حتى إذا كنت جديدًا تمامًا في استخدام جداول بيانات جوجل (Google Sheets)، فقد يكون لديك بالفعل مخزون من ملفات مايكروسوفت إكسل (Microsoft Excel) تُريد أن تتمكّن من استخدامها، إذا كان الأمر كذلك فكل ما عليك فعله هو تحميل جميع مستندات إكسل (Excel) الخاصة بك إلى جدول بيانات جوجل، وستقوم جوجل (Google) بالباقي، على الرغم من أنّه قد لا يدعم بعض الميزات والتأثيرات الأكثر تقدمًا لبعض جداول بيانات إكسل، إلّا أنّه يعمل جيدًا ويضيف دائمًا المزيد من الميزات.

 

كيفية استيراد جدول بيانات مايكروسوفت إكسل

 

عند استيراد مستند إكسل (Excel)، يُمكنك استخدام جداول بيانات جوجل (Google) أو جوجل درايف (Google Drive) لتحميل ملفاتك، تتيح لك كلتا الطريقتين سحب وإسقاط ملف من جهاز الكمبيوتر الخاص بك مباشرة في متصفح الويب لسهولة التحميل، يضم جوجل درايف جميع الملفات التي تم تحميلها، ولكن من أجل الراحة عندما تتوجّه إلى صفحة جداول البيانات الرئيسية، فإنّها تعرض لك ملفات من نوع جداول البيانات فقط، كما هو مبين في الصورة التالية:

 

 

ولتتمكن من استيراد جدول بيانات من مايكروسوفت إكسل إلى جدول بيانات جوجل، اتبع الخطوات التالية:

 

  • انتقل إلى الصفحة الرئيسية لجداول بيانات جوجل (Google Sheets) من متصفح جوجل كروم (Google Chrome) على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

 

  • انقر فوق رمز المجلد في الجزء العلوي الأيمن من الشاشة ثم انقر فوق علامة التبويب تحميل (Upload)، كما هو مبين في الصورة التالية:

 

 

  • قم بسحب ملف إكسل (Excel) الذي تريده من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

 

  • بمُجرّد تحميل ملف إكسل (Excel)، يقوم جداول البيانات تلقائيًا بتحويله وفتحه، ويكون جاهزًا لبدء التحرير والمشاركة والتعاون، كما هو موضح في الصورة التالية:

 

 

  • لفتح ملف إكسل (Excel) الذي تريد تعديله والذي تم تحميله بالفعل، انقر على الملف الذي يحمل علامة (X) الخضراء بجوار اسم الملف من صفحة جداول بيانات جوجل الرئيسية، كما هو موضح في الصورة التالية:

 

 

  • ستظهر لك النافذة الموضحة في الصورة أدناه، انقر إمّا على خيار عرض ملف إكسل فقط (View only) أو تحريره في جداول البيانات (Edit in google sheets) من مربع الحوار الذي يظهر:

 

 

  • عند الانتهاء من المستند، يُمكنك تنزيله بأحد التنسيقات التالية: (XLSX) أو (ODS) أو (PDF) أو (HTML) أو (CSV) أو (TSV)، انقر فوق خيار ملف (File) في أعلى الشاشة لتظهر لك قائمة من الخيارات ثم انقر على خيار تنزيل باسم (Download As) من القائمة المنسدلة ثم انقر فوق التنسيق المطلوب وسيتم تنزيله مباشرة إلى حيث يتم حفظ الملفات من المتصفح الخاص بك، كما هو موضح لك في الصورة التالية:

 

 

كيفية المشاركة مع مستندات الآخرين

 

تتمثّل إحدى أفضل مميزات جداول بيانات جوجل (Google Sheets) في القدرة على إنشاء رابط قابل للمشاركة يتيح لأي شخص لديه إمكانية عرض المستند أو التعليق عليه أو تعديله، حيث أنّه بدلاً من إرسال ملف في كل مرة بين المتعاونين يمكنك إجراء تعديلات واقتراحات دفعة واحدة.

 

كما لو كنتم جميعًا متجمعين على نفس الكمبيوتر في الوقت الفعلي، الاختلاف الوحيد هو أن كل شخص لديه مؤشر إدخال النص الخاص به لاستخدامه على أجهزة الكمبيوتر الشخصية الخاصة به، ولتتمكن من إنشاء رابط قابل للمشاركة لجدول بيانات جوجل الخاص بك، اتبع الخطوات التالية:

 

1. انتقل إلى المستند الذي تريد مشاركته، انقر فوق زر المشاركة (Share) الأخضر الموجود في أعلى يمين الصفحة.

