديها القدرة على توفير حاجات الزبون المعلن عنها أو غير المعلن عنها.

إدارة المشاريع ليس بالأمر السهل، لكّن يوجد مجموعة من القواعد النجاح التي تساهم وتلعب دور كبير في النجاح في إدارة المشروع أو الفشل فيها، وهي إثنا عشر قاعدة.

مراقبة المشروع ليست مجرد مراقبة للجهد ونتاجات العمل ولكنها يجب أن تتضمن أيضًا احتساب التكلفة، حساب التكلفة أمر مهم لأنه يلعب الدور الكبير في نجاح أو فشل المشروع.

بعد أن تقوم بإعداد التقارير في المشاريع يجب أن يكون هناك متابعة للتقاريروهي العمليةالتي يتم عن طريقها التأكد والتحقّق من التقدّم وعدم وجود مشاكل.

لا يمكنك القيام بعملية المراقبة في مشروعك من دون أن تتحرك وتقوم بالحوارات فيجب أن تقوم بجمع المعلومات وهذا لا يمكنك القيام به وأنت جالس في مكتبك وعلى كرسيك.

أن تقوم بتحليل متطلبات المصادر وتُفعّل جدولك الخاص بك وتحدد المخاطر والخطة، بعدها تسعى للحصول على موافقة إنطلاق المشروع.

يعتبر العمل الجماعي في المشاريع من العناصر الهامة والضرورية لإنجاح المشروع؛ لأن هذه المشاريع تحتاج أكثر من شخص للقيام بإنجازها.

يعتبر أي موظف في المنظّمة يبدي في موقف ما اهتمام بمشروعك ويستفيد منه، فإنك تحتاج لأن تحدّد هؤلاء الموظفين لأنهم من المؤكد يحاولوا التأثير على الكيفية التي ستدير بها مشروعك.

يتوقع من مدير المشروع أن يكون لديه مهارات مطلوبة لتطبيق تقنيات الإدارة الفعّالة للمشروع، ومدير المشروع يجب أن يتمتع ببعض المهارات ويقوم بتطوير مهارات أخرى حتى يحقق النجاح للمشروع.

أفكار بسيطة لتحسين إدارة المشروع: الفهم للتفدق النقدي الخاص بالمشروع، الفهم لرغبات العملاء، الاستفادة بشكل أكبر من إمكانيات العاملين في المشروع، معرفة الموارد، توسيع السوق الخاص بالمشروع

التقدير بشأن مقدار الوقت والمصادر اللازمة لتنفيذ العمل بناءً على معايير مقبولة للأداء، هذا بالتالي يتطلب منك أن تقوم بتحديد حجم المهمة أو مجموعة المهام المحدّدة بالقياس.

من يتحمل مسؤولية نجاح أو فشل المشروع؟ هل المسؤولية تكون جماعية أم فريدية؟ هل تكون المسؤولية موزعة بشكل متساوي أم لا؟

يوجد أحجام متنوعة للمشاريع من مشاريع كبرى إلى مشاريع صغيرة جدًا، لكل من هذه المشاريع فرص وتحديات متنوعة.  المشاريع الصغيرة تكون بصيغة غير رسمية في العادة وكل الأصول فيها أو حجم مبيعاتها.

تعتبر الاجتماعات المنتظمة لمناقشة التقدّم جزء أساسي من عملية مراقبة المشروع وذلك لمراجعة الوضع الحالي في أي وقت، لذلك اتخذ إجراءات محدّدة لجعل الاجتماعات فعّالة.

على المدير أن يحدّد ما هي الاجتماعات الضرورية التي يجب أن يقوم بها في المشروع حتى يحقّق النجاح في إدارة المشروع لأنه يوجد بعض اجتماعات تعتبر مضيعة للوقت والجهد والمال.

اسأل أي شخص عن الوقت الذي يستغرقه عمل محدّد يكون الجواب بشكل عام وليس بطريقة دقيقة وهذا بسبب عدم التفكير الدقيق مسبقًا في تقدير الزمن.

يتوجب عليك كمدير للمشروع أن تبدي الاهتمام والحرص الشديد على أداء كل مشترك في عمل المشروع، وأن تستمر في التأكد من أنه تمَّ تنفيذ المطلوب كما تريد ويُحقّق النجاح للمشروع.

إدارة الموارد البشرية للمشروع تهتم بجميع العمليات التي من قدرتها إدارة شؤون الأفراد المنفذين للمشروع، بتحديد المسؤوليات الموكلة إليهم بطريقة جيدة.