4. الجانب متعدد المعايير
تعد واجهة خدمات الويب أمرًا ضروريًا للتكامل السهل لبرنامج الأرشفة الرقمية في بيئة موجودة ومهام سير عمل إدارة المستندات القائمة من الإنشاء إلى الاكتشاف المستمر والوصول، ولكن هذا ليس كل ما عليك أن تضعه في اعتبارك عندما يتعلق الأمر بالاختيار الصحيح: لكي تستحق الاستثمار، حيث يجب أن يعمل برنامج الأرشفة الرقمية الذي تهدف إليه على أنظمة تشغيل مختلفة (Microsoft ،Linux ،Unix)، مع قواعد بيانات متعددة (PostgreSQL، خادم SQL، إلخ) ويجب أن تدعم العمليات متعددة اللغات.
5. وظيفة الفهرسة والبحث
يجب التأكد من أن حل الأرشفة الرقمية الخاص بالمستخدم سيكون متوافقًا مع المحتوى المنظم وكذلك مع قواعد البيانات (بتنسيق CSV، على سبيل المثال)، وبالطبع، سيحتاج الحل الذي يختاره المستخدم إلى تمكين المستخدمين من إجراء عمليات بحث في المستندات المؤرشفة.
6. الامتثال للأنظمة والقواعد
يمكن لنظام الأرشفة الرقمية تجنب مشاكل عدم الامتثال للقوانين التنظيمية، مما يضمن التطبيق المتسق للسياسات على مستوى المؤسسة، وتقديم تقارير التدقيق.
تشترك معظم اللوائح عبر البلدان والصناعات في نقطتين رئيسيتين مشتركتين: يجب تعيين المعلومات في الوقت المناسب، ويجب أن تكون وسائط التخزين غير قابلة للتغيير.
ولكن هناك الكثير من المتطلبات التي يجب أن يضمن نظام المستخدم الامتثال لها، وعلى سبيل المثال، حيث يحتوي معيار ISO 1464-1 على مواصفات لتصميم وتشغيل أنظمة الأرشفة الرقمية. تشمل المعايير الوطنية والدولية الأخرى معايير مثل NF Z42-020، والتي تصادق على أحد ركائز نظام الأرشفة الرقمية: السلامة الرقمية، التي تصف الشروط المطلوبة لضمان سلامة المستندات بمرور الوقت، كما يجب ان نضع في اعتبار المستخدم فقط أنظمة الأرشفة الرقمية التي تساعده على الامتثال للوائح عبر الحدود!.
7. الموثوقية وهيكل النسخ الاحتياطي
لبذل قصارى جهد المستخدم دائمًا للاستعداد للأسوأ، فانه يجب التأكد من إعداد تقنيات وتكوينات الاسترداد القوية مع بروتوكولات النسخ الاحتياطي المعمول بها، حيث يمكن أن تنجم الأخطاء والأعطال عن أحداث غير متوقعة، وبالتالي يجب تحديد سياسة التعافي من الكوارث بشكل جيد.
قد يحدث فشل في المحاضرة وظروف الطقس القاسية والفيروسات وتهديدات القرصنة على سبيل المثال في سيناريو غير متوقع، وعلى الرغم من أفضل تدابير الوقاية، ونظرًا لأن مثل هذه الأحداث يمكن أن تلحق أضرارًا جسيمة بالملفات التي تم أرشفتها، يجب العب بأمان وتأكد من أن سياسة السجلات الرقمية الخاصة بالمستخدم تتضمن إجراء نسخ احتياطي، وهذا أمر بالغ الأهمية لسلامة ومتانة مستندات المستخدم المؤرشفة.
