تمتلك كل مؤسسة أرشيفية عددًا من المجموعات الأرشيفية المنفصلة، وعادة ما تكون كل مجموعة أرشيفية، حيث تم الحصول عليها من منشئ أصلي واحد – مثل الأوراق الشخصية لفنان أو سياسي، أو سجلات منظمة أو مجموعة طلابية، كما يتم تخزينها مع مواد أخرى من نفس الشخص أو المنظمة التي تم الحصول عليها منها، حيث يتألف من مجموعة متنوعة من أنواع مختلفة من المواد – بما في ذلك السجلات الورقية، والصور الفوتوغرافية، والوسائط، والخرائط، أو غيرها من الوثائق.
أنواع الأرشفة الإلكترونية
تحدث إدارة المستندات المخزنة من خلال مجموعة متنوعة من المؤسسات والأدوات التي يتم جمعها تختلف، كما ان المعرفة بأشكال متنوعة من المحفوظات مفيد في العثور على الموارد الأكثر ملاءمة لبحث المستخدم.
- أرشيفات الكلية والجامعة: عادةً ما تحتفظ بالمواد المتعلقة بالجامعة أو الكلية، وهي أرشيفات تحافظ على المواد المتعلقة بمؤسسة أكاديمية معينة، كما قد تحتوي هذه المحفوظات أيضًا على قسم “المجموعات الخاصة”.
- أرشيفات الشركة: إدارة وتخزين السجلات التي تخص تلك الأعمال، وهي أقسام أرشيفية داخل شركة أو مؤسسة تدير وتحافظ على سجلات تلك الأعمال، كما توجد هذه المستودعات لخدمة احتياجات موظفي الشركة ولتعزيز أهداف العمل، حيث تسمح أرشيفات الشركات بدرجات متفاوتة من الوصول العام إلى موادها اعتمادًا على سياسات الشركة وتوافر موظفي الأرشيف.
- المحفوظات الحكومية أو الوطنية: من الممكن لها تجميع المواد الأدوات التي تخص بمختلف مستويات الحكومة، مثل الأرشيفات الوطنية، وهي مستودعات تجمع المواد المتعلقة بالكيانات الحكومية المحلية أو الحكومية أو الوطنية.
- المجتمعات التاريخية: الحفاظ على المواد المتعلقة بمصلحة معينة، مثل منطقة أو حدث أو صناعة، وهي المنظمات التي تسعى إلى الحفاظ على الاهتمام بتاريخ منطقة أو فترة تاريخية أو منظمات غير حكومية أو موضوع ما وتعزيزه، كما تركز مجموعات المجتمعات التاريخية عادةً على دولة أو مجتمع، وقد تكون مسؤولة عن الحفاظ على بعض السجلات الحكومية أيضًا.
- أرشيفات المتحف: المحافظة على مجموعات مختلفة تتضمن عادة من أشغال فنية أو قطع أثرية لها علاقة بنوع المتحف، وغالبًا ما يتم عرض العناصر، ودور المحفوظات في هدف الحفاظ على العناصر ذات الأهمية التاريخية، ولكن المتاحف تميل إلى التركيز بشكل أكبر على عرض تلك العناصر، والحفاظ على مجموعات متنوعة من القطع الأثرية أو الأعمال الفنية بدلاً من الكتب والأوراق، كما قد يشتمل أي من أنواع المستودعات المذكورة في هذه القائمة على متحف، أو قد تكون المتاحف مؤسسات قائمة بذاتها، وبالمثل، حيث قد تحتوي المتاحف المستقلة على مكتبات أو أرشيفات.
- المحفوظات الدينية: تجميع وتخزين الأدوات التي تخص الدين أو المذهب أو موقع العبادة الفردي، وهي أرشيفات تتعلق بتقاليد أو مؤسسات ديانة رئيسية، أو طوائف داخل دين، أو أماكن عبادة فردية، كما قد تكون المواد المخزنة في هذه المستودعات متاحة للجمهور، أو قد تكون موجودة فقط لخدمة أعضاء العقيدة أو المؤسسة التي تم إنشاؤها بواسطتها.
- مجموعات خاصة: مجموعة من العناصر، وعادة في مكتبة، والتي لا يمكن الاستغناء عنها أو نادرة، كما يتم الاحتفاظ بهذه العناصر منفصلة عن مجموعات المكتبة العادية، وهي المؤسسات التي تحتوي على مواد من الأفراد والعائلات والمنظمات التي تعتبر ذات قيمة تاريخية مهمة، حيث تتنوع الموضوعات التي يتم جمعها في مجموعات خاصة على نطاق واسع، وتشمل الطب والقانون والأدب والفنون الجميلة والتكنولوجيا، وغالبًا ما يكون مستودع المجموعات الخاصة عبارة عن قسم داخل مكتبة، يحتوي على المخطوطات والكتب أو مجموعات التاريخ المحلي الأكثر ندرة أو الأكثر قيمة في المكتبة للمجتمعات المجاورة.