 

2. ستظهر لك نافذة تمكّنك من اختيار كيف ومع من تريد إرسال رابط إلى ملفك، يمكنك إدخال عناوين البريد الإلكتروني يدويًا أو النقر فوق خيار الحصول على رابط قابل للمشاركة (Get sharable link) في الزاوية العلوية لتوزيع الدعوة بنفسك، كما هو موضح في الصورة التالية:

 

 

3. من القائمة المنسدلة، يمكنك تعديل مقدار القوة التي يتمتع بها المستخدم أو المستخدمون المشتركون على الملف عند تحديد أحد الخيارات التالية:

 

  • إيقاف تشغيل (Off): المشاركة مُعطّلة، إذا سبق لك مشاركة رابط مع آخرين ثم قمت باختيار إيقاف تشغيل، فلن يعمل مرّة أخرى وسيلغي أي أذونات كانت لديهم من قبل.

 

  • يمكن لأي شخص لديه الرابط التعديل (Anyone with the link can edit): يمنح المستخدمين المشتركين إمكانية الوصول للقراءة أو الكتابة، ومع ذلك لا يزالون غير قادرين على حذفه من جوجل درايف (Google drive) الخاص بك، هذا فقط لمحتويات الملف.

 

  • إمكانية التعليق لأي شخص يملك الرابط (Anyone with the link can comment): يسمح للمستخدمين المشتركين بترك تعليقات إذا رغبت في ذلك، وهذا أمر رائع لمشاريع الفريق.

 

  • إمكانية العرض لأي شخص يملك الرابط (Anyone with the link can view): يمكن للمستخدمين المشتركين عرض الملف، ولكن لا يمكنهم تعديله بأي شكل من الأشكال، هذا هو الإجراء الافتراضي عند مشاركة ملف، وهو الخيار الأفضل إذا كنت تحاول مشاركة ملف للتنزيل.

 

يمكنك فعل الكثير باستخدام هذه الروابط القابلة للمشاركة، والتي تعمل أيضًا مع ملفات جوجل درايف الأُخرى وعلى الهاتف المحمول.

 

كيفية حماية الخلايا في الجداول المشتركة من التحرير

 

تُعد القدرة على مشاركة المستندات والتعاون فيها باستخدام جداول بيانات جوجل (Google Sheets) واحدة من أفضل الميزات، ومع ذلك قد ترغب أحيانًا في الحفاظ على تكامل بعض الخلايا ومنع أي شخص من محاولة تغييرها، لذلك إذا شاركت جدول بيانات مع مجموعة من الأشخاص ولكنك تريد منعهم من تعديل خلايا معينة في الملف، فقد ترغب في إبطال وصولهم إليها.

 

  • قم بتمييز جميع الخلايا التي تريد حمايتها، ثم انقر فوق خيار البيانات (Data) من شريط الأدوات في أعلى الشاشة لتظهر لك قائمة من الخيارت.

 

  • انقر على خيار حماية الأوراق والنطاقات (Protect Sheets and Ranges) من القائمة المنسدلة، كما هو موضح لك في الصورة التالية:

 

 

  • يظهر جزء الأوراق والنطاقات المحمية (Protected Sheets and Ranges) على اليسار، هنا يُمكنك إدخال وصف موجز ثم النقر فوق خيار تعيين الأذونات (Set Permissions) لتخصيص أذونات حماية الخلية، كما هو موضح لك في الصورة التالية:

 

 

  • افتراضيًا يُسمح لأي شخص لديه إذن بالفعل بتحرير المستند بتحرير كل خلية في الصفحة، انقر فوق القائمة المنسدلة ضمن خيار تقييد من يمكنه تحرير هذا النطاق (Restrict Who Can Edit This Range) ثم انقر فوق خيار مخصص (Customised) لتعيين من يُسمح له بتعديل الخلايا المحددة، انظر الصورة التالية:

 

 

  • ضمن قائمة الأشخاص الذين يمكنهم التعديل، يوجد كل شخص قم بمشاركة أذونات التعديل معه محددًا بشكل افتراضي، قم بإلغاء تحديد أي شخص لا تريده أن يكون لديه القدرة على تعديل الخلايا المحددة، ثم انقر على زر (Done).

 

  • في أي وقت يحاول فيه شخص ما تغيير الخلايا التي قمت بحمايتها للتو أو تعديلها، فإنه يرى مطالبة تخبره بأن الخلايا أو الورقة تمت حمايتها من التعديل.