أنواع الأرشفة الإلكترونية الخاصة بالمؤسسات
يوجد بشكل عام ثلاثة أنواع من المحفوظات في تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالمؤسسات:
- أرشيفات الحوكمة: (المعروفة أيضًا باسم الاحتفاظ القانوني أو أرشيف الامتثال).
- أرشيف التخزين البارد.
- المحفوظات النشطة.
1- أرشيفات الحوكمة (المعروفة أيضًا باسم أرشفة معلومات المؤسسة)
- من سلبيات هذه الطريقة انها جامد، ومكلفة، ومرهق، كما ان هذه طريقة قاسية ولكنها دقيقة لتلخيص هذه الفئة، وعادة ما تكون أرشفة الحوكمة مدفوعة بالامتثال التنظيمي أو الرغبة في الاستعداد للاكتشاف الإلكتروني، ومع متطلبات صارمة واتفاقيات مستوى الخدمة، ونتيجة لذلك، يكون التسعير أعلى من سعره، وتميل عقود البائعين إلى التعقيد، وغالبًا ما تكون نماذج التسعير او الترخيص معقدة للغاية، وغالبًا ما تكون تجربة المستخدم فكرة متأخرة.
- المضمون الرئيسي المستهدف بأرشيفات الحوكمة هو الرسائل (البريد الإلكتروني والرسائل الفورية)، وعلى الرغم من مطالبة البائعين بدعم أنواع المحتوى المختلفة التي تتراوح من مواقع الويب إلى الوسائط الاجتماعية إلى الملفات.
2- أرشيف التخزين البارد (المعروف أيضًا باسم التخزين القريب)
- ينصب التركيز الرئيسي لأرشيف التخزين البارد على تخزين البيانات التي لا يمكن لمسها بأرخص سعر ممكن، ولكن يجب الاحتراس من أوقات الاسترجاع، وذلك اعتمادًا على مقدار البيانات التي يريد المستخدم استردادها، حيث قد يستغرق جلب بيانات المستخدم من أرشيفات التخزين البارد أيامًا.
- بينما ان التكلفة القليلة ملفتة، حيث قد يكون من الصعب على المؤسسة تعين المعلومات المناسبة لهذا النوع من الأرشفة، ولذلك فإن المقترحين الواضحين مثل النسخ الاحتياطية والمعلومات من التطبيقات المتوقفة تنحاز إلى أن تكون متوقفة هنا، وتبعاً لعدم توفر أي وصول متكامل للمستخدم أو إدارة معلومات أو ميزات تعمل على مساعدة المستخدم في حالة eDiscovery أو التدقيق، وفي اغلب الأحيان ينظر إلى الأرشيفات الباردة على أنها خطيرة عن طريق قادة تكنولوجيا البيانات ذوي الخبرة، مما يستلزم الاستثمار في التحديث أو برامج الجهات الخارجية.
3- المحفوظات النشطة (المعروف أيضًا باسم نحتاج إلى طبقات التخزين دون إزعاج المستخدمين)
- انتشر مفهوم “الأرشفة النشطة” في الأعوام الجديدة، حيث تهتم هذه الحلول بطريقة أكبر على المستخدم – وذلك لأن هدفها هو المساعدة في إدارة نمو المعلومات وخفض تكاليف الحفظ – فهي سلسة التكلفة أكثر بكثير من أرشيفات الحوكمة.
- تعريف الأرشفة النشطة مميز حيث ان هناك طريق للاختراع، ومع ذلك، فهي ليست أمنة ضد أشياء مثل الامتثال والتقاضي، لذلك سيكون من المثير للاهتمام معرفة إلى أي مدى تلبي المحفوظات النشطة احتياجات الميزات في هذه المجالات، وإذا تم تهريب المستندات الخزنة النشطة إلى ساحة الحوكمة، فسيكون من المثير للاهتمام معرفة كيفية تعامل البائعين مع هذا ونوع الاضطراب الذي يسببه.
يمكن استخدام كلمة أرشيف بعدة طرق، حيث نعتبر هذه الكلمة في هذا الدليل عبارة عن مبنى، حيث يتم فيه الاحتفاظ بالسجلات التاريخية، سواء كانت مكتبة أو جمعية تاريخية أو مستودعًا حكوميًا، ومجموعة من السجلات التاريخية المحفوظة لقيمتها كدليل تاريخي، حيث يحتوي الأرشيف بشكل عام على مجموعات من الوثائق الأصلية والتاريخية والصور والوسائط وغيرها من المواد من الأفراد أو المنظمات.
